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CODE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS D’AMEX CANADA

 

Depuis toujours, American Express reconnaît et accepte pleinement qu’elle a pour responsabilité de protéger les renseignements personnels et d’assurer la confidentialité et la sécurité des données sur la clientèle qui lui sont confiées. Le présent Code expose les lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels à l’égard des produits, des services et de la clientèle (y compris des clients éventuels) de la Banque Amex du Canada et d’Amex Canada Inc. (« Amex Canada ») au Canada. Il est conforme aux Principes de protection des données et des renseignements personnels d’American Express, applicables à toutes les activités d’American Express dans le monde entier.

Ce Code doit être lu conjointement avec notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne, qui fait partie du Code et qui explique la façon dont Amex Canada recueille, utilise et protège les renseignements personnels que vous nous fournissez en ligne. La Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne comprend des descriptions explicatives et des exemples pour vous aider à comprendre comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements en ligne, incluant ceux des sites Web, des applications mobiles et des autres communications et contenus en ligne.

Il est possible de consulter ce Code et cette Déclaration sur notre site Web. Nous pouvons mettre à jour ce Code et cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne et sa dernière version sera disponible sur le site www.americanexpress.ca/vieprivee.

Dans le présent Code, « renseignements personnels » désigne tout renseignement ayant trait à un particulier et qui permet d’identifier celui-ci (les « renseignements »).

1. Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires sur nos clients et indiquons à ces derniers l’usage que nous en ferons.

Nous limitons la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels sur nos clients aux renseignements qui nous sont nécessaires dans l’un ou l’autre des cas suivants :
  • ouverture et administration des comptes-clients;
  • prestation de service à la clientèle;
  • offre de nouveaux produits et services;
  • évaluation des besoins actuels et futurs de nos clients et analyse et gestion de nos activités;
  • évaluation et gestion du risque de crédit;
  • détection des erreurs, des fraudes et d’autres activités criminelles et protection contre celles-ci;
  • échange de renseignements avec les clients solidairement responsables envers nous;
  • échange de renseignements avec des tiers qui fournissent des services ou des avantages, ou qui y participent, relativement à nos produits et services;
  • dans le cas d’un compte commercial ou d’un voyage d’affaires, présentation de rapports de compte ou de données sur un compte commercial ou un voyage d’affaires à l’employeur d’un client, à sa clientèle connexe ou à ses agents ou fournisseurs de services;
  • conformité aux exigences de la loi ou d’organismes de réglementation;
  • toute autre fin à laquelle le client accorde son consentement.
Nous informons nos clients des fins auxquelles nous recueillons, divulguons, utilisons et traitons les renseignements. Nous fournissons aussi à nos clients des descriptions explicatives et des exemples pour les aider à comprendre la nature des renseignements et les fins auxquelles ces derniers sont recueillis. Par exemple, la Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne comprend des descriptions explicatives et des exemples pour vous aider à comprendre comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements en ligne, incluant ceux des sites Web, des applications mobiles et des autres communications et contenus en ligne. À leur demande, nous leur fournissons des explications supplémentaires.

Nature des renseignements recueillis

Les renseignements que nous recueillons varient en fonction du produit, et nous pouvons modifier la nature des renseignements au fil du temps. Voici quelques exemples des renseignements que nous recueillons et des fins auxquelles ils servent.

Les renseignements que nous recueillons de temps à autre peuvent comprendre :
  • des renseignements permettant de vous identifier, tels vos nom, date de naissance, coordonnées, pièces d’identité émises par un gouvernement (par exemple, votre permis de conduire) et antécédents (par exemple, votre emploi);
  • des renseignements sur vos habitudes et votre situation financières, tels vos revenus, actifs, historique de paiement et solvabilité;
  • Renseignements servant à la fourniture de produits et de services (par exemple, langue de correspondance, préférences particulières concernant les voyages, l’art de vivre et autres préférences et précisions sur un programme de fidélisation ou de primes associé à votre produit);
  • des renseignements relatifs à des transactions découlant directement ou indirectement de votre relation avec nous (selon le produit ou le service, il peut s’agir de données sur un achat, sur la façon dont vous nous payez ou sur votre utilisation de nos produits pour effectuer des paiements à d’autres); et
  • des renseignements concernant votre historique de navigation et sur l’appareil que vous utilisez pour naviguer sur les sites Web, les applications mobiles et les autres moyens de communication ou contenu en ligne et votre adresse IP.
Nous recueillons des renseignements de diverses sources, y compris directement de vous dans les demandes de Cartes, la correspondance ou d’autres communications, par les produits et services que vous utilisez en ligne et hors ligne, par d’autres personnes sous réserve de votre consentement (comme des agences d’évaluation du crédit et d’autres prêteurs) ou par d’autres sources autorisées.

  • Renseignements sur la santé Dans certains cas, nous ou des personnes offrant des services par notre intermédiaire pouvons demander des renseignements sur votre santé pour des services spécifiques (telles des assurances) ou des requêtes. Ce type de renseignements servira exclusivement aux fins du service ou de la requête spécifique. Nous ne demanderons ni n’utiliserons des renseignements sur votre santé dans le but d’évaluer une demande de crédit.
  • Numéro d’assurance sociale En matière de cartes de crédit ou de paiement ou de prêts, la communication du numéro d’assurance sociale (NAS) est facultative lorsqu’il s’agit d’établir une comparaison avec les dossiers d’un bureau de crédit. Le NAS est toutefois exigé par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour ce qui est des dépôts et des produits générateurs de revenus aux fins des déclarations de revenus. Si vous fournissez votre NAS pour un produit de crédit, nous nous en servirons pour comparer les renseignements des bureaux de crédit ou des agences d’évaluation du crédit. Il nous servira aussi à vous distinguer d’autres personnes, notamment celles dont le nom ressemble au vôtre, et à nous assurer que les renseignements collectés et consignés sont exacts.
  • Date de naissance La date de naissance est obligatoire dans certains cas pour que nous nous conformions aux méthodes utilisées pour « bien connaître son client », pour des raisons de sécurité ou dans le cas de produits de retraite enregistrés auprès de l’ARC. Elle nous permet également de savoir si vous êtes admissible à certains produits ou services.
  • Courriels, messages textes et autres communications électroniques Nous pouvons vous envoyer des communications marketing ou aux fins du Service à la clientèle par voie électronique. Par communications aux fins du Service à la clientèle, on entend les relevés électroniques, le recouvrement ou d’autres avis. Nous pouvons également fournir des rappels de paiement exigible ou de solde de compte, des alertes Limite presque atteinte, des alertes Paiement reçu et autres alertes sur l’état du compte.
  • Renseignements en ligne Nous pouvons utiliser les renseignements en ligne disponibles sur les sites Web, les applications mobiles et les autres moyens de communication ou contenu en ligne que vous utilisez seuls ou combinés à d’autres renseignements que nous avons sur vous pour offrir des produits et services, prévenir la fraude, vous mettre au courant des nouvelles caractéristiques et avantages et pour mener des études et des analyses.
  • Préférences en matière de voyage et d’art de vivre Si vous avez un produit pour lequel nous offrons un service Conciergerie et des services voyages offerts par Amex Canada Inc., nous pourrions utiliser vos préférences en matière de voyage et d’art de vivre, comme le nom de la personne autorisée à effectuer des réservations en votre nom, ainsi que vos détaillants, restaurants et activités de loisir préférés, afin de personnaliser et de coordonner nos recommandations et réservations de voyage ainsi que notre service Conciergerie.
Nous vérifierons et analyserons de diverses façons les renseignements. À titre d’exemple, lorsque nous vérifions des opérations, nous utilisons des techniques exclusives qui aident à déceler un risque éventuel pour le crédit, un cas de fraude ou de blanchiment d’argent ou un financement d’activités terroristes.

Cette démarche sert à vous connaître et à connaître votre utilisation habituelle de nos produits et services afin de repérer toute activité inhabituelle. Elle implique également la comparaison de renseignements avec des renseignements provenant d’autres sources, y compris nos dossiers, dans le but de déceler des liens ou des comportements suspects.

Nous sommes tenus par la loi de déterminer si nous avons des clients étrangers politiquement vulnérables et nous conformer à certaines exigences de la loi. Il existe également des lignes directrices réglementaires indiquant que nous devrions évaluer les risques associés aux clients qui sont des personnes politiquement exposées. Pour déterminer si un client est politiquement exposé, nous utilisons des renseignements accessibles au public et provenant de bases de données commerciales. Vous trouverez plus de renseignements sur le site fintrac.gc.ca.

Lorsque nous faisons la promotion et commercialisons auprès de vous des produits et services que nous ou d’autres sociétés bien établies offrons (« promotions »), toutes les promotions sont soigneusement conçues dans le respect de nos exigences. De plus, nous nous assurons, dans la mesure du possible, qu’elles sont transmises aux clients les plus susceptibles d’en profiter. Pour ce faire, nous constituons des listes, pour notre usage, à partir des renseignements que vous avez fournis sur la demande de Carte, dans les sondages et d’autres communications, de l’information découlant de vos habitudes d’utilisation de nos produits qui indiquent notamment vos préférences et votre mode de vie et, enfin, de l’information de sources externes, y compris des rapports sur les consommateurs. Nous pouvons également utiliser ces renseignements et ceux de sources externes non liés au crédit pour dresser des listes à notre intention. Les listes qui servent à vous faire parvenir des promotions sont constituées dans des conditions rigoureuses dans le but d’assurer la confidentialité des renseignements de nos clients.

2. Le client a le choix de consentir ou non à l’utilisation des renseignements.

Dès le début de la relation commerciale avec nos clients, et régulièrement ensuite, nous leur offrons la possibilité de ne pas recevoir nos offres de marketing ou nos promotions. Ce droit de refus vise les offres de produits et de services transmises par les divisions d’American Express et celles diffusées en collaboration avec des sociétés bien établies. Cette mesure ne limitera pas les renseignements que nous pouvons vous fournir quand vous communiquez avec nous. Par ailleurs, nous continuerons à fournir des renseignements à nos clients en fonction de la nature de nos relations avec eux.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de promotions et d’offres publicitaires, veuillez nous appeler au 1 800 869-3016. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir la totalité ou une partie des promotions selon les exclusions partielles que nous pouvons permettre. Nous répondrons à votre demande sans délai, mais vous pourriez recevoir des promotions déjà en cours.

Sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à notre utilisation des renseignements à votre sujet en nous donnant un préavis raisonnable. Par exemple, comme il est décrit ci-dessus, vous pouvez choisir de ne pas recevoir d’offres publicitaires ou de matériel promotionnel. Si vous refusez de donner votre consentement ou que vous le retirez et que cette décision nous empêche d’exécuter notre contrat de produit ou service à votre égard, nous ne pourrons vous offrir ou continuer de vous offrir le produit ou le service. Dans certains cas, le consentement est obligatoire et ne peut être retiré. Par exemple, une fois que vous détenez une de nos Cartes ou un de nos autres produits de crédit, il ne vous est plus possible de retirer votre consentement relatif à la collecte et à la divulgation continues de renseignements sur votre crédit. Ce consentement est nécessaire au soutien et au maintien de l’intégrité du processus d’octroi de crédit. De la même façon, vous ne pouvez retirer votre consentement à l’égard de sujets essentiels à la gestion de nos activités, y compris la divulgation de renseignements lorsque nous cédons nos droits à d’autres, comme pour la vente ou le recouvrement de dettes.

3. Nous veillons à la qualité des renseignements.

Nous utilisons une technologie de pointe, des procédures documentées et des pratiques de suivi internes, afin de garantir le traitement rapide, précis et exhaustif des renseignements relatifs aux clients. De plus, nous exigeons des normes de qualité élevées de la part des agences de renseignements sur la consommation et des autres marchands qui nous fournissent des renseignements relatifs à des clients éventuels.

4. Le client peut avoir accès à ses renseignements et les modifier.

Le client a accès à ses renseignements personnels qui sont raisonnablement accessibles et récupérables dans le cours normal de nos activités. Sous réserve d’une demande écrite explicite de sa part, nous lui communiquons les renseignements à son sujet contenus dans nos dossiers et il peut rectifier tout renseignement inexact ou incomplet. Nous répondons à sa demande, et s’il désire obtenir une copie des renseignements, nous l’avisons à l’avance des frais exigés. Un client peut se voir refuser l’accès à certaines données si elles font référence à d’autres personnes, si elles sont visées par un privilège juridique, si elles comportent des renseignements confidentiels ou si elles ne peuvent être récupérées à l’aide du nom ou du numéro de compte d’un client, ni divulguées pour des motifs juridiques, sauf si la loi le permet.

Il faut souligner que nous n’indiquons pas dans les dossiers personnels quand des renseignements sont divulgués à un tiers à des fins de pratiques courantes, comme l’impression de chèques, le traitement de données, le stockage et la mise à jour des dossiers conservés par les agences d’évaluation du crédit.

Lorsque nous sommes informés et qu’il a été établi que les renseignements du client figurant dans nos dossiers sont inexacts, nous les corrigeons. Si nous corrigeons le dossier d’un client, nous avisons, s’il y a lieu, toute personne qui a obtenu le renseignement erroné au cours des six mois précédents et, le cas échéant, la personne qui a fourni le renseignement en question.

Les clients peuvent consulter les renseignements à leur sujet en écrivant au : Service de la Conformité, Protection des renseignements personnels, à notre siège social au 101, rue McNabb, Markham (Ontario) L3R 4H8. Nous répondrons à votre demande écrite dans les trente jours suivant sa réception. Si nous vous en refusons l’accès pour quelque raison que ce soit, nous vous fournirons des explications par écrit.

Rapports de solvabilité

Avec votre consentement, dans le cadre de nos relations avec vous, nous pouvons obtenir et consulter des rapports de solvabilité sur vous rédigés par des agences d’évaluation du crédit. Si vous désirez avoir accès à ces dossiers et les modifier, vous devez communiquer avec ces agences. Veuillez écrire à l’adresse précitée à l’attention du Service de la conformité, Protection des renseignements personnels si vous désirez obtenir le nom et l’adresse de l’agence ou des agences desquelles nous avons obtenu un rapport de solvabilité à votre égard.

5. Nous utilisons d’excellentes mesures de protection relatives aux renseignements.

Nous limitons l’accès aux renseignements sur les clients aux employés qui doivent expressément obtenir une information donnée afin de s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles, de satisfaire à nos engagements en matière de service à la clientèle ou de répondre aux objectifs énoncés dans le présent Code ou à d’autres objectifs indiqués aux clients. Nous employons des mesures de sécurité visant à protéger la confidentialité et la sécurité des données sur nos clients.

6. Nous limitons la divulgation des renseignements sur les clients.

Nous ne divulguons pas les données sur les clients à d’autres entités que l’entité d’Amex Canada qui recueille les renseignements, les sociétés membres de son groupe ainsi que leurs agents et fournisseurs de services, à moins d’avoir prévenu le client et obtenu son consentement, ou encore dans le but ou l’obligation de nous conformer aux exigences de la loi ou d’organismes de réglementation. En particulier, lorsqu’une ordonnance d’un tribunal ou une citation à comparaître nous oblige à divulguer des renseignements, nous avisons promptement le client concerné afin de lui permettre d’exercer ses droits. Nous dérogeons à cette politique uniquement lorsque la loi ou une ordonnance d’un tribunal nous interdit d’aviser le client, ou lorsqu’on soupçonne une activité frauduleuse ou criminelle.

Nous faisons partie d’un réseau mondial de services voyages et de services de paiement qui comprend des sociétés membres de notre groupe, des fournisseurs de services et des agents situés tant au Canada qu’à l’extérieur du pays. Il s’ensuit que les renseignements sur les clients peuvent être traités et stockés dans d’autres pays, dont les États-Unis. Bien que nous utilisions des mesures, notamment aux termes de contrats, pour assurer la protection des renseignements sur les clients, il se peut que les gouvernements, les tribunaux, les forces de l’ordre ou les agences de réglementation de ces pays obtiennent que des renseignements sur les clients soient divulgués par le recours à la loi de leur pays.

Nous pourrions divulguer des renseignements sur les clients afin de gérer nos activités, y compris si nous cédons nos droits à d’autres. Cette mesure comprend la divulgation confidentielle de renseignements sur les clients à des parties qui peuvent participer avec nous à une transaction commerciale, réelle ou projetée, y compris un financement, une titrisation, de l’assurance ou la cession de nos droits, comme pour la vente ou le recouvrement de dettes.

7. Nous sommes réceptifs aux clients qui demandent des explications.

Si nous refusons une demande de service ou mettons fin à notre relation avec un client, dans les limites permises par la loi, nous fournissons une explication sur demande. Nous lui précisons le motif de la mesure prise et les renseignements qui ont servi de fondement à la décision, sauf lorsqu’une activité criminelle pourrait être en cause.

8. Nous sommes tous responsables individuellement de respecter notre Code de protection des renseignements personnels.

Chaque employé d’Amex Canada doit veiller à ce que les clients continuent d’accorder leur confiance à la Société. Nous fournissons des programmes de formation et de communication visant à sensibiliser les employés au bien-fondé de ce Code.

Nous réalisons une combinaison d’auto-vérifications de conformité, de vérifications internes et, parfois, confions à des experts-conseils le mandat d’examiner la conformité de nos méthodes au Code ainsi qu’aux pratiques et aux lignes directrices sous-jacentes.

Les employés qui violent le Code ou d’autres lignes directrices et pratiques de l’entreprise sont passibles d’une mesure disciplinaire qui peut mener à la cessation d’emploi. Les employés doivent signaler toute infraction – ils peuvent le faire sous couvert de l’anonymat – à leur chef de service, à l’agent – Conformité de leur division ou au Bureau de la protection des employés de la Société.

9. Nos principes relatifs au Code de protection des renseignements personnels s’appliquent également à nos relations commerciales.

Nous demandons aux entreprises avec lesquelles nous sommes en relation d’affaires de traiter les renseignements relatifs aux clients de manière confidentielle et sécuritaire, de protéger les renseignements contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés par la société destinataire, et de limiter leur utilisation aux fins auxquelles ils ont été divulgués. Nous encourageons également nos partenaires commerciaux à respecter les renseignements sur leurs clients par l’adoption de pratiques et de lignes directrices fermes et efficaces.

De plus, nous participons activement aux associations qui appuient la mise sur pied de lignes directrices et des stratégies de mise en œuvre détaillées.

10. Nous accordons une grande importance aux préoccupations de nos clients en matière de vie privée.

Notre chef de la protection des renseignements personnels veille à ce que nos activités journalières soient conformes au Code de protection des renseignements personnels de la Société.

Questions et préoccupations

Pour obtenir de plus amples renseignements ou des précisions, un client peut prendre les mesures suivantes :
  • Tout d’abord, discuter avec un représentant du Service à la clientèle d’Amex Canada.
  • Si la question n’est pas résolue, le client peut écrire au chef de la protection des renseignements personnels, 101, rue McNabb, Markham (Ontario) L3R 4H8.
À propos d’American Express au Canada

Au Canada, American Express exerce ses activités sous les raisons sociales Banque Amex du Canada et Amex Canada Inc. Ces deux sociétés sont des filiales en propriété exclusive d’American Express Travel Related Services Company, Inc., dont le siège est à New York. Il s’agit là de la plus importante division d’exploitation d’American Express Company.

La Banque Amex du Canada est responsable de l’émission des Cartes American Express au pays et fournit des services aux marchands American Express et d’autres services financiers.

Amex Canada Inc. fournit des services voyages d’affaires au Canada et aide les entreprises à gérer et à contrôler leurs frais de voyages et de représentation.

Au Canada, les Agences de voyages American Express appartiennent à des propriétaires-exploitants indépendants.
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