American ExpressAmerican ExpressAmerican ExpressAmerican ExpressAmerican Express

5 conseils pour des appels professionnels et téléconférences de meilleure qualité

Conférences téléphoniques, vidéoconférences ou rapports de situation en mode télétravail…

Les appels téléphoniques professionnels sont plus importants que jamais, mais la pratique est souvent ardue. Voici 5 conseils pour créer les bonnes conditions de part et d’autre de la ligne.

American Express® Allemagne  | Mars 2020

 

Call conference

 

1. Pour les vidéoconférences, activez votre caméra

Vous estimez peut-être avoir de bonnes raisons de désactiver votre caméra lors d’une vidéoconférence : en l’absence de transmission vidéo, vous pouvez en effet consulter plus facilement vos notes ou vous joindre à la discussion depuis votre domicile sans vous préoccuper de faire des efforts vestimentaires ou de coiffure. Mais quelle que soit la raison que vous vous donnez, sachez qu’il existe une meilleure raison encore pour activer votre caméra : l’image vous fait paraître plus proche, plus authentique et plus sympathique. D’après une étude1, si en plus du son ils ont aussi l’image, les participants auront automatiquement plus tendance à sourire, opiner et faire des gestes… Et c’est tout bénéfice pour une conversation fluide et informative.

 

 

2. Abordez éventuellement aussi des sujets anodins, mais faites-le au bon moment

Dans le cadre de vidéoconférences rassemblant plus de deux personnes, il est fréquent que l’on doive attendre une ou deux minutes avant que tous les participants aient pu se connecter. On peut dans ce cas naturellement se taire, mais cela ne va pas détendre l’atmosphère. Utilisez ces moments d’attente pour aborder des sujets anodins. La météo, la famille et les hobbies, par exemple, sont des sujets qui permettent de casser la glace et de combler les blancs. Mais une fois que tous les participants sont présents, revenez-en au sujet de la vidéoconférence et tenez-vous-y.

 

 

3. Accommodez-vous au mieux des circonstances dans lesquelles se déroule l’appel

Vous êtes en train de téléphoner depuis votre bureau à domicile et c’est le moment que votre voisin choisit pour se mettre à la batterie ? Ce ne sont certes pas les conditions rêvées, mais avec le bon doigté, ce n’est pas nécessairement une catastrophe non plus. L’important est de faire preuve de dignité et en même temps d’humour : l’interview du politologue américain Robert Kelly en direct à la BBC montre un bel exemple d’équilibre entre la transmission d’une information factuelle et la façon dont on peut réagir avec humour à une situation imprévue. On y voit en effet Robert Kelly ne pas se laisser démonter par la charmante irruption de ses enfants dans la pièce pendant l’interview. La vidéo a ensuite fait le tour de la Toile.

 

"

Si l’on veut se présenter à son avantage lors d’un appel professionnel ou d’une vidéoconférence, il est important de bien préparer les choses et de participer activement à la discussion. 

 

4. Posez activement des questions pendant la conversation téléphonique

L’objectif de la plupart des appels professionnels est d’éclaircir certains points à propos d’un sujet donné, mais l’échange d’informations ne doit pas vous empêcher de poser vos questions. Suivre activement la discussion présente d’ailleurs un autre avantage pour vous : vous montrez ainsi que vous réfléchissez à toutes les possibilités et vous prouvez votre intérêt pour la réussite du projet. N’hésitez donc pas à demander à votre interlocuteur d’expliquer un détail qui ne vous semble pas clair. Vous montrerez d’ailleurs ainsi la haute opinion que vous avez de son expertise.

 

 

5. Préparez convenablement chaque appel professionnel

Un appel téléphonique bien préparé sera non seulement plus productif en matière de contenu, mais il sera aussi payant en ce qui concerne les relations humaines entre les participants. Si vous souhaitez que l’on vous considère comme un partenaire fiable qui prête l’oreille à la personne en face de lui, n’hésitez pas, avant chaque appel planifié, à envoyer quelques points d’agenda aux participants, et prévoyez du temps pour des questions supplémentaires éventuelles. Pendant la conversation, vous pourrez barrer successivement les points abordés, ce qui permettra d’éviter les silences embarrassés et les pauses gênantes.

 

1 Avis du Journal of Psychological Research on Cyberspace à propos d’une étude de l’UCLA (université de Californie à Los Angeles).

 

 

Les informations contenues dans le présent document sont uniquement fournies à titre strictement informatif et ne constituent en aucun cas des conseils professionnels de quelque nature qu’ils soient, et notamment, en aucun cas, des conseils en investissement, ressources humaines, marketing ou des conseils juridiques et fiscaux. CECI NE REMPLACE DES LORS EN AUCUN CAS UN CONSEIL PROFESSIONNEL AUX ENTREPRISES. Il convient par conséquent et le cas échéant de rechercher un conseil approprié en rapport avec votre situation spécifique. Les thèses et opinions de tiers exprimées dans le présent document représentent l’opinion de l’auteur, du conférencier ou du participant (selon le cas) et ne représentent pas les vues, opinions et/ou avis d’Alpha Card SCRL ou de l’une de ses sociétés affiliées, filiales ou divisions (« American Express »). American Express ne fait par ailleurs aucune déclaration quant à l’exactitude, l’actualité, l’exhaustivité ou la fiabilité de toute opinion, avis ou toute déclaration figurant dans le présent document.