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Comment donner une présentation en ligne efficace en télétravail

Avec ces quelques conseils pour une présentation en ligne, faites en sorte que votre public vous prête attention à vous et pas à votre cadre privé.

 

Bruna Martinuzzi | Coach en matière de présentations, auteure, journaliste Business Trends & Insights, Clarion Enterprises Ltd.

American Express® Etats Unis  | 16 Avril 2020

 

Comment donner une présentation en ligne efficace

 

À présent que de très nombreuses personnes travaillent depuis leur domicile, les présentations en ligne se sont généralisées. Passer d’une présentation en face à face à une présentation en ligne peut cependant être une source de nouveaux défis pour beaucoup de gens.

 

Vous avez un peu peur de tâtonner avec les nouvelles technologies ou éprouvez un peu de stress à devoir donner une présentation dans un environnement virtuel inhabituel ? Il y a moyen d’y remédier. Voici huit petits conseils qui vous aideront à faire des présentations virtuelles tout à fait professionnelles.

 

 

1. Créez des dias simples

Chaque plate-forme de vidéoconférence a sa façon propre d’afficher les dias. Évitez les pièges techniques en préparant des dias simples et faciles à lire.

 

Disposez le texte au centre de la dia plutôt que vers les bords, car il n’est pas sûr que les dias s’affichent toujours de façon optimale sur les écrans des autres personnes. Veillez aussi à composer des dias offrant de grands contrastes, ce qui les rendra plus faciles à lire pour votre public virtuel.

 

Pensez au fait que les personnes qui suivent une présentation en ligne peuvent parfaitement être en train de faire autre chose en même temps, ou être distraites. Pour éviter qu’elles ne manquent les points principaux de votre présentation, vous devez faire en sorte que vos messages fassent mouche rapidement. Pour cela, commencez vos dias par un gros titre reprenant le point principal de la dia en question. Ensuite, développez chacun de ces points principaux dans le corps de texte des dias correspondantes.

 

 

2. Préparez-vous sur le plan technique

La technologie nous permet de rester connectés, mais sa complexité peut être source de problèmes supplémentaires. Une façon de se préparer est de considérer la technologie sous l’angle de la loi de Murphy, qui dit que « tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal ». Concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler.

 

  • Utilisez la connexion Internet la plus fiable possible. Selon les éditeurs de solutions de vidéoconférence, une connexion câblée est de manière générale plus fiable qu’une connexion par WiFi. Et les connexions par WiFi sont quant à elles considérées comme meilleures que les connexions mobiles.
  • Prévoyez un autre ordinateur portable (ou une tablette/un smartphone de secours) à utiliser en cas de problème.
  • Téléchargez une version PDF de votre présentation, que vous pourrez utiliser s’il arrive un pépin technique à vos dias (pour obtenir une version PDF, sauvegardez la présentation en sélectionnant « Enregistrer en tant que » puis « PDF »). Lorsque vous sauvegardez votre présentation au format PDF, pensez à supprimer au préalable vos dias cachées car elles ne resteront pas cachées une fois que vous afficherez votre présentation en PDF.
  • Fermez toutes les applications inutiles afin d’éviter qu’elles n’interfèrent avec votre logiciel de vidéoconférence. Fermez
    également toute application en arrière-plan qui utilise une grande quantité de mémoire ou de bande passante, comme le téléchargement (uploading ou downloading) de fichiers volumineux ou la synchronisation instantanée de fichiers.
  • Familiarisez-vous au préalable avec la plate-forme que vous utilisez. Exercez-vous à activer/désactiver votre micro. Si vous êtes l’hôte de la séance, exercez-vous à activer/désactiver le micro d’un ou de tous les autres participants. Suivez les instructions données par le centre de support de votre application de vidéoconférence pour éviter de tâtonner pendant la séance.

 

 

3. Soignez le cadre

Éliminez tout désordre visible derrière vous. Cela peut être des plantes, boîtes, piles de livres, nourriture, jouets, lessive, animaux domestiques. L’arrière-plan idéal est un mur uni, afin d’éliminer les sources de distraction et donner une impression professionnelle.

Si vous ne pouvez pas améliorer l’apparence du cadre qui vous entoure, il vous reste la possibilité de créer un arrière-plan virtuel plus sophistiqué. Vous pouvez par exemple trouver sur Canva des arrière-plans virtuels gratuits qui peuvent être téléchargés dans n’importe quel système de vidéoconférence autorisant les arrière-plans personnalisés. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Certains éditeurs, comme Microsoft Teams ou Webex pour ne citer que ceux-là, vous guident pas à pas.

 

 

4. Évitez le sweatshirt ou le survêtement 

Portez les vêtements informels que vous portez habituellement au travail. Au moment de choisir votre tenue, évitez les motifs qui peuvent distraire ou les chemises bariolées, ainsi que les étoffes brillantes telles que le satin ou la soie qui peuvent provoquer des miroitements à chaque mouvement devant la caméra. Comme vous souhaitez que les gens se concentrent sur votre message et non sur vos vêtements, le mieux est de porter des couleurs unies.

 

 

5. Évitez d’avoir le visage dans l’ombre

Si l’éclairage de la pièce n’est pas optimal, installez une lampe de bureau derrière votre laptop, centrée au-dessus de la caméra afin d’éclairer votre visage. Pour obtenir un bon résultat, réduisez l’éclairage provenant d’autres parties de la pièce en abaissant les stores afin d’éviter une source de lumière venant des côtés ou de l’arrière.

Pour éviter que vos auditeurs ne décrochent, adoptez un ton énergique. Si vous parlez trop lentement, vous risquez de perdre votre public virtuel.

Évitez d’avoir une fenêtre très lumineuse derrière vous car cela vous mettra à contre-jour et créera une apparence peu engageante. Changez éventuellement de place pour avoir la fenêtre lumineuse en face de vous.

 

 

6. Assurez-vous que les autres personnes peuvent vous entendre, et rien que vous

L’idéal est de faire votre présentation dans une pièce silencieuse. Cependant, travailler depuis votre domicile, avec votre conjoint.e ou des enfants, n’est pas toujours l’idéal pour maîtriser les bruits ambiants. Vous pouvez réduire ces inconvénients en investissant dans un bon casque avec micro intégré qui supprime ou neutralise les sons extérieurs. N’oubliez pas non plus de mettre en sourdine votre téléphone et les notifications sonores de votre ordinateur.

 

 

7. Regardez les personnes dans les yeux

Positionnez votre laptop de façon à ce que votre caméra soit à la hauteur de vos yeux. Si nécessaire, vous pouvez facilement rehausser votre ordinateur en le posant sur une boîte ou une pile de livres. Exercez-vous à parler à la caméra, pas aux personnes à l’écran. Orientez également l’écran du laptop de façon à être centré.e dans le cadre, et veillez à ce que votre tête ne soit pas ‘coupée’.

 

Il se peut que vous deviez vous reculer un peu. Si vous êtes trop près de votre laptop, votre visage peut paraître bouffi et ce ne sera pas particulièrement flatteur. Vous pouvez soit vous adosser à votre siège, ou pousser votre laptop un peu en arrière. La distance idéale est la longueur de votre bras par rapport à l’écran. Asseyez-vous en gardant le dos droit. Souriez afin d’être à votre avantage.

 

 

8. Ravivez régulièrement l’attention de votre public

L’attention du public peut se relâcher, certainement si la présentation en ligne est assez longue. Certaines applications de vidéoconférence sont équipées d’une fonctionnalité qui permet de vérifier l’attention de vos auditeurs. La fonctionnalité de suivi de l’attention est un indicateur qui s’affiche à côté du nom de chaque participant et qui montre si la personne a mis une application autre que celle de vidéoconférence en avant-plan de son écran.

 

Quoi qu’il en soit, que votre plate-forme de vidéoconférence offre ou non une fonctionnalité de suivi de l’attention des participants, prévoyez des façons de raviver l’attention de vos auditeurs.

Pour commencer, étalez vos points sur plusieurs dias (plutôt plus que de les condenser). L’apparition de nouvelles dias à intervalles réguliers ramènera les éventuels égarés vers vous et vers votre message.

Pour éviter que vos auditeurs ne décrochent, adoptez un ton énergique. Si vous parlez trop lentement, vous risquez de perdre votre public virtuel en chemin. Vous pouvez aussi raviver une attention qui s’est relâchée en changeant de rythme ou en introduisant des interruptions dans votre exposé. Par exemple :

  • posez une question directe ou rhétorique,
  • demandez un feedback ou des commentaires,
  • utilisez ici et là des images interpellantes,
  • racontez une anecdote qui illustre votre point,
  • fournissez l’un ou l’autre exemple pour expliquer un point ou utilisez une métaphore pour illustrer un point essentiel, ou
  •  montrez une courte vidéo cadrant avec votre message.


Utilisez tout ce qui peut être pertinent et qui peut briser un schéma monotone, cela rendra vos présentations plus vivantes et vos auditeurs l’apprécieront.

 

 

Photo : Getty Images 

 

Article traduit en Français, publication originale American Express® Etats Unis - 16 Avril 2020.

 

 

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