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Comment gérer les employés en ces temps de COVID-19 et de distanciation sociale

Que faut-il faire pour gérer des employés dans ce contexte d’entreprise inédit ?

Quelques suggestions de divers dirigeants d’entreprise.

Julie Bawden-Davis  | Écrivaine/Auteure/Éditrice/Conférencière, Garden Guides Press

American Express® Etats Unis  | 25 Mars 2020

 

Travailler a domicile

 

Le COVID-19 a provoqué une disruption inédite du lieu de travail, qui appelle un leadership sans faille. Alors que les employés ont du mal à s’adapter à une nouvelle normalité et à un futur non prévisible, il est plus important que jamais que les dirigeants d’entreprises se mobilisent et soient présents.

Mais comment le faire dans un tel climat d’incertitude ?

 

 

1. Fiez-vous à votre intuition.

Il n’existe pas de guide pour les circonstances actuelles inédites, alors suivez votre intuition pour gérer vos employés.

 

« Le double défi posé par l’incertitude économique et le besoin soudain de réorienter complètement les procédures d’entreprise pour préserver la santé de leurs employés est une chose pour laquelle peu d’entreprises avaient préparé une stratégie », explique Jeremy Diamond, avocat et gérant de Diamond and Diamond Lawyers. « Certains dirigeants peuvent s’inspirer de leur expérience passée, mais la nature inédite de la menace implique que la plupart devront se fier à leur intuition et à leur bon sens pour traverser la crise. »

 

Vos employés vont être attentifs à la façon dont vous réagissez à la situation, et s’en inspireront pour leur propre façon de penser et d’agir. Vous fier à votre intuition pour prendre des décisions, c’est croire doublement en vos propres capacités de leadership, et cela peut inspirer confiance à vos employés ou à vos subordonnés directs.

 

 

2. Respirez le calme.

« En tant que leader, projeter une aura de calme est la chose la plus importante que vous puissiez faire en cas de crise », explique J. Diamond. « Rester calme aidera à éviter un sentiment général de panique parmi les employés et à garder de l’ordre dans une situation qui serait autrement hors de contrôle. »

 

Rester calme sous la pression est la marque d’un grand leader, ajoute Peter Bevis, fondateur de Highland Titles, une société dédiée à la préservation des Scottish Highlands. « Un leadership fort pour la gestion des employés implique que l’on garde son sang-froid quand tout le monde perd le sien », déclare P. Bevis. Quand une situation commence à l’inquiéter, P. Bevis prend quelques instants pour ‘rassembler ses esprits’.

 

« Si vos employés voient de l’inquiétude chez vous, ils auront tendance à croire qu’il n’y a plus d’espoir. Même si la situation est difficile, vous pouvez contrôler la façon dont vous réagissez », ajoute Adam Witty, CEO d’Advantage, une agence de marketing de notoriété.

 

 

3. Rassurez les employés et donnez-leur de l’espoir.

Instiller de l’espoir est la clé pour diriger efficacement des employés en temps de crise, explique Kerry Goyette, fondatrice et présidente d’Aperio Consulting Group. (Sa société utilise l’analyse comportementale pour aider les entreprises à constituer des équipes très performantes.)

 

« Les meilleurs leaders dirigent à partir d’un sentiment d’espoir, mais sans occulter la réalité », explique K. Goyette. « L’espoir est essentiel pour résoudre des problèmes. Si nous ne croyons pas qu’il existe une solution et un avenir, comment pouvons-nous travailler à une solution ? »

 

Faites-le en choisissant soigneusement vos mots et votre style de communication, évitez d’être alarmiste et défaitiste. Soyez réaliste, mais cherchez le côté positif qui peut préserver la motivation, la concentration et le sentiment de sécurité des employés ou des membres de l’équipe.

 

 

4. Concentrez-vous sur l’avenir...

Certains dirigeants considèrent que la meilleure façon de préserver la motivation des employés est de les faire travailler sur des projets futurs.

 

« Nous avons des employés qui continuent à créer des circuits et même à imaginer des promotions pour le moment où les voyages reprendront », explique Yolanda Ceron, CEO d’Amazon Voyagers Travel. « Nous avons dit à nos employés que nous sortirons de cette crise encore plus forts et mieux organisés. »

 

Concentrez-vous autant que possible sur l’avenir, recommande Chuck Crumpton, fondateur et CEO de la société de conseil internationale Medpoint.

 

« Décrivez à vos employés à quoi pourrait ressembler la reprise », explique C. Crumpton. « Cela les encouragera à garder le cap. »

 

Si l’opportunité se présente, passez à l’étape suivante en partant de cette vision. Par exemple, si vous envisagiez de refaire tout votre site Web, demandez à vos employés si certains d’entre eux souhaiteraient y participer. Proposez
des compensations pour le temps qu’ils y consacrent, ou envisagez de payer des formations en ligne pour leur permettre d’acquérir des compétences en développement Web.

 

D’autre part, si vous dirigez une grande organisation, prenez le temps de parler avec vos subordonnés directs de leur trajet de carrière. Considérez cela comme une opportunité d’en apprendre plus sur les ambitions de votre équipe et sur la façon dont vous pouvez aider vos subordonnés directs à grandir.

 

 

5. ...tout en regardant la réalité en face et en agissant de façon transparente.

S’il est important de rester positif dans la gestion de vos employés, il est tout aussi essentiel de regarder la réalité en face.

 

« Fanfaronner et présenter une vision édulcorée de la situation ne fera que semer le doute sur vos capacités de leadership », explique P. Bevis. « Reconnaître que l’on n’a pas toutes les réponses n’est pas une faiblesse, mais tenter de le cacher en est une. »

 

Vos employés doivent savoir que vous avez conscience des problèmes et que vous êtes prêt.e à y faire face.

 

« Regardez la situation en face, sans édulcorer les faits », suggère A. Witty. « Le COVID-19 impactera négativement la plupart des entreprises. Certaines devront réduire les heures de travail de certains de leurs collaborateurs, d’autres devront licencier. Parlez des impacts négatifs que vous attendez du virus sur votre entreprise, et de ce que l’entreprise fait pour les atténuer. »

 

 

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Les meilleurs leaders dirigent à partir d’un sentiment d’espoir, mais sans occulter la réalité. L’espoir est essentiel pour résoudre des problèmes. Si nous ne croyons pas qu’il existe une solution et un avenir, comment pouvons-nous travailler à une solution ?

—Kerry Goyette, fondatrice et présidente d’Aperio Consulting Group

 

Aidez vos employés à accepter aussi rapidement que possible le changement de leur environnement de travail, ajoute Eyal Feldman, CEO de Stampli, une société de logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs.

 

« Certains employés peuvent se sentir paralysés face à un avenir incertain, et il est donc utile de les concentrer sur les défis du moment, qui sont beaucoup plus faciles à gérer que les versions hypothétiques d’un avenir inconnu », explique E. Feldman.

 

La meilleure chose à faire est de dire spontanément la vérité. Faites des mises à jour régulières sur la situation de votre entreprise ou de votre groupe, et soyez honnête quant aux décisions que vous pourriez avoir à prendre. Surtout, faites preuve d’humanité, de leadership, et faites preuve d’empathie par rapport à la position de votre équipe, offrez des réponses franches aux questions qu’elle pose.

 

 

6. Communiquez régulièrement avec vos employés.

Compte tenu de la situation tendue et du fait que de nombreuses entreprises fonctionnent actuellement en télétravail, il est essentiel de maintenir les lignes de communication ouvertes.

 

« Si vous avez des employés à gérer, c’est le moment de multiplier les réunions », déclare Anthony Algmin, fondateur et CEO d’Algmin Data Leadership, une société qui aide les dirigeants d’entreprises et les leaders technologiques à mieux exploiter les données. « Organisez au moins une brève réunion quotidienne avec votre équipe. »

 

Outre l’organisation de réunions virtuelles pour la gestion générale, A. Algmin suggère d’encourager l’interaction générale.

 

« Gardez à l’esprit que des gens habitués à passer une grande partie de leur temps ensemble sont désormais séparés », explique A. Algmin. « Les membres de votre équipe peuvent éprouver un sentiment de perte ou de solitude. Accordez du temps aux gens pour parler ensemble de leurs défis. »

 

Les dirigeants d’entreprises doivent aussi prendre des nouvelles de leurs employés, régulièrement et individuellement, conseille Erica Schultz, Chief Marketing Officer de RAIN Group, une société de formation et de conseil dans le domaine de la vente.

 

« Un message rapide aux employés en télétravail peut les aider à se sentir plus impliqués », explique E. Schultz. « Cela vous donne aussi l’occasion de savoir s’il y a des défis spécifiques qui peuvent impacter leur
travail. »

 

Pour communiquer efficacement, veillez à établir un calendrier et essayez de standardiser la façon et les moments de communiquer. Prévoir les communications à des moments fixes peut aider à calibrer les attentes de vos employés ou de votre équipe, et à désamorcer les incertitudes quant au moment où ils vont avoir de vos nouvelles. Par exemple, essayez de commencer la journée en envoyant à l’équipe un e-mail faisant le point de la situation. Le mieux est d’envoyer cet e-mail tous les jours à la même heure et selon un modèle convenu, par exemple : préciser où en est votre entreprise ou unité commerciale, dire à quoi vous allez vous-même vous consacrer ce jour-là, et ce que vous aimeriez savoir d’ici le lendemain.  

 

 

7. Restez occupé et soyez productif.

En matière de productivité, il est essentiel de donner l’exemple, estime Stefan Weitz, CEO et co-fondateur de Jetson, un fabricant de compléments probiotiques.

 

« Je n’ai pas réduit mon volume de travail, et les employés peuvent le voir », explique S. Weitz. « Il faut bien sûr autoriser des aménagements pour ceux qui ont des enfants ou subissent d’autres restrictions, mais il est essentiel que les gens voient que leurs dirigeants ne changent pas radicalement leur quantité ou qualité de travail. »

 

Brian Joslyn, fondateur de Joslyn Law Firm, a constaté que les travailleurs inactifs ont tendance à s’inquiéter davantage.

 

« J’ai remarqué que mes employés sont obsédés par le compte-rendu minute par minute de la situation sanitaire », explique B. Joslyn. « Je cherche activement des moyens pour faire en sorte que mes employés restent concentrés sur leur travail. »

 

Une des façons d’exercer vos employés à des tâches productives est de les faire travailler sur des projets qui avaient été mis en veilleuse ou sur des idées que vous aviez voulu mettre en œuvre, mais pour lesquelles vous n’aviez pas le temps avant la crise à cause des nombreuses tâches quotidiennes. Constituez un groupe de travail parmi vos employés pour redonner vie à une idée de ce genre, par exemple sous la forme d’un document décrivant la façon dont l’idée pourrait être mise en œuvre une fois que le cours des affaires reviendra à la normale. 

 

 

8. Suivez vos propres conseils.

« Les dirigeants d’entreprises ne sont pas à l’abri des mêmes crises que celles que traversent leurs employés », explique A. Algmin. « Nous devons nous donner le temps de respirer et de nous adapter à une situation qui a changé. Pratiquez un hobby. Si vous ne pouvez pas relâcher parfois la pression, vous ne pourrez jamais résister au stress et maintenir le niveau de productivité dont ont besoin vos équipes et vos entreprises. »

 

PHOTO : Amerrican Express Etats Unis

 

 

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