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Guide pour dirigeants d’entreprises :organisation du télétravail en ces temps de Covid-19

Les entreprises du monde entier essaient de s’adapter, leurs employés qui en ont la possibilité travaillent à présent depuis leur domicile. Les conseils qui suivent peuvent vous aider si vous vous retrouvez subitement devant la nécessité de mettre une équipe en télétravail.

Rodika Tollefson | Écrivaine et journaliste freelance

American Express® Etats Unis  | 19 Mars 2020

 

Travailler a domicile

 

Face à la pandémie de Covid-19, des entreprises de tous les secteurs mettent en œuvre des politiques de télétravail. Pour préparer ce changement, les propriétaires et dirigeants d’entreprises doivent prendre en compte des questions de communication, de technologie, de respect des règles, etc.

 

En temps normal, cette planification pourrait prendre des mois mais la situation actuelle prive de nombreuses entreprises de ce délai. Le présent petit guide sera utile pour mettre en œuvre une politique de télétravail.

 

 

1. Préparez votre personnel

Commencez par déterminer quels rôles peuvent être partiellement ou totalement effectués à distance. Cela peut varier considérablement selon le type d’entreprise.

 

Ensuite, il convient de vérifier si les employés qui occupent les rôles en question disposent de la technologie de base, comme une connexion Internet haut débit, ainsi qu’un ordinateur privé si votre entreprise n’a pas la possibilité de fournir des ordinateurs portables. Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être financer une mise à niveau des abonnements Internet ou des forfaits mobiles de certains employés, ou verser une allocation pour la technologie.

 

Quitter l’environnement d’un bureau peut désorienter les employés qui n’ont jamais travaillé ainsi auparavant.

 

« Donnez aux employés une check-list pour organiser leur propre bureau à domicile », recommande Chad Sorenson, président de la société Adaptive HR Solutions (Jacksonville, Floride) et président élu du HR Florida State Council.

 

Cette check-list doit par exemple inclure des conseils permettant d’identifier le meilleur endroit pour aménager un espace de travail, et sur la façon de préparer la famille afin de réduire les interruptions de travail à un minimum.

 

 

2. Définissez des attentes

Le changement ne porte pas seulement sur l’environnement physique, mais aussi sur la façon dont les employés travaillent et communiquent.

 

« La plus grande clé de réussite réside dans la communication et la définition des attentes », explique C. Sorenson. « Ayez une discussion à ce sujet et mettez-la par écrit, que ce soit par e-mail ou dans un document spécifique. »

 

Les attentes doivent porter sur des éléments tels que :

  • La fréquence à laquelle les collaborateurs doivent se manifester, et comment ils doivent le faire.
  • Ce qu’ils doivent communiquer : updates quotidiens, rapports sur les objectifs atteints/projets achevés, défis rencontrés.
  • Les changements que vous apportez par rapport au fonctionnement normal ou aux activités quotidiennes.
  • Le travail à accomplir ou les services à fournir aux clients malgré les changements.

 

Préparez-vous à adapter vos attentes et à accorder une certaine latitude. Non seulement vos employés travaillent dans un environnement inconnu, mais certaines tâches peuvent aussi prendre plus de temps. Par exemple, la fourniture d’updates quotidiens oblige les membres de l’équipe et leurs managers à consacrer plus de temps à la lecture et à la rédaction d’e-mails.

 

« Nous nous attendons à une légère baisse de productivité, induite par le fait d’être à la maison, au milieu de la famille et d’autres formes de distraction », explique David Batchelor, co-fondateur et président de la petite entreprise de télécommunications DialMyCalls.

 

DialMyCalls emploie une douzaine d’employés en Floride et au Texas, dont la moitié déjà en télétravail. D. Batchelor précise que pour préparer l’ensemble du personnel à l’éventualité du télétravail, l’entreprise a invité des employés à élaborer un plan susceptible de fonctionner pour tout le monde.

 

« N’imposez pas un plan dont vous pensez qu’il va fonctionner ; demandez un feedback », dit-il.

 

 

3. Créez des procédures de communication

Des plateformes de communication comme Slack ou Microsoft Teams et des applications de vidéoconférence comme Skype sont quelques-uns des principaux outils dont les employés auront besoin pour communiquer et collaborer à distance. Par rapport à une messagerie asynchrone, ce genre de plateformes a notamment comme grand avantage de permettre une communication en temps réel et d’être ainsi une alternative de fortune aux réunions en face à face. Soyez conscient.e qu’il y aura des limitations, car tout le monde ne dispose pas de la bande passante Internet requise pour les appels vidéo ni d’une webcam sur son ordinateur privé.

 

Chez continued, une entreprise qui propose des formations continues en ligne (et qui emploie plus de 100 personnes en télétravail), les managers ont des communications à des moments planifiés avec leurs subordonnés directs afin d’examiner les projets et les objectifs.

 

« Les updates brefs et ciblés entre les équipes garantissent que les projets restent sur la bonne voie », explique Asher Primrose, directrice des ressources humaines pour le groupe LaCalle, la société-mère de continued.

 

 

4. Fournissez des outils

Parmi les autres outils à prévoir, il y a notamment des plateformes de gestion de projet telles que Monday.com, Asana et Basecamp, ainsi que des applications de partage en ligne comme Google Suite et Microsoft SharePoint, et des outils pour communiquer avec les clients.

 

À San Antonio, dans le cabinet d’avocats Hoeslcher Gebbia Cepeda, PLLC, quelques heures ont suffi pour préparer la mise en place de réunions à distance avec des clients et organiser le télétravail. Il a notamment fallu préparer des scénarios de résolution de problèmes, télécharger des applications de vidéoconférence sur des ordinateurs portables, et tester la technologie en simulant une réunion.

 

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Il y a certainement des choses où vous devrez trancher ‘sur le tas’, mais quand vous prenez une décision, vous devez le faire de façon équitable dans toute l’organisation. Les managers ne peuvent pas décider chacun de leur côté ce que font les subordonnés.

 

—Chad Sorenson, président, Adaptive HR Solutions

 

Pour répondre aux différentes préférences des clients, l’entreprise a téléchargé et testé plusieurs applications de vidéoconférence sur chacun des 12 ordinateurs portables que les avocats et le personnel de soutien emporteront chez eux.

 

« C’est l’avantage d’être une petite structure, nous pouvons nous adapter », explique Joseph Hoeslcher, avocat principal et gérant du cabinet. « Nous voulions être parés pour toutes les éventualités et avons téléchargé les programmes les plus populaires. »

 

 

5. Pensez à la sécurité et à la confidentialité des données

Travailler en dehors de l’infrastructure IT de l’entreprise a des implications pour la sécurité des données, surtout quand l’entreprise n’est pas en mesure de fournir des ordinateurs portables.

 

« Les solutions d’accès à distance et les serveurs accessibles via Internet doivent être mis à jour et sécurisés avec une authentification à deux ou plusieurs facteurs, et être connectés via un réseau privé virtuel (VPN) », recommande Christian Mairoll, CEO de la société de cybersécurité Emsisoft, qui est basée en Nouvelle-Zélande et emploie environ 40 personnes en télétravail dans différents endroits du monde.

 

Pour les entreprises qui n’ont pas la possibilité de fournir des appareils pour le télétravail, il recommande de s’assurer que les appareils utilisés à domicile par les employés soient équipés des versions mises à jour du système d’exploitation et des logiciels les plus récents.

 

« Ce serait une très mauvaise idée qu’un employé traite des données sensibles et accède au réseau de l’entreprise à l’aide d’un système d’exploitation obsolète comme Windows XP, partagé avec ses enfants qui surfent sur le Web », ajoute-t-il.

 

Dans ce genre de situation, envisagez des alternatives.

 

Posez-vous les questions suivantes :

  • Les employés ont-ils eu des formations pour plusieurs fonctions, afin de pouvoir temporairement changer de rôle, pour que seuls ceux qui possèdent des
    appareils sécurisés puissent traiter des données sensibles ?
  • Si certains employés ont un ordinateur portable de société mais aussi un ordinateur privé bien sécurisé, peuvent-ils temporairement ‘prêter’ à d’autres employés l’appareil quiappartient à l’entreprise ?
  • L’employé peut-il le cas échéant rapporter chez lui le desktop qu’il utilise normalement au bureau ?
  • L’employé peut-il par exemple travailler à domicile seulement sur des tâches limitées, et soit confier tout ce qui concerne les données sensibles à un autre membre de l’équipe, soit reporter la tâche si elle n’est pas critique, soit encore se rendre au bureau une partie du temps pour pouvoir travailler sur ces données sensibles ?


Chez Hoeslcher Gebbia Cepeda, PLLC, il faut par exemple pouvoir garantir un secret professionnel strict aux clients, ce qui peut s’avérer difficile pour les avocats ayant de jeunes enfants à la maison. Ces avocats doivent aussi rencontrer certains clients personnellement pour préparer les comparutions devant le tribunal. Dans ces cas, ils viennent au bureau où des zones distinctes sont délimitées et certaines procédures sont prévues pour garantir la sécurité.

 

C. Mairoll souligne en outre qu’il est recommandé d’organiser une sauvegarde sécurisée dans le cloud pour stocker tous les fichiers sensibles. Si ce n’est pas possible, il recommande d’obliger l’employé à crypter son appareil privé.

 

 

6. Respectez toutes les règles

Ce n’est pas parce que les circonstances sont exceptionnelles que les règles de conformité sont suspendues. C. Sorenson, HR Florida State Council, affirme qu’une politique de télétravail doit faire preuve de flexibilité mais aussi d’uniformité. Respecter les règles inclut de payer correctement les employés qui travaillent et ceux qui ne travaillent pas. Cela implique aussi l’application de politiques adéquates.

 

« Il y a certainement des choses où vous devrez trancher ‘sur le tas’, mais quand vous prenez une décision, vous devez le faire de façon équitable dans toute l’organisation. Les managers ne peuvent pas décider chacun de leur côté ce que feront leurs subordonnés », explique C. Sorenson. « Écrivez-vous un mémo expliquant pourquoi vous avez fait ce que vous avez fait, pour que, si quelqu’un remet en question ce que vous avez fait, vous puissiez dire pourquoi. »

 

 

7. Restez flexible

Les écoles étant fermées, beaucoup d’employés doivent composer avec de jeunes enfants à la maison. Attendez-vous donc à entendre ou voir des enfants à l’arrière-plan pendant les réunions, et rappelez-vous que les distractions d’origine familiale ne manqueront pas d’impacter la productivité.

 

Il est très important aussi de se mettre à la place des employés, explique Teresa Douglas, mère de deux enfants de 9 et 10 ans, qui travaille à distance en tant que manager des opérations et des ressources humaines pour Kaplan Test Prep.

 

« Demandez comment vous pouvez les aider à faire leur travail pendant cette période difficile », explique T. Douglas, co-auteure de Working Remotely: Secrets to Success for Employees on Distributed Teams. « Dites-leur que vous savez qu’ils font de leur mieux. Cela aidera beaucoup votre équipe à rester productive. »

 

 

8. Créez un climat de confiance et de responsabilisation

Les dirigeants d’entreprises pour qui le télétravail est une nouvelle donne ne se rendent peut-être pas compte que la culture est différente dans un environnement à distance, et pas uniquement parce que la communication et la collaboration se font en mode virtuel. Le télétravail repose pour une bonne part sur la confiance et la responsabilisation.

 

« Les managers doivent définir des attentes claires et faire confiance aux membres de leur équipe pour faire leur travail », précise A. Primrose du groupe LaCalle. « L’aspect le plus important du travail virtuel est la mise en place d’une culture de confiance. »

 

PHOTO : Getty Images

 

 

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