5 tips voor betere zakelijke telefoongesprekken en teleconferenties 

Teleconferenties, videoconferenties of statusupdates bij telewerk... zakelijke telefoongesprekken zijn belangrijker dan ooit, maar verlopen in de praktijk niet altijd probleemloos. Hieronder 5 tips om aan beide kanten van de lijn optimale omstandigheden te creëren.

American Express® Duitsland  | Maart 2020

 

zakelijke-telefoongespreken

 

 

1. Zet bij videoconferenties uw camera aan

U denkt misschien dat er goede redenen zijn om uw camera tijdens een videoconferentie uit te schakelen: als er geen beelden worden doorgestuurd, kunt u immers gemakkelijker uw nota's raadplegen of vanuit uw thuiskantoor aan het gesprek deelnemen zonder u zorgen te hoeven maken over uw haar of kledij. Maar welke reden u ook aanhaalt, er is altijd een betere reden om dat wel te doen: met beeld erbij lijkt u immers naderbij, authentieker en sympathieker. Uit studies1 is gebleken dat als er naast klank ook beeld is, deelnemers meer glimlachen, vlotter hun mening geven en vaker gebaren gebruiken. En dat is alleen maar bevorderlijk voor een vlot en informatief gesprek.

 

 

2. Laat ook ruimte voor smalltalk, maar wel op het juiste moment

Bij videoconferenties met meer dan twee mensen gebeurt het vaak dat men even moet wachten tot alle deelnemers ingelogd zijn. Op die momenten kan men natuurlijk zwijgen, maar dat zal niet bijdragen tot een meer ontspannen sfeer. Gebruik die korte tijd om over koetjes en kalfjes te praten. Het weer, het gezin, hobby's zijn bijvoorbeeld ideale onderwerpen om het ijs te breken en dode momenten op te vullen. Maar zodra alle deelnemers aanwezig zijn, moet u overgaan tot het onderwerp van de videoconferentie en mag u er niet meer van afdwalen.

 

 

3. Maak bij zakelijke telefoongesprekken het beste van de gegeven omstandigheden

U belt vanuit uw thuiskantoor en net op dat moment beslist uw buurman om een beetje te oefenen op zijn drumstel? Dat zijn uiteraard geen optimale omstandigheden voor een zakelijk gesprek, maar wanneer u de zaken diplomatisch aanpakt, hoeven ze ook geen ramp te zijn. Het belangrijkste is dat u uw waardigheid en gevoel voor humor bewaart. Het interview met de Amerikaanse politicoloog Robert Kelly live op BBC is een perfect voorbeeld van een goed evenwicht tussen zakelijke informatie brengen en vol humor omgaan met onvoorziene omstandigheden. Hij liet zich immers niet uit het lood slaan, toen zijn kinderen op de achtergrond de show stalen, en werd op die manier een echte internetberoemdheid.

 

"

Wie bij videoconferenties of zakelijke telefoongesprekken goed voor de dag wil komen, moet vooraf zijn huiswerk maken en actief deelnemen aan het gesprek.

 

4. Stel bij zakelijke telefoongesprekken actief vragen

De meeste zakelijke telefoongesprekken hebben tot doel openstaande punten bij een bepaald onderwerp uit te klaren, maar de informatie-uitwisseling mag u er niet van weerhouden om vragen te stellen. Actief het gesprek volgen houdt trouwens nog andere voordelen voor u in: u bewijst dat u aan alle mogelijkheden denkt en dat u oprecht begaan bent met het welslagen van het project. Aarzel dus niet om uw gesprekspartner te vragen een bepaald aspect dat u niet helemaal begrijpt, nader uit te leggen. Zo geeft u ook aan dat u zijn expertise ten zeerste waardeert.

 

 

5. Bereid elk zakelijk telefoongesprek goed voor

Een goed voorbereid zakelijk telefoongesprek levert doorgaans niet alleen inhoudelijk meer op, het is ook lonend voor de intermenselijke relaties tussen de deelnemers. Als u als een betrouwbare partner wilt worden beschouwd die goed naar zijn gesprekspartners luistert, moet u voor elk gepland telefoongesprek enkele agendapunten naar de deelnemers sturen en tijd voorzien voor eventuele bijkomende vragen. Tijdens het gesprek kunt u vervolgens de aan bod gekomen punten een na een afvinken, wat onaangename stiltes en gênante pauzes kan voorkomen.

 

1 Volgens een bericht in het Journal of Psychological Research on Cyberspace over een studie van de UCLA (universiteit van Californië in Los Angeles).

 

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.