7 stappen voor succesvolle kantoordigitalisering

Nu werkomgevingen razendsnel evolueren door de voortdurende technologische vooruitgang, is de digitalisering van bedrijfsgegevens en -archieven een absolute must geworden.

American Express® Verenigde Staten  | November 2019

 

succesvolle kantoordigitalisering

 

Volgens een studie uit 2019, getiteld “The Modern Workplace”, zijn digitale transformatie van kantooromgevingen en technologie-invoering voor veel bedrijven tegenwoordig de grootste uitdagingen waarvoor zij staan. 37 procent van de bevraagde bedrijven vindt digitale transformatie een heel grote uitdaging en nog eens 35 procent ziet technologie-invoering als een probleem.

 

Volgens Condeco, een producent van reservatiesoftware voor vergaderruimtes en technologieën voor beter ruimtegebruik, die de studie uitvoerde, “is het verslag gebaseerd op een kwantitatieve enquête bij 750 bedrijfsleiders in zes regio's: het VK, de VS, Frankrijk, Duitsland, Australië en Singapore, gevolgd door een kwalitatieve fase waarin zes diepte-interviews werden afgenomen bij hogere leidinggevenden.”

 

 

Kantoordigitalisering almaar meer ingeburgerd

“Kantoordigitalisering – waarbij papieren documenten op een computer worden opgeslagen – is een traag, maar niet te stoppen proces”, meent Chris Nicholson, CEO van AI-bedrijf Skymind.

 

“Digitalisering maakt documenten doorzoekbaar, waardoor werknemers en managementleden sneller informatie kunnen delen en terugvinden”, vervolgt Nicholson. “Een aantal bedrijfsprocessen wordt er ook sneller door.”

 

Digitaal werken wordt stilaan de norm, zegt Carisa Miklusak, CEO van tilr, een uitzendbedrijf dat zijn rekruteringsprocessen via een gedigitaliseerd AI-platform heeft geautomatiseerd.

 

“De inzet van technologie en de digitalisering van taken en gegevens zijn voor alle sectoren en bedrijfsaspecten een pluspunt gebleken”, aldus Miklusak. “Ofwel omarmen organisaties digitalisering en leren hoe ze er optimaal gebruik kunnen van maken, ofwel worden ze voorbijgestoken door concurrenten die wel voluit voor technologie gaan.”

 

Digitalisering neemt een snelle vlucht en zal naar verwachting in alle sectoren een steeds grotere rol spelen, meent Dimitar Vouldjeff, CEO van Enhancv.com, een aanbieder van onlinetools voor curriculum vitae.

 

“Van slimme sensoren die detecteren of een vergaderruimte wordt gebruikt, tot AI die fabricagefouten opspoort op productielijnen, digitalisering is een proces dat niet meer kan worden teruggedraaid”, vervolgt Vouldjeff. “Een bedrijf dat niet kiest voor kantoordigitalisering, is waarschijnlijk gedoemd te verdwijnen.”

 

 

Kantoordigitalisering maakt niet voor niets opgang

De voordelen van kantoordigitalisering zijn legio, zoals beter georganiseerde bedrijfsgegevens en hogere productiviteit, om maar enkele van de belangrijkste te noemen. Wanneer werknemers en managementleden gegevens snel en efficiënt kunnen terugvinden en elektronische werkstromen kunnen gebruiken, is het veel eenvoudiger om goed te concurreren.

 

“Door gegevens te digitaliseren en ze met behulp van AI te analyseren en te interpreteren, kan een organisatie haar capaciteit inperken en sneller opschalen met minder middelen”, zegt Miklusak.

 

“Hoeveel tijd besteden u en uw werknemers aan het zoeken naar contracten of aan processen zoals crediteurenbeheer?”, vraagt Jesse Wood, CEO van eFileCabinet, een aanbieder van software voor documentbeheer.

 

“Zonder kantoordigitalisering is uwschaalbaarheid beperkter en moet u meer mensen aanwerven om hetzelfde werkgedaan te krijgen”, aldus Wood. “Digitalisering en automatisering houden hetmenselijk kapitaal in stand en verlagen het werkkapitaal.”

 

Kantoordigitalisering zorgt ook voor betere informatiebewaring en verscherpte beveiliging. Wanneer informatie in de cloud   in plaats van op papier wordt bewaard, kan ze geen brand- of waterschade  oplopen en is ze doorgaans minder diefstalgevoelig.

 

"

De beste digitaliseringsprocessen worden stap voor stap uitgerold. Bij een geleidelijke invoering maken mensen zich minder zorgen over het gebruik van de nieuwe technologie, hebben ze voldoende tijd om veranderingen te verwerken en worden de mogelijke gevolgen voor bepaalde functies duidelijk.

"

 

– Scott Schoeneberger, beherend vennoot, Bluewater

 

Andere voordelen zijn minder fouten bij het overnemen van gegevens en de mogelijkheid om informatie te traceren, wat nuttigkan zijn bij audits.

 

Digitalisering zorgt voor een daling van de overheadkosten voor kantoorruimte.

 

“Dankzij kantoordigitalisering kunnen bedrijven zich eender waar vestigen en zo besparen op overheadkosten zonder op personeel te moeten beknibbelen”, zegt Pete McAllister, oprichter vaninternetmarketingbedrijf OutreachPete.

 

 

De menselijke component van digitalisering

Kantoordigitalisering zal uiteraard niet het gewenste resultaat opleveren als uw werknemers niet willen meestappen in het verhaal – ongeacht de sector waarin u actief bent.

 

“In ons bouwmaterialenbedrijf zetten wij drones in die heel waardevolle gegevens en statistieken opleveren voor het bedrijf, maar de gegevens moeten uiteraard nog altijd wel door onze werknemers worden geïnterpreteerd”, zegt Raul Duran, Vice-president Communications & Marketing bij CEMEX.

 

“Het menselijke aspect is onmisbaar bij kantoordigitalisering”, zegt Jimmy Chrabieh, CEO van Differio, een webshop voor herenmode. “Zonder menselijke input kunnen zelfs de meest recente processen en programma's de efficiëntie niet verhogen.”

 

Dat geldt zelfs voor technologiebedrijven, vult Carisa Miklusak aan.

 

“Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat alle werknemers achter de [gedigitaliseerde] aanpak staan, de voordelen ervan inzien en vertrouwd zijn met beste praktijken”, zegt ze. “De beste resultaten worden bereikt waar technologische vooruitgang en menselijke analyse samenkomen.”

 

Ken Costello, chief operating officer bij MST Solutions, is het daar volkomen mee eens.

 

“Een echte digitale transformatie is niet mogelijk als uw team er niet volledig zijn schouders onder zet”, voegt hij eraan toe. “Als zij verandering en vooral nieuwe technologie tegenwerken, zal de invoering ervan uitdagingen creëren en leiden tot inefficiëntie en een zwak rendement op de transformatie-investeringen.”

 

 

Hoe kantoordigitalisering in goede banen leiden?

Iedereen op kantoor een e-mail sturen en gewoon hopen op het beste zal niet volstaan om uw werknemers warm te maken voor kantoordigitalisering. Hieronder enkele tips.

 

 

1. Neem de angst weg

“Pak het 'AOT'-probleem aan (angst, onzekerheid en twijfel)”, zegt Sean Beard, Vice-president Emerging Technology bij bedrijfsadviesbureau Pariveda Solutions.

 

“Wanneer werknemers bang zijn dat de technologie een deel van hun baan zal overnemen, gaan ze zich ertegen verzetten”, vervolgt hij. “Maak hen duidelijk dat u digitalisering gebruikt om uw arbeidskrachten te versterken, niet te vervangen.”

 

“Stel werknemers gerust dat hun baan niet zal verdwijnen”, bevestigt Chris Nicholson. “Leg uit dat het bedrijf kantoordigitalisering en -automatisering gebruikt om het bestaande personeel te versterken en digitale bijstand te bieden zodat werknemers zich op belangrijkere taken kunnen concentreren.”

 

 

2. Wees eerlijk en communiceer

“Wees duidelijk over wat het bedrijf met de digitalisering wil bereiken”, zegt Carisa Miklusak. “Leg uit waarom en wat het verwachte resultaat is. Vertel werknemers hoe kantoordigitalisering hun leven, hun baan en hun dagelijkse taken zal beïnvloeden. Laat hen ook weten welke bijstand tijdens de overstap zal worden geboden.”

 

 

3. Waarschuw hen vooraf

“Communiceer overvloedig over de geplande kantoordigitalisering en over de redenen waarom die keuze wordt gemaakt”, zegt Scott Schoeneberger, beherend vennoot bij Bluewater, een aanbieder van technologie voor bijeenkomsten en evenementen. “Op die manier zorgt u ervoor dat mensen weten dat er verandering op komst is, dat zij tijd hebben om zich erop voor te bereiden en dat zij begrijpen waarom die stap belangrijk is voor het toekomstige succes van het bedrijf.”

 

 

4. Zorg dat het leidinggevende team er volledig achter staat

“Het is van cruciaal belang dat het hele leidinggevende team achter de digitale en technologische initiatieven staat en er duidelijk over is”, zegt Miklusak. “Als het leidinggevende team niet op één lijn zit, is er weinig kans dat de digitalisering zal worden aanvaard.”

 

Scott Schoeneberger is dezelfde mening toegedaan.

 

“Betrek alle stakeholders en iedereen die bepalend is voor de organisatorische aspecten, bij het digitaliseringsproces”, zegt hij. “Dit zal de globale aanvaarding bevorderen omdat iedereen zich dan meer verbonden voelt en meer open staat voor de verandering.”

 

 

5. Voorzie in opleiding

"Voorzie in uitgebreide opleiding en permanente ondersteuning tijdens de overstap”, zegt Schoeneberger. “Met meerdere opleidingssessies, voor iedereen toegankelijke opleidingen en toegangtot deskundigen vermijdt u dat de veranderingen tot een daling van de
productiviteit leiden.”

 

Door continue opleiding aan te bieden geeft u uw werknemers te kennen dat u achter hen en de kantoordigitalisering staat,voegt Miklusak eraan toe.

 

“Permanente opleiding, zoals geregelde demo's, bereiden uw organisatie voor op het volgende niveau, en dat motiveert werknemers om de overstap enthousiast in plaats van schoorvoetend tegemoet te zien.”

 

 

6. Betrek uw werknemers bij de digitaliseringsbeslissingen

“Net zoals u graag klantenfeedback krijgt over een product voorafgaand aan zijn grootschalige lancering, moet u uw werknemers om feedback vragen over hoe u het best kunt digitaliseren om hun resultaten en efficiëntie te bevorderen”, zegt Miklusak. “Dat verhoogt de doeltreffendheid van digitaliseringsprocessen en geeft werknemers het gevoel erbij betrokken te zijn in plaats van dat alles boven hun hoofd wordt beslist."

 

 

7. Ga niet te snel

“De beste digitaliseringsprocessen worden stap voor stap uitgerold”, zegt Scott Schoeneberger. “Bij een geleidelijke invoering maken mensen zich minder zorgen over het gebruik van de nieuwe technologie, hebben ze voldoende tijd om veranderingen te verwerken en worden de mogelijkegevolgen voor bepaalde functies duidelijk.”

 

Kantoordigitalisering moet een “werk van lange adem” zijn, vult Sean Beard aan. “Start traag, vooral als de overstap een verandering van cultuur met zich brengt, en geef de werknemers zeggenschap in elke fase van het project.”

 

FOTO : Getty Images 

 

Dit artikel werd vertaald naar het Nederlands, originele publicatie American Express® Verenigde Staten – November 2019

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.