Beter samenwerken met uw telewerkers. Hoe doet u dat?

Dankzij de huidige technologie is telewerk gemakkelijker en populairder dan ooit. Het biedt uw personeel de mogelijkheid om van thuis uit te werken en u kunt bovendien ook een beroep doen op talenten overal ter wereld.

American Express® Verenigde Staten  | November 2019

 

succesvolle-kantoordigitalsering

 

Er zijn echter niet alleen positieve kanten aan die flexibiliteit. Wanneer uw werknemers zich op verschillende locaties, in verschillende tijdzones en zelfs verschillende landen bevinden, is het bijvoorbeeld niet altijd eenvoudig om hen doeltreffend te laten samenwerken. Wanneer u, als bedrijf bovendien geen specifiek beleid hebt om uw telewerkers te managen, kan dat de zaken extra bemoeilijken.

 

Om uw werknemers die op andere locaties werken, optimaal in te zetten, kunnen de volgende strategieën ter bevordering van de samenwerking nuttig zijn.

 

 

1. Volg deadlines op met software voor projectmanagement

Misschien kunnen uw telewerkers extra begeleiding gebruiken bij de taken waaraan ze die dag elk moeten werken. Zij komen immers niet naar de dagelijkse vergaderingen op kantoor en komen elkaar niet tegen op de gang om elkaar kort te briefen. Software voor projectmanagement zoals JIRA, Trello of Monday.com kan ertoe bijdragen dat iedereen op schema blijft en er efficiënter wordt gewerkt.

 

Met software voor projectmanagement kunt u projecten opsplitsen in individuele taken en mijlpalen, verantwoordelijkheid toewijzen aan elke werknemer, zien wie wanneer beschikbaar is, en telewerkers een manier bieden om vragen te stellen en zorgen over hun werk te delen. U kunt ook nagaan wie toegang heeft tot verschillende bedrijfsmiddelen, zoals bedrijfsbetaalkaarten.

 

Op die manier kunnen uw telewerkers perfect weten waaraan de andere teamleden werken, hoewel ze elkaar nooit persoonlijk ontmoeten.

 

 

2. Spreek een manier van communiceren af

Wanneer iedereen van 9 tot 5 op kantoor is, weten werknemers waar en wanneer ze elkaar kunnen bereiken. De communicatieverwachtingen zijn echter minder duidelijk wanneer werknemers volgens diverse uurroosters werken, vooral omdat mensen er verschillende communicatiestijlen op na houden. Sommigen checken constant hun mailbox en chat-apps en raken dus gefrustreerd als anderen niet onmiddellijk antwoorden. Anderen zijn zo geconcentreerd bezig dat ze slechts af en toe antwoorden.

 

Formuleer duidelijke verwachtingen over de manier waarop uw werknemers zouden moeten communiceren, om misverstanden te voorkomen. Hoe lang mag iemand ten hoogste wachten om op een e-mail te antwoorden? Moeten telewerkers bepaalde uren van de dag bereikbaar zijn via chat? Wanneer mag iemand de ‘niet storen’-functie aanzetten om vragen te beantwoorden? Met wie mogen andere werknemers in dat geval contact opnemen als ze informatie nodig hebben?

 

Uw werknemers kunnen niet samenwerken als ze niet goed met elkaar communiceren. Zorg er dus voor dat ze weten hoe ze in contact kunnen blijven.

 

 

3. Werk samen in de cloud

Cloudsoftware is bijna een noodzaak wanneer een deel van uw werknemers op andere locaties werkt. Anders moeten uw werknemers er altijd aan denken de computerbestanden mee te brengen naar kantoor op een stick, wat ook een veiligheidsrisico inhoudt aangezien ze die kunnen verliezen. Ze kunnen ook bestanden heen en weer mailen, maar wanneer documenten worden bijgewerkt, is het vaak moeilijk nog bij te houden wat nu precies de laatste versie is.

 

Met cloudsoftware zoals Google Drive of Dropbox kunnen uw werknemers niet alleen gemakkelijk bestanden doorsturen, ze kunnen ook samen aan hetzelfde document werken en hun wijzigingen worden automatisch uitgevoerd. Wanneer er aan grote projecten wordt gewerkt met meerdere auteurs dan is het inspirerend om zes mensen tegelijk een document te zien bewerken. Het voelt aan alsof je in team bezig bent, hoewel iedereen op een andere locatie zit. 

 

 

4. Overweeg om videochat te gebruiken voor een persoonlijk noot

Wie alleen per e-mail of chat communiceert, verliest de persoonlijke band. Zelfs bij een telefoongesprek gaan dingen verloren omdat gezichtsuitdrukkingen ontbreken. Bovendien heerst ook altijd de bezorgdheid dat wanneer u met uw telewerkers praat, zij niet volledig gefocust zijn of afgeleid worden door iets wat op de achtergrond gebeurt.

 

Uw werknemers kunnen niet samenwerken als ze niet goed met elkaar communiceren. Zorg er dus voor dat ze weten hoe ze in contact kunnen blijven.

 

Met programma's zoals Skype kunt u een videoconferentie organiseren voor uw hele groep. Met die technologie kunt u de persoon zien met wie u praat. U kunt ook in uw vergaderzalen grote schermen met een camera plaatsen. Wanneer u dan een vergadering houdt, zal het lijken alsof de telewerkers mee rond de vergadertafel zitten.

 

 

5. Vergeet niet te denken aan beloningen en feestjes

Om een gevoel van kameraadschap tussen uw telewerkers op te bouwen, is het belangrijk evenementen te plannen waarop ze elkaar buiten het werk kunnen zien. U kunt bijvoorbeeld een namiddag reserveren waarop werknemers elkaar via videochat contacteren om elkaar persoonlijk te leren kennen.

 

U moet zich ook erkentelijk tonen wanneer uw telewerkers goed werk hebben geleverd, door middel van beloningen of zelfs gewoon met een verbaal schouderklopje. Cadeaubonnen, beloningen en andere kleine uitingen van waardering voor het personeel kunnen een wereld van verschil maken voor uw telewerkers en hebben een heel kleine impact op uw cashflow.

 

Telewerkers hebben in wezen behoefte aan dezelfde dingen als andere werknemers om goed te kunnen samenwerken: ze hebben duidelijke doelen nodig, ze moeten kunnen communiceren en ze moeten zich deel voelen van het team. Door deze strategieën te gebruiken, kan uw bedrijf een productief klimaat scheppen voor alle werknemers, zowel intern als extern.

FOTO : Guetty Image

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.