Gids voor bedrijfsleiders: hoe pak ik indeze coronatijden thuiswerk aan?

Bedrijven over de hele wereld proberen zich aan te passen, terwijl werknemers – waar mogelijk – van thuis uit werken. Volgende tips kunnen nuttig zijn voor wie nu plots wordt geconfronteerd met het vooruitzicht om met een team van thuiswerkers te moeten werken. 

Rodika Tollefson  | Freelanceschrijfster en -journaliste

American Express® Verenigde Staten  | 19 maart 2020

 

thuiswerken-guide

 

Bedrijven in alle sectoren kiezen nu volop voor thuiswerk in een poging om de Covid-19-pandemie in te dijken. Bij die overstap moeten bedrijfsleiders en  eigenaars onder andere nadenken over communicatie, technologie en naleving. In normale omstandigheden kan thuiswerk plannen maanden in beslag nemen, maar nu hebben veel bedrijven die luxe niet. Deze beknopte gids biedt een leidraad voor het opstellen van een thuiswerkbeleid.

 

 

1. Bereid je personeel voor

Zoek eerst uit welke functies, geheel of gedeeltelijk, van op afstand kunnen worden uitgeoefend. Dat kan aanzienlijk verschillen afhankelijk van het soort bedrijf.

 

Daarna moet je nagaan of de mensen die momenteel die functies uitoefenen, over de nodige basistechnologie voor thuiswerk beschikken, zoals een snelle internetverbinding en een thuiscomputer, tenzij je hun een bedrijfslaptop kunt meegeven. Denk eraan dat je misschien de internetverbinding of mobiele plannen van sommige werknemers op jouw kosten zult moeten laten upgraden of een technologievergoeding zult moeten betalen.

 

Buiten een kantooromgeving werken kan ook desoriënterend zijn voor werknemers die dit nog nooit eerder hebben gedaan.

 

“Geef je werknemers een checklist om hun thuiskantoor op te zetten”, adviseert Chad Sorenson, directeur van Adaptive HR Solutions uit Jacksonville, Florida en gekozen voorzitter van HR
Florida State Council.

 

Die checklist moet diverse tips bevatten, zoals: hoe kies ik thuis de beste plek om te werken en hoe bereid ik mijn gezinsleden voor zodat zij mij zo weinig mogelijk storen.

 

 

2. Leg verwachtingen vast

Het is niet alleen de fysieke omgeving die verandert, maar ook de manier waarop werknemers werken en communiceren.

 

“De belangrijkste succesfactoren zijn goede communicatie en duidelijk vastgelegde verwachtingen”, zegt Chad Sorenson. “Voer hierover een gesprek en deel ze schriftelijk mee, hetzij per e-mail hetzij in een document dat je hebt opgesteld.”

 

Onder verwachtingen vallen zaken als:

  • Hoe vaak moeten ze inchecken en hoe?
  • Wat moeten ze meedelen? Dagelijkse updates, rapporten over bereikte doelstellingen of afgewerkte projecten, of de problemen waarmee ze geconfronteerd zijn?
  • In welke opzichten wijk je af van de normale bedrijfsexploitatie en routineactiviteiten?
  • Welke taken moeten worden uitgevoerd of welke diensten moeten aan klanten worden verleend, ondanks de veranderingen?


Wees bereid om je verwachtingen bij te stellen en geef wat speelruimte. Je werknemers werken in een ongewone omgeving, maar bovendien kunnen sommige taken ook meer tijd vragen. Als je bijvoorbeeld met dagelijkse updates werkt, moeten zowel teamleden als managers meer tijd besteden aan het lezen en schrijven van e-mails.

 

“We houden rekening met een kleine daling van de productiviteit door de aanwezigheid van andere gezinsleden en andere afleidingen", zegt David Batchelor, medeoprichter en directeur van het kleine telecombedrijf DialMyCalls.

 

DialMyCalls heeft een twaalftal werknemers in Florida en Texas, van wie de helft al van thuis uit werkte. David Batchelor vertelt dat hij, om alle werknemers op eventueel thuiswerk voor te bereiden, werknemers heeft gevraagd een plan op te stellen dat voor iedereen werkbaar is.

 

“Leg niet op wat jij denkt dat zal werken, maar vraag feedback.”

 

 

3. Zet communicatieprocedures op

Communicatieplatformen zoals Slack of Microsoft Teams en apps voor videoconferencing zoals Skype zijn enkele van de belangrijkste tools die werknemers nodig zullen hebben om van op afstand te communiceren en samen te werken. In vergelijking met e-mailverkeer, dat altijd asynchroon verloopt, bieden dergelijke platformen het grote voordeel in realtime te kunnen communiceren – een tijdelijke vervanging van persoonlijke contacten. Besef dat je met beperkingen zult worden geconfronteerd, aangezien niet iedereen breedbandinternet voor videogesprekken of een computer met webcam heeft.

 

Bij continued, een bedrijf dat permanente online-educatie aanbiedt (met meer dan 100 thuiswerkers), voeren managers geregeld, op vooraf geplande tijdstippen gesprekken met hun directe medewerkers om samen projecten en doelstellingen te overlopen.

 

“Doelgerichte korte updates tussen teamleden zorgen ervoor dat projecten op koers blijven", zegt Asher Primrose, human resources manager bij de LaCalle Group, het moederbedrijf van continued.

 

 

4. Stel de nodige tools ter beschikking

Ook te overwegen zijn platformen voor projectbeheer zoals Monday.com, Asana of Basecamp, en online deelapps zoals Google Suite en Microsoft SharePoint – naast tools voor communicatie met klanten.

 

Bij advocatenkantoor Hoeslcher Gebbia Cepeda, PLLC uit San Antonio kon men al na enkele uren afstandsvergaderingen houden met cliënten en van thuis uit werken. Daarvoor werden scenario's opgesteld om problemen op te lossen, apps voor videoconferencing op laptops gedownload en de technologie tijdens een proefvergadering getest.

 

"

Soms moeten on the spot knopen worden doorgehakt, maar ook dan moeten de beslissingen billijk zijn voor iedereen binnen de organisatie. Managers mogen niet apart beslissingen nemen die alleen voor hun teamleden gelden.

 

– Chad Sorenson, directeur van Adaptive HR Solutions

 

Gezien de diverse voorkeuren van zijn cliënten heeft het kantoor beslist verschillende apps voor videoconferencing te downloaden en te testen op elk van de 12 laptops die advocaten en ondersteund personeel mee naar huis zullen krijgen. 

 

“Dat is het voordeel van een klein bedrijf te zijn – we kunnen ons aanpassen”, zegt hoofdadvocaat en zaakvoerder Joseph Hoeslcher. “We wilden op alle situaties voorbereid zijn door de meest gebruikte programma's te downloaden.”

 

 

5. Houd rekening met gegevensbescherming en -beveiliging

Werknemers buiten de IT-infrastructuur van het bedrijf laten werken heeft een impact op de gegevensbeveiliging, zeker als je geen bedrijfslaptops kunt meegeven. 

 

“Oplossingen voor toegang op afstand en met het internet verbonden servers moeten worden gepatched en beveiligd met authenticatie op basis van twee of meerdere factoren, met verbindingen via een virtueel privénetwerk (VPN)”, zo adviseert Christian Mairoll, CEO van cyberbeveiligingsbedrijf Emsisoft uit Nieuw-Zeeland dat ongeveer 40 mensen te werk stelt die op verschillende plaatsen ter wereld op afstand werken.

 

Aan bedrijven die hun personeel geen toestellen kunnen meegeven om thuis te werken, raadt hij aan ervoor te zorgen dat de thuiscomputers van hun werknemers uitgerust zijn met de patchversies van het meest recente besturingssysteem en de laatste software. 

 

“Het is geen goed idee dat een werknemer gevoelige gegevens verwerkt en verbinding maakt met het bedrijfsnetwerk op een computer met een verouderd besturingssysteem zoals Windows XP waarop zijn of haar kinderen ook op het internet surfen”, aldus nog Christian Mairoll.

 

Bekijk in die gevallen of er alternatieven zijn. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Zijn mijn werknemers voor meerdere functies opgeleid zodat ze tijdelijk elkaars taken kunnen overnemen en alleen werknemers met veilige toestellen gevoelige gegevens verwerken?
  • Als een werknemer zowel een bedrijfslaptop als een goed beveiligde thuiscomputer heeft, kan hij zijn bedrijfslaptop dan tijdelijk “uitlenen” aan een collega? 
  • Kan een werknemer eventueel zijn hele desktopcomputer mee naar huis nemen?
  • Kan een werknemer thuis aan een beperkt aantal taken werken en taken met gevoelige gegevens doorgeven aan een ander teamlid, die taken uitstellen als ze niet dringend zijn of deeltijds op kantoor komen werken om die taken af te handelen?


Bij Hoeslcher Gebbia Cepeda, PLLC moet bijvoorbeeld het beginsel van strikte geheimhouding tussen advocaat en cliënt in acht worden genomen, wat moeilijk kan zijn voor advocaten met jonge kinderen thuis. Advocaten moeten soms ook cliënten persoonlijk spreken om rechtszaken voor te bereiden. In die gevallen komen ze naar kantoor en zijn er aparte zones en andere procedures gecreëerd om de veiligheid te waarborgen.

 

Daarnaast verdient het volgens Mairoll zeker aanbeveling om een veilige, cloud-gebaseerde back-up te gebruiken voor de opslag van gevoelige dossiers. Als dat niet mogelijk is, raadt hij aan de werknemer te verplichten om zijn toestel te versleutelen.

 

 

6. Blijf alle regels in acht houden

Ook in buitengewone omstandigheden moeten de regels worden nageleefd. Volgens Chad Sorenson van HR Florida State Council moet elk thuiswerkbeleid flexibel, maar ook uniform zijn. Naleving houdt in dat zowel vrijgestelde als niet-vrijgestelde werknemers correct worden betaald en dat de relevante beleidslijnen worden toegepast.

 

Soms moeten on the spot knopen worden doorgehakt, maar ook dan moeten de beslissingen billijk zijn voor iedereen binnen de organisatie. Volgens Sorenson mogen managers niet apart beslissingen nemen die alleen voor hun teamleden gelden. “Schrijf jezelf een memo met de redenen waarom je hebt gedaan wat je hebt gedaan, zodat je later – als iemand jouw beslissing in vraag stelt – de redenen achter jouw beslissing kunt uitleggen.”

 

 

7. Wees altijd flexibel

Veel werknemers hebben jonge kinderen die nu thuis zijn omdat er geen les wordt gegeven. Wees dus niet verbaasd als je tijdens vergaderingen op de achtergrond kinderen hoort of ziet. Vergeet ook niet dat de productiviteit van je werknemers minder hoog zal zijn omdat ze door hun gezinsleden kunnen worden afgeleid.

 

Beeld je zeker ook in hoe het nu voor je werknemers is, zegt Teresa Douglas, een moeder van twee kinderen, van 9 en 10 jaar, die thuis werkt als operations en people manager voor Kaplan Test Prep.

 

“Vraag hoe je hen kunt helpen om hun werk gedaan te krijgen in deze moeilijke tijden”, adviseert Douglas, medeauteur van Working Remotely: Secrets to Success for Employees on Distributed Teams. “Zeg hen dat je weet dat ze hun uiterste best doen. Dat zal enorm helpen om je team productief te houden.”

 

 

8. Creëer vertrouwen en verantwoordelijkheid

Bedrijfsleiders voor wie thuiswerk een nieuw gegeven is, staan er misschien niet altijd bij stil dat bij thuiswerk een andere cultuur heerst, en niet alleen omdat je virtueel communiceert en samenwerkt. Thuiswerk steunt op vertrouwen en verantwoordelijkheid.

 

“Managers moeten duidelijke verwachtingen formuleren en erop vertrouwen dat hun teamleden hun werk doen”, aldus Asher Primrose van de LaCalle Group. “Het belangrijkste aspect van virtueel werk is een cultuur van vertrouwen tot stand brengen.”

 

FOTO : Getty Images

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.