Hoe een efficiënte onlinepresentatie geven van thuis uit 

Tips voor onlinepresentaties zodat uw publiek oog heeft voor u en niet voor uw thuiswerksituatie

Bruna Martinuzzi |  Opleider presentatievaardigheden, auteur, columnist Business Trends & Insights, Clarion Enterprises Ltd.

American Express Verenigde Staten | 16 april 2020

 

Hoe een efficiente onlinepresentatie geven van thuis uit

Nu meer mensen thuis werken, zijn onlinepresentaties de norm. Voor velen kan de overstap van fysieke naar onlinepresentaties een nieuwe reeks uitdagingen met zich meebrengen.

 

Maakt u zich zorgen dat u misschien gaat klungelen met nieuwe technologie of er verward uitziet tijdens een presentatie in een digitale setting waarmee u niet vertrouwd bent? Dan bent u niet de enige. Deze acht tips kunnen u helpen om onlinepresentaties te geven als een echte professional.

 

 

1. Vereenvoudig uw slides

Elk platform voor webconferenties heeft zijn eigen specifieke manier om slides te tonen. Vermijd technische problemen door eenvoudige, gemakkelijk te lezen slides te maken.

 

Zet de tekst in het midden in plaats van aan de rand van de slides, want misschien worden de slides niet goed weergegeven op het scherm van uw toehoorders. Contrastrijke slides kunnen ook een goed idee zijn — die kan uw virtuele publiek gemakkelijker lezen.

 

Vergeet niet dat onlinetoehoorders afgeleid of aan het multitasken kunnen zijn. Om te vermijden dat ze uw hoofdpunten missen, moet u uw kernboodschap snel duidelijk maken. Gebruik hiervoor in uw slidetitels een kopzin die het belangrijkste punt van uw slide weergeeft. U kunt elk hoofdpunt dan uitleggen in het hoofddeel van de slide.

 

 

2. Zorg voor goede technologie

Technologie houdt ons verbonden, maar door de complexiteit ervan kunnen ook gemakkelijker dingen fout lopen. Een manier om u voor te bereiden, is uw technologie bekijken vanuit de wet van Murphy, die stelt dat alles wat mis kan gaan, ook mis zal gaan. Focus op die zaken waar u controle over heeft.


Gebruik de meest betrouwbare internetverbinding waarover u kunt beschikken. Providers van webconferenties vinden een kabelverbinding doorgaans beter dan draadloze verbindingen (WiFi). En WiFi-verbindingen worden beter geacht dan mobiele verbindingen. Leg een tweede laptop (of tablet of telefoon voor noodgevallen) klaar voor het geval u een probleem ondervindt. Download een PDF-versie van uw presentatie die u kunt opvragen in geval van een technisch probleem met uw slides (doe dit door “Opslaan als” en “PDF” te kiezen). Wanneer u uw presentatie als PDF opslaat, verwijder dan eerst uw verborgen slides; die blijven immers niet verborgen wanneer u uw PDF-presentatie toont. Sluit onnodige applicaties, zodat ze uw software voor webconferenties niet hinderen. Sluit ook alle andere activiteiten in de achtergrond af die veel geheugen of bandbreedte verbruiken, zoals het downloaden of uploaden van grote bestanden of het onmiddellijk synchroniseren van bestanden. Maak u vooraf vertrouwd met het platform dat u gebruikt. Oefen het dempen en aanzetten van uw microfoon. Als u de host bent, oefen dan ook het dempen en aanzetten van een of alle andere deelnemers. Volg de instructies van de helpfunctie van uw videoconferentie-app, zodat u niet onhandig overkomt tijdens de presentatie zelf.

 


3. Kies de juiste achtergrond

Haal eventuele visuele afleidingen achter u weg, zoals planten, dozen, stapels boeken, voeding, speelgoed, wasgoed, huisdieren — een ideale achtergrond is een kale muur om afleiding te vermijden en er professioneel uit te zien.

 

Als opruimen niet mogelijk is, kunt u ook een uitgekiende virtuele achtergrond maken. Zie bijvoorbeeld de gratis virtuele achtergronden van Canva. U kunt deze ontwerpen uploaden naar elk systeem voor videoconferenties dat achtergronden op maat toelaat. U weet niet goed hoe dat moet? Providers zoals Microsoft Teams of Webex, om er maar een paar te noemen, geven stapsgewijze instructies.

 

 

4. Draag geen sweatshirt of andere vrijetijdskleding

Draag de casual kledij waarin u normaal gezien naar kantoor gaat. Wanneer u een outfit kiest, vermijd dan storende patronen, veelkleurige hemden of glanzende stoffen zoals satijn of zijde; die kunnen glimmen wanneer u in beeld beweegt. Effen kleuren zijn het best — u wilt dat mensen zich focussen op uw boodschap, niet op uw kledij.

 

 

5. Belicht uw gezicht

Als de verlichting in uw kamer niet optimaal is, zet dan een bureaulamp achter uw laptop, in het midden boven de camera om uw gezicht te belichten. Voor een goed resultaat moet u het licht uit andere delen van de kamer tot een minimum beperken door de gordijnen te sluiten; zo voorkomt u belichting van opzij of van achteren.

 

Drijf het tempo op om te vermijden dat uw toehoorders niet meer opletten. Door in een rustig tempo te spreken, loopt u het risico de aandacht van uw virtuele publiek te verliezen.

 

Vermijd een helder verlicht venster achter u; daardoor ziet u er donker en onheilspellend uit. Verander van plaats zodat dit venster zich vóór u bevindt.

 

 

6. Zorg dat ze u en alleen u kunnen horen

Idealiter kiest u voor uw presentatie een stille kamer. Wanneer uw partner of kinderen ook thuis zijn, kan het moeilijker zijn om achtergrondgeluiden te beperken. Dit kunt u oplossen door te investeren in een goede hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon die externe geluiden blokkeert of neutraliseert; zet ook uw telefoon en eventuele lawaaierige computermeldingen uit.

 

 

7. Kijk uw publiek in de ogen

Zet uw laptop wat hoger, zodat de camera op ooghoogte staat. Dat kunt u gemakkelijk doen door een doos of stapel boeken onder uw laptop te leggen. Oefen het spreken tegen de camera, niet tegen het scherm. Kantel ook het scherm van de laptop zodat u centraal in beeld zit en uw hoofd niet buiten het scherm valt.

 

Misschien moet u ook wat verder achteruit zitten. Als u te dicht bij uw laptop zit, kan uw gezicht er opgeblazen uitzien. Dat is niet de meest flatterende hoek. Zit met uw rug comfortabel tegen uw stoel of duw de laptop achteruit. Ideaal is om op armlengte van het scherm te zitten. Zit rechtop, glimlach. Doe moeite om er goed uit te zien. Dat zal men merken.

 

 

8. Trek regelmatig opnieuw de aandacht van uw publiek

De aandacht van uw publiek kan verslappen, vooral tijdens langere onlinepresentaties. Een manier om het aandachtspeil van uw toehoorders te volgen, is de functie ‘aandachtstracking’ bij sommige applicaties voor webconferenties. Bij die functie verschijnen indicatoren naast de naam van elke deelnemer in de deelnemerslijst; aan de hand daarvan kunt u zien of een toehoorder een andere app dan de webconferentie heeft openstaan op zijn of haar scherm.

 

Of uw platform voor webconferenties nu al dan niet een functie heeft om de deelnemers te volgen, bedenk altijd vooraf hoe u opnieuw de aandacht van uw publiek kunt trekken.

 

Spreid uw punten bijvoorbeeld over meer in plaats van minder slides, zodat er regelmatig nieuwe slides op het scherm verschijnen om afdwalende gedachten terug te brengen naar u en uw boodschap.

 

Drijf het tempo op om te vermijden dat uw toehoorders niet meer opletten. Door in een rustig tempo te spreken, loopt u het risico de aandacht van uw virtuele publiek te verliezen. Om te vermijden dat de aandacht verslapt, kunt u ook uw spreekpatroon vaak veranderen of onderbreken door:

  • een directe of retorische vraag te stellen;
  • om feedback of opmerkingen te vragen;
  • af en toe boeiende beelden te gebruiken;
  • een anekdote te vertellen die uw punt illustreert;
  • een of twee voorbeelden te geven om een punt toe te lichten, of een metafoor te gebruiken om een cruciaal punt te benadrukken, 
  • of een korte videoclip te tonen die aansluit op uw boodschap.


Gebruik alles wat relevant is en een monotoon patroon doorbreekt. Op die manier komt u boeiender over.

 

 

Foto: Getty Images

 

Dit artikel werd vertaald naar het Nederlands, originele publicatie American Express® Verenigde Staten – 16 april 2020

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.