Hoe leiding geven aan werknemers in tijden van COVID-19 en social distancing

Wat moet je doen om werknemers te managen in dit ongeziene ondernemingsklimaat?

Enkele suggesties van bedrijfsleiders.

Julie Bawden-Davis  | Schrijfster/Auteur/Uitgever/Spreker, Garden Guides Press

American Express® Verenigde Staten  | 25 maart 2020

 

thuiswerken

 

COVID-19 veroorzaakt nooit geziene verstoringen op de werkvloer – en dat vraagt om standvastig leiderschap. Nu werknemers het moeilijk hebben om zich aan het nieuwe normaal en een onzekere toekomst aan te passen, is het meer dan ooit belangrijk dat bedrijfsleiders een tandje hoger schakelen en aanwezig zijn.

Maar hoe doe je dat, nu onzekerheid de enige zekerheid is? 

 

 

1. Ga af op je intuïtie

Er bestaat geen handleiding voor de ongeziene tijden waarin we nu leven. Vertrouw dus op je buikgevoel bij het managen van je personeel. 

 

“Omgaan met economische onzekerheid en de plotse noodzaak om werkprocedures compleet om te gooien om de gezondheid van je werknemers te beschermen, is niet iets waar veel bedrijven een strategie voor klaar hadden”, zegt Jeremy Diamond, advocaat en zaakvoerder van Diamond and Diamond Lawyers. “Door de wol geverfde leiders kunnen in zekere mate putten uit hun jarenlange ervaring, maar door de ongeziene aard van deze bedreiging zullen de meesten zich toch moeten laten leiden door intuïtie en gezond verstand om deze crisis te overleven.”

 

Je werknemers zullen hun manier van denken en handelen afstemmen op hoe jij op de hele situatie reageert. Afgaan op je intuïtie als besluitvormingstechniek betekent nog sterker geloven in je eigen leiderschapscapaciteiten, wat je werknemers of je directe medewerkers extra vertrouwen kan geven.

 

 

2. Straal kalmte uit

“Kalmte uitstralen is het allerbelangrijkste wat je als leidinggevende in een crisis moet doen”, vindt Jeremy Diamond. “Wie kalm blijft, helpt een algemeen gevoel van paniek bij werknemers onderdrukken en schept orde in een situatie die anders volledig uit de hand zou lopen.”

 

Kalm blijven onder druk typeert een sterke leider, vult Peter Bevis, oprichter van Highland Titles, een bedrijf dat zich inzet voor het behoud van de Schotse Hooglanden, aan. “Sterk leiderschap bij personeelsmanagement betekent het hoofd koel houden wanneer anderen het verliezen”, aldus Bevis. Wanneer hij angst voelt opkomen, neemt hij even de tijd om “zichzelf te vermannen”.

 

“Als je werknemers zien dat jij bezorgd bent, gaan ze denken dat er geen hoop meer is. Hoewel dit een moeilijke situatie is, heb je toch controle over de manier waarop je reageert”, voegt Adam Witty, CEO van Advantage, een bureau voor autoriteitsmarketing, eraan toe.

 

 

3. Stel je werknemers gerust en geef hun hoop

Volgens Kerry Goyette, oprichtster en zaakvoerster van Aperio Consulting Group, is het van cruciaal belang werknemers hoop te geven om hen goed door een crisis te loodsen. (Haar bedrijf gebruikt gedragsanalyse om bedrijven te helpen bij het samenstellen van sterk presterende teams.)

 

“De beste leiders leiden vanuit een gevoel van hoop zonder daarom de realiteit uit het oog te verliezen", vertelt Kerry Goyette. “Hoop is een heel belangrijk ingrediënt om succesvol problemen op te lossen. Als we niet geloven dat er een oplossing en een toekomst is, hoe kunnen we dan aan een oplossing werken?”

 

Pas dit in de praktijk toe door doordacht taalgebruik en een passende communicatiestijl te hanteren – vermijd paniekzaaierij en doemdenken. Wees realistisch, maar zoek naar lichtpunten waardoor je werknemers of teamleden gemotiveerd, geconcentreerd en gerustgesteld blijven. 

 

 

4. Concentreer je op de toekomst...

Volgens sommige leidinggevenden is werknemers aan toekomstige projecten laten werken de beste manier om hen gemotiveerd aan de slag te houden. 

 

“We laten onze werknemers verder reisroutes uitstippelen en zelfs promoties uitwerken voor wanneer reizen opnieuw mogelijk wordt”, vertelt Yolanda Ceron, CEO van Amazon Voyagers Travel. “We hebben hen gezegd dat we nog sterker en beter georganiseerd uit deze crisis zullen komen.”

 

Focus zo veel mogelijk op de toekomst, adviseert Chuck Crumpton, oprichter en CEO van wereldwijd adviesbureau Medpoint.

 

“Leg je werknemers uit hoe het herstel er zal uitzien”, merkt Crumpton op. “Op die manier moedig je hen aan zich volledig te blijven geven voor het bedrijf.”

 

Ga, als de kans zich voordoet, nog een stap verder en onderneem actie in de lijn van je visie. Plande je bijvoorbeeld een grondige update van je website? Vraag dan aan je werknemers of iemand van hen geïnteresseerd is om daaraan mee te werken. Vergoed de tijd die ze eraan besteden of overweeg om te investeren in een onlinecursus webdesign voor je werknemers. 

 

Als je aan het hoofd staat van een grote organisatie, neem dan nu de tijd om met je directe medewerkers over hun loopbaantraject te spreken – zie het als een kans om meer te weten te komen over de ambities van je team en te bedenken hoe je jouw directe medewerkers kunt helpen om te groeien.  

 

 

5. ... maar wees niet blind voor de realiteit en handel transparant

Hoewel positief blijven belangrijk is bij personeelsmanagement, is het even belangrijk de realiteit onder ogen te zien. 

 

“Valse overmoed en een te rooskleurige kijk zullen alleen maar twijfel zaaien over je leiderschapscapaciteiten”, zegt Peter Bevis. “Toegeven dat je niet overal een antwoord op weet, is geen teken van zwakte, maar dat proberen te verdoezelen is dat wel.”

 

Je werknemers moeten weten dat je op de hoogte bent van de problemen en klaar bent om ze aan te pakken.

 

“Zie de feiten onder ogen en stel de toestand niet rooskleuriger voor dan ze is”, luidt het advies van Adam Witty. “Er zijn weinig bedrijven waarop COVID-19 geen negatieve impact zal hebben. Sommige bedrijven zullen de werkuren van hun werknemers moeten verminderen, andere zullen werknemers moeten ontslaan. Vertel hen wat de gevolgen van de coronavirusepidemie volgens jou voor jouw bedrijf zullen zijn en wat het bedrijf doet om die negatieve gevolgen te beperken.”

 

"

De beste leiders leiden vanuit een gevoel van hoop zonder daarom de realiteit uit het oog te verliezen. Hoop is een heel belangrijk ingrediënt om succesvol problemen op te lossen. Als we niet geloven dat er een oplossing en een toekomst is, hoe kunnen we dan aan een oplossing werken?

 

– Kerry Goyette, oprichtster en zaakvoerster van Aperio Consulting Group

 

Help je werknemers om de gewijzigde werkomgeving zo snel mogelijk te aanvaarden, voegt Eyal Feldman, CEO van Stampli, een aanbieder van software voor geautomatiseerd crediteurenbeheer, eraan toe.

 

“Werknemers kunnen verlamd raken wanneer de toekomst onduidelijk wordt. Het helpt dus om hen gefocust te houden op actuele uitdagingen, waarmee het veel gemakkelijker omgaan is dan met hypothetische versies van een onbekende toekomst”, aldus Feldman.

 

Het beste wat je kunt doen, is spontaan de waarheid vertellen. Geef geregeld updates over de gezondheidstoestand van je bedrijf of bedrijvengroep en wees eerlijk over de beslissingen die je misschien zult moeten nemen. Wees bovenal menselijk – wees een leider, maar vergeet niet om de toestand ook vanuit het standpunt van je team te bekijken en antwoord in alle eerlijkheid op hun vragen. 

 

 

6. Communiceer geregeld met je werknemers

Door de gespannen situatie en het feit dat veel bedrijven momenteel online werken, is het van cruciaal belang de communicatielijnen open te houden.

“Het is nu het moment om meer te vergaderen als je mensen aanstuurt”, zegt Anthony Algmin, oprichter en CEO van Algmin Data Leadership, dat markt- en technologieleiders helpt om gegevens beter te benutten. “Houd minstens één keer per dag een korte bespreking met je teamleden.”

 

Algmin stelt voor om niet alleen virtueel te vergaderen om het bedrijf draaiende te houden, maar ook om algemene interactie aan te moedigen.

 

“Je mag niet vergeten dat mensen die gewoon zijn fysiek veel tijd samen door te brengen, nu gedwongen van elkaar gescheiden zijn. Teamleden kunnen zich verloren of eenzaam voelen. Geef mensen tijd om samen over eventuele uitdagingen te praten.”

 

Bedrijfsleiders zouden ook geregeld persoonlijk contact moeten houden met hun werknemers, adviseert Erica Schultz, chief marketing officer bij de RAIN Group, die verkoopopleidingen en adviesdiensten aanbiedt.

 

“Een kort bericht naar thuiswerkende werknemers kan hen helpen om zich meer verbonden te voelen”, aldus Schultz. “Hierdoor kun je ook te weten komen welke specifieke uitdagingen eventueel een impact hebben op hun werkzaamheden.”

 

Om doeltreffend te communiceren, kan het een goed idee zijn om een planning op te stellen – probeer regelmaat te brengen in hoe en wanneer je communiceert. Op vaste tijdstippen communiceren kan helpen om de verwachtingen van je werknemers of je team te kalibreren. Zo vermijd je dat ze zich onzeker voelen omdat ze niet weten wanneer je opnieuw contact zult opnemen. Start bijvoorbeeld elke werkdag met een actuele stand van zaken per e-mail aan het hele team. Het is raadzaam die mail elke dag op hetzelfde tijdstip te verzenden en daarin altijd hetzelfde stramien aan te houden – bijvoorbeeld hoe je bedrijf of vestiging het maakt, waar jijzelf die dag vooral aan gaat werken en wat je tegen morgen graag wilt weten.  

 

 

7. Blijf bezig en wees productief

Wat betreft productiviteit, is het goede voorbeeld geven van fundamenteel belang, vindt Stefan Weitz, CEO en medeoprichter van Jetson, een producent van probiotische voedingssupplementen.

 

“Ik verzet niet minder werk dan vroeger en mijn werknemers zien dat”, zegt Weitz. “Je moet uiteraard tegemoet komen aan de noden van mensen met kinderen of andere beperkingen, maar het is heel belangrijk dat mensen zien dat het werkvolume van hun leidinggevenden en de kwaliteit ervan niet radicaal veranderen.”

 

Brian Joslyn, oprichter van Joslyn Law Firm, heeft gemerkt dat inactieve werknemers de neiging hebben meer te piekeren.

 

“Ik heb gemerkt dat mijn werknemers geobsedeerd zijn door de constante updates over het virus”, zegt Joslyn. “Ik probeer actief manieren te vinden om werknemers te managen zodat ze zich blijven concentreren op hun taken.”

 

Eén manier om je werknemers te trainen op productieve taken is hen te laten werken aan projecten die op een laag pitje stonden, of aan ideeën die je had willen uitvoeren, maar waarvoor je door alle andere bezigheden voor de crisis geen tijd had. Stel een taskforce van werknemers samen om het idee om te zetten in een concreet resultaat, zoals een document met een aanbevolen manier om het idee uit te voeren zodra alles opnieuw normaal is. 

 

 

8. Volg je eigen raad op

“Bedrijfsleiders zijn niet immuun voor dezelfde crisissen die hun werknemers doormaken”, merkt Anthony Algmin op. “We moeten onszelf wat tijd gunnen om een adempauze in te lassen en ons aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Zoek een hobby. Wie geen uitlaatklep heeft, kan dit niveau van stress niet volhouden en niet zo productief blijven als voor de werknemers en het bedrijf nodig is.”

 

FOTO : Amerrican Express Verenigde Staten

 

 

De informatie die hier wordt verstrekt, is uitsluitend bestemd louter voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als advies betreffende personeelsbeheer, marketing, of als beleggings-, financieel, fiscaal, juridisch of enig ander professioneel advies. DIT IS GEEN VERVANGING VOOR PROFESSIONEEL BEDRIJFSADVIES. Win indien nodig dergelijk advies in van een gespecialiseerd professioneel adviseur in, naar gelang uw specifieke situatie. De hierin opgenomen opvattingen en meningen van derden zijn die van de auteur, spreker of deelnemer (al naargelang het geval) en weerspiegelen niet noodzakelijk de opvattingen, meningen en/of opinies van American Express of een van haar filialen, dochtermaatschappijen of divisies (“American Express”). American Express staat niet garant voor en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de nauwkeurigheid, actualiteit, volledigheid of betrouwbaarheid van hierin
verstrekte meningen, adviezen of verklaringen.