CONSEIL D'AFFAIRES
Pour un suivi facile des dépenses des employés.

Il est toujours important d'être au fait des dépenses de l'entreprise, y compris celles des employés. La façon de suivre ces dépenses influe sur la capacité de l'entreprise à gérer son encaisse, les impôts qu'elle devra payer et d'autres aspects cruciaux de ses activités.

Voici les trois méthodes de suivi et de comptabilisation des frais des employés les plus courantes. Votre système actuel est-il à la hauteur?

Carte de l'entreprise

Ce dont il s'agit
L'employé reçoit une carte de crédit ou de paiement1, et ses dépenses mensuelles sont facturées à l'entreprise. Cette carte d'entreprise permet de fixer des limites – vous déterminez par exemple les produits et services que l'employé peut acheter avec la carte, auprès de quels fournisseurs il devra se les procurer, ou un montant maximal par type de dépenses. Elle est surtout utilisée pour les frais de voyage et de représentation, mais elle est également commode pour régler des frais accessoires (fournitures de bureau, frais d'expédition, etc.) qui relevaient auparavant de la « petite caisse ».

Avantages
  • Facilité du suivi : les frais peuvent être regroupés sur un seul et unique relevé de facturation et présentés par employé, par type de dépenses ou par opération –, ce qui simplifie le rapprochement et le remboursement.
  • Dossiers complets : des relevés de compte et des rapports fournissent les données dont vous avez besoin pour gérer l'encaisse, préparer des documents fiscaux ou appuyer une vérification comptable.
  • Satisfaction des employés : les représentants et voyageurs d'affaires trouvent pratique d'avoir leur propre carte, car cela permet de séparer les dépenses personnelles des frais professionnels, allège les formalités administratives et élimine l'attente du remboursement au retour d'un voyage.
  • Programme de récompense : les cartes affaires accélèrent l'accumulation de points et l'obtention de primes incitatives.
  • Diminution de la paperasse pour l'entreprise et les employés : quand la majorité des frais sont réglés au moyen de la carte, on utilise moins le système manuel de remboursement.
Conseil
Simplifiez votre tenue de livres en optant pour des rapports de gestion électroniques, tels que les rapports de gestion trimestriels d'American Express, pour obtenir une présentation par titulaire de Carte, par type de dépenses, par montant, par date, etc.

Remboursement de l'employé

Ce dont il s'agit
L'employé règle de sa poche les frais professionnels qu'il engage, et il est remboursé par l'entreprise après présentation d'une note de frais accompagnée de reçus et d'autres pièces justificatives.

Avantages
  • À la portée de tous : on peut toujours fournir une note de frais papier ou électronique aux fins du remboursement des frais réglés par l'employé. Seuls certains employés se voient attribuer une carte, selon leur mandat ou leurs fonctions.
  • Souplesse : même si la plupart des employés ont une carte d'entreprise, un système parallèle est nécessaire pour rembourser les menues dépenses ou les achats effectués là où la carte n'est pas acceptée (pourboires, taxis, journaux, stands de café).

Désavantages
  • Lourdeur du processus : il faut vérifier l'exactitude des montants en les comparant à ceux indiqués sur les reçus. Il faut aussi faire des chèques, les distribuer et, en cas de perte, les remplacer.
  • Fardeau pour l'employé : il doit avoir une marge de crédit suffisante, s'il utilise une carte de crédit. Il peut être obligé d'attendre un chèque de remboursement pour régler son solde (l'entreprise peut souhaiter retarder ses décaissements). La tâche s'alourdit s'il a beaucoup de reçus à présenter.
Conseil no 1
Plus la note de frais est détaillée, plus il est facile pour l'entreprise de suivre les dépenses à des fins fiscales et autres. Votre fiscaliste vous aidera à élaborer le meilleur formulaire possible.

Conseil no 2
Veillez à ce que les employés remettent leurs notes de frais en temps utile. Cela aidera à la bonne tenue des livres et à la gestion adéquate des dépenses en cause. En général, les entreprises accordent un délai de 60 jours après le retour d'un voyage.

Avance de fonds

Ce dont il s'agit
L'entreprise émet un chèque à l'employé pour couvrir les dépenses prévues; l'employé retourne tout montant inutilisé.

Avantage
  • Aucun engagement de fonds personnels : La méthode bénéficie à l'employé, qui reçoit de l'argent comptant à l'avance.
Désavantages
  • Encaisse : l'entreprise verse des fonds avant même que les dépenses soient faites.
  • Recouvrement : comme l'employé doit remettre les sommes inutilisées, il faut non seulement effectuer un rapprochement minutieux, mais aussi réencaisser les fonds restants.
  • Fardeau pour l'employé : tout comme pour la méthode du remboursement après voyage, la paperasserie est lourde pour ceux qui ont beaucoup de reçus à présenter.
Conseil
Pensez à établir un « système d'indemnités non soumises à justification » où les avances de fonds, sous forme de chèques distincts des chèques de paye, sont comptabilisées au titre de la rémunération de l'employé.

Indépendamment des atouts et lacunes de ces méthodes, l'important est de savoir si votre suivi des frais d'affaires est efficace, tant pour l'entreprise que pour le personnel. Dans l'affirmative, vous gardez le contrôle des dépenses des employés. Si ce n'est pas le cas, quelques petites modifications au processus pourraient améliorer grandement votre efficacité!

1 La carte de crédit s'accompagne d'une marge de crédit et son solde peut être réglé en tout ou en partie chaque mois. La carte de paiement n'est pas dotée d'une marge de crédit : le solde doit être réglé intégralement tous les mois.

Reproduction autorisée - www.americanexpress.com
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