E-Rechnung 2025: Was Unternehmen jetzt tun und wissen müssen

Lange angekündigt und gern verdrängt: die E-Rechnung. Jetzt ist sie da und soll – laut Bundesministerium der Finanzen – nicht nur die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft vorantreiben, sondern auch die Prozesse im Rechnungswesen für Unternehmen vereinfachen. Wer eine E-Rechnung erhält, kann sie zukünftig ohne Medienbruch weiterverarbeiten, da sie in der sogenannten „strukturierten elektronischen Form“ vorliegt. Dieser nahtlose Weg soll Arbeitsaufwände und Fehler minimieren.

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar verbindlich im B2B-Bereich – und zwar für alle inländischen Unternehmen, die Leistungen für andere inländische Unternehmen erbringen.

• Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmen? Ja, sie betrifft alle Unternehmen, unabhängig von der Größe, z. B. auch KMU, Freiberufler:innen, landwirtschaftliche Betriebe oder Arztpraxen.
• Sind nur inländische Unternehmen betroffen? Ja, die Pflicht gilt nur, wenn dein Business seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat.

Good news: Auch wenn die E-Rechnungspflicht streng genommen jetzt schon gilt, gelten gewisse Übergangsfristen. So müssen Unternehmer:innen ab 2025 lediglich den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Erst ab 2027 bzw. 2028 sind Unternehmen auch zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet. Bis dahin darfst du als Unternehmer:in deine Rechnungen wie üblich als digitale Datei (z. B. per E-Mail mit PDF-Anhang) oder sogar noch auf Papier ausstellen.

1. Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
2. Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
3. Verlängerte Übergangsfrist für KMU: Ab 1. Januar 2028 sind auch Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

„Erlaubt ist, was gefällt“ gilt allein für die Verarbeitung der empfangenen E-Rechnung. Denn es gibt keine Vorschriften, wie du die XML-Dateien für dein Unternehmen nutzt und auswertest. Wichtig ist nur: Ab dem 1. Januar 2025 muss jede ein- und ausgehende E-Rechnung acht Jahre lang archiviert werden – und zwar unverändert im Originalformat. Während dieser Zeit muss sie maschinell lesbar und auswertbar bleiben.

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Eine gültige E-Rechnung hat ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie kann zwar wie ein normales PDF aussehen – zum Beispiel im Corporate Design deines Unternehmens –, muss jedoch immer eine standardisierte XML-Struktur enthalten, die eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.

• ZUGFeRD-Rechnung: Das hybride Format kombiniert XML-Teil und PDF-Teil miteinander und ist damit lesbar für Maschinen und Menschen. Die Empfänger:innen enthalten die Rechnung als PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang. Vorteil: Sie kann im Firmendesign gestaltet sein. (ZUGFeRD steht übrigens für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.)
• XRechnung: Sie enthält ausschließlich einen XML-Datensatz – und ist damit nur für Maschinen lesbar. Um sie für Menschen lesbar zu machen, sind Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware erforderlich, wie z. B. GetMyInvoices. Im öffentlichen Auftragswesen (B2G-Business) sind XRechnungen bereits Standard.

Du fragst dich, wie du nun E-Rechnungen – und alle sonstigen Rechnungen – möglichst bequem empfangen und sortieren kannst? Laut Bundesministerium der Finanzen reicht zwar grundsätzlich ein E-Mail Postfach. Doch die Rechnungen werden vermutlich je nach Vertragspartner:in in verschiedenen Formaten und aus diversen Quellen bei dir landen, teilweise in E-Mail-Postfächern, teilweise in Online-Portalen (z. B. wenn du bei Amazon Einkäufe tätigst). Um das Rechnungsmanagement im Griff zu behalten, sind viele Buchhaltungsprogramme und Online-Services bereits auf E-Rechnungen eingestellt.

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