Wie Unternehmen mit vPayment mühelos komplexe Zahlungsvorgänge meistern

Komplexen Zahlungs- und Geschäftsprozessen fehlt es oftmals an Transparenz. Hier setzt die virtuelle Zahlungslösung vPayment von American Express an: Jede Transaktion wird mit einer Einmal-Kreditkartennummer versehen. Das erhöht die Sicherheit – aber Ausgaben lassen sich so auch leichter zuordnen und kontrollieren.

vPayment lässt sich überall dort einsetzen, wo auch American Express Kreditkarten akzeptiert werden. Nachfolgend erfährst du, worin die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der virtuellen Bezahllösung liegen.

Hinter vPayment verbirgt sich ein Portal zum Erstellen von einmaligen Kreditkartennummern, die bequem bei allen American Express Akzeptanzstellen eingesetzt werden können. Du bestimmst bei der Erstellung der virtuellen Karte lediglich Betrag, Zeitraum der Nutzungsmöglichkeit und die für dich wichtigsten Referenzen, was dir später die Buchhaltung erleichtert.

Anders als bei den bisher genutzten Abteilungskreditkarten sind die virtuellen Karten nicht namensbasiert, die Verantwortung der Rechnungsbeschaffung bleibt somit nicht an einer Person hängen. Durch die optionalen Referenzfelder kannst du direkt die Namen der Buchenden hinterlegen.

American Express vPayment zeichnet sich durch zahlreiche Vorteile aus, die im unternehmerischen Alltag hilfreich sein können. Dieses Produkt sticht besonders in folgenden Punkten heraus:

Mit der generierten einmaligen Kreditkartennummer wird die Sicherheit bei Transaktionen erhöht. Virtuelle Kreditkarten statt physischer reduzieren das Betrugsrisiko, zudem sind Ausgaben nur begrenzt, beziehungsweise im vorher abgesteckten Rahmen möglich.

Das ist unter anderem dann hilfreich, wenn Einkäufe bei neuen und unbekannten Händlern oder Lieferanten abgesichert werden sollen. Auch die Nachverfolgung der einzelnen Zahlung wird erleichtert: Durch die Vielzahl der optionalen Referenzen können Zahlungen einfacher zugeordnet werden.

Zudem ist ein internes Vier-Augen-Prinzip möglich, lege dedizierte Genehmigende fest, welche virtuelle Karten ab einer zuvor festgelegten Summe, zur Freigabe gesendet bekommen. Dies erhöht die Sicherheit und erfüllt deine firmeninternen Buchungsrichtlinien.

Verfolge sämtliche Aktivitäten in Echtzeit mit. Du siehst in deinem vPayment Portal alle Informationen zu den virtuellen Karten:

•       Wer die Nummer angelegt, bearbeitet oder gelöscht hat.
•       Welche Transaktionen wurden durchgeführt oder stehen noch aus.

Ist mal etwas dabei, was sich nicht zuordnen lässt, kannst du die individuellen Transaktionen direkt reklamieren.

Sämtliche Belastungen werden in einer Sammelabrechnung monatlich zur Verfügung gestellt, dazugehörige Abrechnungsdateien mit deinen Referenzen vereinfachen den Buchhaltungsprozess.

Erstellung und Verwaltung der virtuellen Zahlungsnummern in Sekundenschnelle. Du entscheidest stets selbst über den Einsatzbereich und kannst deine Mitarbeitenden bei Anschaffungen unterstützen:

•       Lege eine virtuelle Karte für einmalige Transaktionen an.
•       Nutze die Lösung zur Hinterlegung in Buchungsportalen für einen langfristigen Zeitraum.
•       Erhöhe die Nutzungssumme oder Zeiträume, sollten Projekte das Budget oder Zeitfenster übersteigen.
•       Lösche die Nummer wieder, sollte sich der Bedarf doch erledigt haben.

Weil Zahlungsprozesse mit vPayment automatisiert werden können und sich der Transaktionsbericht optimal in bestehende Systeme integrieren lässt, können bei der Buchhaltung Zeit und Arbeitsaufwand eingespart werden.

Der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert. Unternehmen können mit vPayment zudem von dem verlängerten Zahlungsziel Gebrauch machen und so den Cashflow optimieren.

• Erhöhte Sicherheit: Virtuelle Kreditkartennummern erschweren Betrug und Zahlungen lassen sich leichter nachverfolgen.
•  Transparenz: Transaktionsberichte liefern alle wichtigen Zahlungsdetails auf einen Blick – Zahlungen können leicht nachverfolgt werden.
• Kontrolle über die Ausgaben: Parameter können vorab für die Zahlungen festgesetzt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden – auch Verfügungsrahmen lassen sich aufstellen.
• Cashflow: Aufgrund des verlängerten Zahlungsziels kann der unternehmerische Cashflow optimiert werden.
• Effizienz: Komplexe Zahlungsströme werden über die monatliche Abrechnung simpel zusammengefasst, der Verwaltungsaufwand kann reduziert werden.

Betriebliche Ausgaben deiner Mitarbeitenden lassen sich mit vPayment abteilungsübergreifend einfach steuern. Da bei Online-Zahlungen meist eine Kreditkarte nötig ist, bieten vPayment-Transaktionsnummern eine sichere, transparente und gut nachvollziehbare Lösung.

Die Zahlungen können vorab festgelegt und auf einen bestimmten Betrag, sowie gültigen Zeitraum eingeschränkt werden. Anschließend werden sie in der Monatsabrechnung zusammengefasst und über das verknüpfte Unternehmenskonto zentral abgerechnet.

Ein Online-Modehandel vertreibt Überkapazitäten / Nicht-Saison-Ware / Luxus-Einzelstücke großer Modemarken. Sobald eine Privatperson dort online bestellt und bezahlt, kommt das zwischen Online-Modehandel und dem Luxuslabel zwischengeschaltete American Express vPayment zum Einsatz.

Eine nur für diesen Zweck erstellte Kreditkartennummer sichert die Bezahlung des Luxuslabels. Der Online-Modehandel bezahlt den Zulieferer pro Einzel-Bestellung und kann gleichzeitig durch die Anbindung vom verlängerten Zahlungsziel profitieren.

Auf einer konsolidierten Sammelabrechnung werden die Bestellungen dann monatsweise gegenüber American Express ausgeglichen.

In Unternehmen fallen immer wieder Ausgaben an, die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zusammenhängen – etwa der Blumenstrauß zum Mitarbeiter-Jubiläum oder die Bahnfahrt eines Bewerbers. Online-Bestellungen erfordern dafür oft eine Kreditkarte.

Mit vPayment lassen sich solche Zahlungen sicher und transparent abwickeln: Für jeden Einsatz wird eine virtuelle Kreditkartennummer erzeugt, die Betrag, Zeitraum und Zweck begrenzt. Die Kosten werden zentral über das Unternehmenskonto abgerechnet und konsolidiert per Monatsabrechnung verbucht.

Im Vergleich zu klassischen Abteilungskreditkarten aus Plastik, die oft schwer zugänglich sind oder aufwendige Freigabeprozesse erfordern, bietet vPayment eine flexible und effiziente Lösung – auch aus dem Homeoffice.

Unternehmen, die ihre Ausgaben besser kontrollieren und Geschäftsprozesse effizienter gestalten möchten, profitieren von vPayment.

vPayment stellt eine sichere und besonders flexible Zahlungslösung dar, die vor allem Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden zugutekommt. Sie ermöglicht es, Rahmenbedingungen für die Transaktionen festzulegen und volle Kontrolle über die betrieblichen Ausgaben zu behalten.

Gleichzeitig verhelfen Transaktionsberichte durch die simple Implementierung in bestehende Systeme zu einer vereinfachten Buchhaltung. Mit vPayment können sich Anwender:innen vor unbefugten Ausgaben schützen und von einem optimierten Cashflow durch das verlängerte Zahlungsziel profitieren.

Zuvor festgelegte vPayment Nutzer:innen generieren eine 15-stellige virtuelle Zahlungsnummer, dies entspricht einer einmalig existierenden Kreditkartennummer Nummer. Diese Zahlungsnummer kann anschließend bei jeder American Express Akzeptanzstelle eingesetzt werden.

Du kannst vPayment einmalig oder auch wiederkehrend nutzen, hier bietet dir American Express zwei Optionen: Ist der Betrag und Zeitpunkt stets identisch, legst du im vPayment Tool wiederkehrende Zahlungen fest und einen Rhythmus (Bsp.: 12,99 € immer am 1. des Monats).

Bei stets abweichenden Summen hast du die Möglichkeit, einen Betrag festzulegen, welche die monatlichen Belastungen abdeckt (Bsp.: 5.000 € und Zeitraum 01.01. – 31.12.).

Du kannst die virtuellen Karten jederzeit anpassen, solange der Betrag noch nicht aufgebraucht ist oder das Enddatum erreicht wurde. Wenn du für ein Projekt ein Budget festgelegt hast und merkst, dass es knapp wird, kannst du den Betrag mit wenigen Klicks erhöhen. Warst du mal etwas großzügig, lässt sich der Betrag genauso einfach wieder reduzieren. Abgerechnet wird von American Express immer nur das, was tatsächlich ausgegeben wurde.