Agilität im Business: So revolutionierst du Führung und Projekthandling

Stockende Lieferketten, Mitarbeitendenfluktuation, Fachkräftemangel, Preisschwankungen bei Rohmaterialien oder Vorprodukten – die Rahmenbedingungen für die Unternehmensführung werden täglich volatiler und komplexer. Um mit diesen Herausforderungen Schritt halten zu können, müssen Unternehmen schnell, flexibel und bestimmt auf etwaige Entwicklungen reagieren können. Kurz gesagt: Agilität schafft Resilienz.

Ohne Handelnde keine Handlungsfähigkeit – die Agilität eines Unternehmens steht und fällt mit qualifizierten Mitarbeitenden und die werden wiederum zu einer immer knapperen Ressource. Maßnahmen, die unter dem Schlagwort New Work zusammengefasst werden, können dem gleich doppelt entgegenwirken:

1. Durch den Abbau der räumlichen und/oder zeitlichen Bindung an den Arbeitsplatz vergrößert sich der Kreis potenzieller Mitarbeitender.

2. Durch Förderung von Selbstorganisation und bessere Vereinbarkeit von beruflichen und privaten Wünschen wird die Bindung gegenüber dem arbeitgebenden Unternehmen gestärkt. Das wirkt Fluktuation entgegen.

Da Agilität und New Work aber keine Selbstläufer sind, lohnt es sich, auf bewährte Methoden zurückzugreifen, die dezentrales Arbeiten vereinfachen und geordnete Abläufe und Kommunikationsstrukturen anbieten.

Grundlage dieser Methoden ist, Projekte in Intervalle einzuteilen und diese iterativ im Team zu bearbeiten. Nach jedem Intervall beurteilt, ergänzt und priorisiert man neu. Etwaige Fehler werden so schnell erkannt und oftmals direkt in positive Learnings umgewandelt. Sämtliche Methoden verbinden dabei im Kern folgende Werte:

• Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
• Direkte Kommunikation ist eine Priorität, ein allzu starrer Arbeitsalltag steht dabei nur im Weg.
• Funktionierende Produkte sind wichtiger als umfassende Dokumentation.
• Die Darstellung von Prozessen ist und bleibt wichtig und soll auch nicht abgeschafft werden – der Fokus liegt allerdings auf dem Ergebnis.
• Zusammenarbeit mit Kund:innen ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
• Der persönliche Austausch ist wichtiger als ein formaler Vertrag, der selten alle Entwicklungen während eines Projektes darstellen kann.
• Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans. Planung ist eine gute Basis, sollte aber immer Spielraum für Veränderungen bieten – und keinen Platz für Dogmatismus.

Durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban können Unternehmen besser auf dynamische Veränderungen reagieren und erreichen so Resilienz.

Scrum ist die bekannteste agile Methode, kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und bedeutet aus dem Englischen übersetzt so viel wie „Gedränge“. Warum das? Weil sich das gesamte Team täglich trifft, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen – das kann zu Gedränge führen, aber auch das Zusammengehörigkeitsgefühl deines Teams fördern.

Bei Scrum gibt es 3 gleichwertige Rollen: Product-Owner (Kund:innen), Scrum-Master (Teamleitung) und das Team selbst. Das Team sollte höchstens aus 9 Mitgliedern bestehen. Es ist dafür zuständig, selbstorganisiert die von Kund:innen priorisierten Aufgaben umzusetzen.

Im Idealfall ist jedes Teammitglied auf ein anderes Gebiet spezialisiert, bringt aber interdisziplinäre Kompetenzen mit – so können bei einem Ausfall Aufgaben anderer Teammitglieder übernommen werden. Die Teamleitung fungiert als Coach und ist dafür zuständig, dass der Prozess mit jeder neuen Iteration optimiert wird.

Das Ziel von Scrum ist, schon während der Projektumsetzung schnell auf mögliche Veränderungen reagieren zu können. Dabei ist Veränderung eine Chance zur Optimierung und es entsteht mit jedem iterativen Durchgang eine mögliche auslieferbare Version des Produkts für Kund:innen.

Kanban wurde ursprünglich zur Effizienzsteigerung bei Produktionsprozessen entwickelt, kann aber auch in anderen Bereichen für Agilität sorgen. Die Methode setzt dabei auf das Prinzip der Selbststeuerung und auf ein simples Hilfsmittel: Auf einem übersichtlichen Board mit 4 Spalten sind alle Aufgaben, ihr Bearbeitungsstatus und die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu finden. Die Spalten sind:

• Backlog: Hier werden anstehende Aufgaben auf Karten einsortiert.
• To-do: Hier liegen priorisierte Aufgaben. Eine maximale Anzahl wird festgelegt, um einen Flaschenhalseffekt zu verhindern.
• In Arbeit: Selbsterklärend befinden sich hier Aufgaben, welche in Bearbeitung sind.
• Fertig: Nach erfolgreichem Abschluss wird die Aufgabe in diese Spalte verschoben.

Ähnlich wie bei Scrum wird mit Kanban ständig reflektiert, um mit transparenten Arbeitspaketen die Produktivität zu steigern. Diese Arbeitsweise ermöglicht auch, den Prozess ständig zu optimieren und flexibel auf Probleme zu reagieren. Im Unterschied zu Scrum liegt bei Kanban der Fokus aber auf der visualisierten Transparenz des Arbeitsprozesses jedes/r Einzelnen.

Scrum hingegen setzt die Selbstorganisation des Teams schon voraus und zielt mehr auf die Kommunikation mit den Kund:innen in der Rolle des Product-Owners.

Durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban können Unternehmen besser auf dynamische Veränderungen reagieren und erreichen so Resilienz bei komplexen Entwicklungen des Marktgeschehens. Die wichtigsten Punkte zu agilen Methoden haben wir hier noch einmal für dich zusammengefasst:

• Um als Unternehmen bei volatilen Marktbedingungen konkurrenzfähig zu sein, ist Agilität wichtiger denn je.
• Agile Methoden zeichnen sich durch iteratives Arbeiten, Flexibilität und transparente Prozesse aus.
• Welche agile Methode für dein Unternehmen infrage kommt, entscheidet sich dadurch, ob du den Fokus auf die Arbeit im Team oder mit Kund:innen legen möchtest.