Fokuszeit: Wie du produktiver und fokussierter arbeitest

Bei Fokuszeit handelt es sich um bewusst geplante Zeiträume, in denen du dich ohne Unterbrechungen anspruchsvollen Aufgaben widmest, die sich nicht zwischendurch erledigen lassen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Strategieentwicklung
• Prozessoptimierung
• Teamentwicklung
• Kreatives Arbeiten
• Produktoptimierung

Ohne die bewusst gewählten Zeiträume können vor allem Führungskräfte selten ungestört am Stück an einem Thema arbeiten. Sie haben viele Meetings, erhalten laufend E-Mails und Chat-Nachrichten. Diese Unterbrechungen der Konzentration machen das Arbeiten sehr ineffizient, weil es jedes Mal Zeit braucht, um wieder in die eigentliche Aufgabe hineinzufinden.

In Fokuszeiten wird Deep Work möglich – ein Begriff, den der US-amerikanische Autor und Informatikprofessor Cal Newport geprägt hat. Mit Deep Work kannst du in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen. Die Fokuszeit dient aber nicht als Puffer für liegen gebliebene Aufgaben, sondern sollte immer ein konkretes Ziel haben.

Wenn du Fokuszeit in deinen Alltag integrierst, springst du nicht mehr zwischen deinen Aufgaben, E-Mails und Chats hin und her. Stattdessen arbeitest du Themen strukturiert und in einem Durchgang ab, was dich produktiver macht. Während deiner Fokuszeiten bist du konzentrierter, machst weniger Fehler und triffst bessere Entscheidungen.

Außerdem sorgen diese Zeitfenster für mentale Entlastung: Wenn du weißt, wann du dich um eine wichtige Aufgabe kümmern kannst, kreisen deine Gedanken nicht die ganze Zeit darum. Weniger Ablenkungen bedeuten weniger Stress. Das hilft auch, das Burnout-Risiko zu senken.

Besonders für Führungskräfte kann eingeräumte Fokuszeit einen entscheidenden Unterschied machen. Sie hilft, operative Aufgaben und reaktives Arbeiten von den strategischen Aufgaben zu trennen. So arbeitest du selbstbestimmter und bewusster.

Verschiedene Tools können dir dabei helfen, deine Fokuszeit in den Alltag zu integrieren und einzuhalten. Zum Beispiel kannst du im Kalender in Outlook Fokuszeiten einstellen und diese direkt in Microsoft Teams für deine Mitarbeitenden sichtbar machen.

Wenn du in deinem Outlook-Kalender Fokuszeit planst, behandelst du sie als festen Termin. Das erhöht die Hemmschwelle, sie zu verschieben. Gleichzeitig signalisierst du deinem Team, dass du in dieser Zeit nicht verfügbar bist, und bestenfalls legt niemand Termine in die Zeiträume, die du für konzentriertes Arbeiten vorgesehen hast.

Dafür erstellst du einfach Kalendereinträge für deine Fokuszeiten. Achte dabei auf Folgendes:

• Lege direkt mehrere Einträge im Voraus an, am besten zu regelmäßigen Zeiten.
• Nutze Zeiträume des Tages, in denen du in der Regel sehr wach und konzentriert bist.
• Wähle die Einstellung „Beschäftigt“, damit den anderen auch angezeigt wird, dass du beschäftigt bist.

Wenn du deine Zeiträume für konzentriertes Arbeiten als Termine in Outlook angelegt hast, musst du die Fokuszeit nicht separat in Microsoft Teams einrichten. Du wirst automatisch mit „Beschäftigt“-Modus angezeigt und erhältst keine Benachrichtigungen über neue Nachrichten.

Alternativ kannst du dich manuell in den „Nicht stören“-Status versetzen, wenn du zum Beispiel spontan eine kurze Fokuseinheit einlegen möchtest. Die Statusnachricht bietet dir zudem die Möglichkeit, bestimmte Fokus- und Erreichbarkeitszeiten zu kommunizieren. Sie stellt allerdings nicht störende Benachrichtigungen aus.

Wenn es bestimmte Kanäle gibt, in denen viele Nachrichten gesendet werden, von denen die meisten nicht relevant für dich sind, kannst du diese Kanäle stummschalten, um dafür keine Benachrichtigungen mehr zu erhalten. Auch unabhängig von deiner Fokuszeit wird es in Microsoft Teams dadurch ruhiger.

Mit Microsoft Viva Insights planst du deine Fokuszeit noch einfacher, sofern das Tool in deinem Unternehmen verfügbar ist. Es gehört zur Plattform Microsoft Viva und analysiert deine Arbeitsmuster, zum Beispiel Meetingzeiten und Unterbrechungen durch Nachrichten.

Auf dieser Basis kannst du mit Viva Insights automatisch Fokuszeiten planen. Du erhältst Vorschläge für passende Zeitfenster, die direkt in deinem Outlook-Kalender blockiert werden. Dadurch musst du nicht selbst nach geeigneten Zeiträumen suchen. Diese Funktionen sind in deinem Fokusplan möglich:

• Du kannst die gewünschte tägliche Stundenzahl angeben.
• Möglich ist, vormittags oder nachmittags als Präferenz auszuwählen.
• Du kannst eine Teams-Erinnerung einstellen, um die Fokuszeit zu starten.

Viva Insights liefert dir also wichtige Erkenntnisse über deinen Arbeitsalltag und hilft dir in Kombination mit Outlook und Microsoft Teams ganz konkret, Fokuszeiten zu planen und umzusetzen. Du musst dich um nichts kümmern und bist automatisch für die Zeiten geblockt sowie in Teams nicht verfügbar.

Am wirkungsvollsten ist Fokuszeit, wenn du sie nicht allein nutzt, sondern in deinem gesamten Team etablierst. So werden Unterbrechungen reduziert und konzentriertes Arbeiten wird für alle möglich. Das gelingt mit diesen Tipps:

• Gemeinsames Verständnis schaffen: Kläre mit dem Team, was Fokuszeit bedeutet und wofür sie genutzt wird.
• Meetings bündeln: Definiere Zeitfenster für Meetings, damit außerhalb davon Fokuszeiten geplant werden können.
• Asynchrone Kommunikation nutzen: Setze auf E-Mails und Chat-Nachrichten und sensibilisiere dafür, dass diese nicht sofort beantwortet werden müssen.
• Fokuszeiten respektieren: Alle Teammitglieder sollten Kalenderblocker bei anderen als verbindlich akzeptieren.

Nach einer Testphase von einigen Wochen kann das Team evaluieren, ob zum Beispiel andere Zeitfenster für Meetings sinnvoll sind oder ob es noch weitere Regeln braucht, um maximal von den Fokuszeiten zu profitieren.

Fokuszeit ist ein wirksames Mittel, mit dem du in einer von Unterbrechungen geprägten Arbeitswelt wieder konzentrierter, produktiver und entspannter arbeitest. Wenn du Fokuszeit bewusst einplanst, schaffst du Raum für anspruchsvolle Aufgaben und triffst bessere Entscheidungen.

Mit Outlook, Microsoft Teams und Viva Insights stehen dir praktische Tools zur Verfügung, um deine Fokuszeit sichtbar zu machen und fest im Arbeitsalltag zu verankern. Besonders gut gelingt das, wenn dein ganzes Team mitmacht.

Die richtige Firmenkreditkarte kann ebenfalls dabei helfen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren – das stärkt die Resilienz im Arbeitsalltag. Dafür bietet sich zum Beispiel die Business Platinum Card von American Express an, die unter anderem sinnvolle Versicherungen und ein zinsfreies, verlängertes Zahlungsziel bietet.*