Flexible Arbeitszeit: Wie KMUs mit neuen Arbeitsmodellen effizienter werden

Unter dem Begriff „flexible Arbeitszeiten“ versteht man jegliche Form der Arbeitszeiteinteilung, die sich vom üblichen Arbeitsrhythmus unterscheidet. Das bedeutet, Arbeitszeiten sind nicht jeden Tag gleich, sondern können variieren.

Diese Form des Arbeitens verspricht vielen Arbeitnehmenden eine bessere Work-Life-Balance und eine einfachere Gestaltung der beruflichen und privaten Planung. Und genau das ist der Wunsch von immer mehr Angestellten.

Das Arbeitgebergesetz schafft für flexible Arbeitszeiten lediglich Rahmenbedingungen: Diese sieht das Arbeitszeitgesetz in maximalen Arbeitszeiten, Ruhepausen, Verbot von Sonntags- und Feiertagsarbeit sowie in Regelungen für Nacht- und Schichtarbeit.

Alles Weitere liegt in der freien Gestaltung von Unternehmen. Wichtig an dieser Stelle ist, dass jegliche Flexibilisierungsmöglichkeiten auf einer entsprechenden Grundlage im Arbeitsvertrag beruhen.

Laut Kununu boten im Jahr 2018 rund 17 Prozent aller Versicherungen, rund 14 Prozent aller Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen und rund 11 Prozent aller Banken ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Home-Office.

Das ist nicht gerade viel. So wird die tägliche Arbeit für viele Menschen Teil einer Übung, bei der Hobbies, Kinder, Familie und Pflichttermine beim Ärzt:innen oder auf dem Amt wie Jonglier-Bälle gleichzeitig in der Luft gehalten werden müssen.

Das ist nicht nur anstrengend für die Betroffenen, das ist auch nicht im Interesse des Arbeitgebers, denn so spielt die Arbeit zwangsläufig die zweite oder dritte Geige. Sie wird zu etwas, das erledigt werden muss, um sich den wirklich wichtigen Dingen widmen zu können – und nimmt dabei selbst an Wichtigkeit ab.

Immer mehr Mitarbeitende möchten keine Abstriche im Privatleben hinnehmen, ihrem Job aber auch genug Spielraum geben, um sich darin verwirklichen zu können. Sie wünschen flexible Arbeitszeiten, weil sie längst bemerkt haben, dass ihre eigene Arbeitsmoral sonst sinkt.

Für KMUs kann es besonders schwierig sein, den Wünschen von Arbeitnehmer:innen, die flexibel arbeiten möchten, gerecht zu werden. Gerade für Unternehmen mit wenig Personal kann es sehr kompliziert sein, das Staffing so zu organisieren, dass die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt werden – vor allem in der Dienstleistungsbranche.

Die Bewältigung solcher Herausforderungen bringt jedoch eindeutige wirtschaftliche Vorteile von flexiblen Arbeitszeitmodellen zutage: Laut Forbes verzeichnen Arbeitgeber, die für flexibles Arbeiten offen sind, ein gesteigertes Maß an Mitarbeitenden-Engagement sowie weniger Fehlzeiten der Angestellten und eine geringere Fluktuation beim Personal.

Flexibilisierung von Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und Familienfreundlichkeit sind zudem starke Motivatoren, wenn es um das Recruiting von bestimmten demografischen Gruppen wie Millennials geht.

Stehst du nun vor der Herausforderung, dein Arbeitszeitmodell an die Bedürfnisse deiner jetzigen und zukünftigen Mitarbeitenden anzupassen, solltest du als KMUs folgende Punkte beherzigen:

• Flexible Arbeitszeiten sind nicht gleich flexible Arbeit:
  Finde heraus, welche flexiblen Arbeitspraktiken deine Arbeitnehmer:innen suchen. Der Begriff „flexibles Arbeiten“ ist sehr weit gefasst und kann von Teilzeitarbeit und Job-Sharing bis hin zu Home-Office oder neuen Schichtmustern alles meinen. (Hierzu findest du hilfreiche Studienergebnisse am Ende des Artikels.)
• Starte eine Betaphase für dein neues Arbeitszeitmodell:
  Beginne mit einem Test. Gesetzliche Vorschriften erlauben es dir durchaus, einzelnen Arbeitnehmer:innen oder Abteilungen beispielsweise für ein paar Monate die Möglichkeit zu bieten, von zu Hause aus zu arbeiten und zu überwachen, ob die Regelung praktikabel ist.
• Flexibilität hört bei den Rechten deiner Mitarbeitenden auf:
  Entwickle einen fairen und konsistenten Ansatz! Du musst alle Mitarbeiter:innen gleich behandeln. Es wird zum Beispiel schwierig sein, einen Antrag auf flexibles Arbeiten von einem Mitglied einer Abteilung abzuweisen, wenn ein anderes bereits dieses Recht besitzt.
• Nutze Technologie:
  Moderne Technologien wie Smartphones, Breitbandzugänge und clevere Office-Tools machen es Menschen viel einfacher, dezentral zu arbeiten. Hierzu gibt es auch speziell für kleine und mittlere Firmen passende Lösungen.
• Zeige Vertrauen:
  Wenn du Mitarbeiter:innen nicht flexibel arbeiten lassen möchtest, weil du ihnen dann nicht zutrauen kannst, ihren Job richtig zu machen, solltest du sie wahrscheinlich überhaupt nicht beschäftigen. Und wenn Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass du ihnen nicht vertrauest, ist es wahrscheinlich, dass sie sich schon bald nach einem neuen Arbeitgeber umsehen.
• Scheue dich nicht, nein zu sagen:
  Deine Mitarbeiter:innen haben das Recht, flexible Arbeitszeiten anzufragen. Du als Arbeitgeber bist aber nicht rechtlich dazu verpflichtet, diese Anfragen zu genehmigen. Wenn es einen legitimen geschäftlichen oder wirtschaftlichen Grund dagegen gibt, sage nein. Begründe deine Entscheidung deinen Mitarbeitenden gegenüber aber stets transparent.

Gleitzeit, Wahlarbeitszeit, Vertrauensarbeitszeit und Co.: Modelle zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bieten viele Vorteile und schaffen es, Mitarbeiter zu motivieren sowie das Interesse neuer, potenzieller Arbeitnehmer zu erregen. Laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung (März 2019), findet sich jedoch eine Personengruppe, die aus flexiblen Arbeitszeitmodellen auch Nachteile zieht: Eltern.

Mütter und Väter, die im Home-Office arbeiten, um mehr Zeit für die Kinder zu haben, legen häufig darauf – und zwar auf das Arbeitszeitkonto ihres Arbeitgebers.

Laut der Studie arbeiten Väter und Mütter im Home-Office meistens mehr als am Arbeitsplatz: Im Vergleich zu Eltern, die keine Home-Office-Angebote nutzen, kommen Mütter dabei wöchentlich auf durchschnittlich eine Stunde mehr Arbeitszeit, Väter auf zwei. So geht für sie der Wunsch nach mehr Zeit für ihre Kinder nach der Elternzeit nicht auf.

Arbeitgebende sind hier in der Verantwortung, auf das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu achten und in ihrem Sinne nachhaltig zu handeln. Achte darauf, dass es deinen Mitarbeitenden gut geht und eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten nicht zu deren Verlängerung führt.

Die von ManpowerGroup Solutions durchgeführte „Global Candidate Preferences“-Survey gibt einen Überblick darüber, welche der Formen flexibler Arbeitszeit sich Berufstätige weltweit wünschen. Vielleicht entsprechen die Wünsche der 14.000 Befragten auch denen Ihrer Mitarbeitenden – Sie sollten es auf jeden Fall herausfinden.

Hier eine Auswahl der Werte – global und in Deutschland:

1. Arbeit in Gleitzeit
   26 Prozent global
   26 Prozent Deutschland
2. Vollzeit-Home-Office
   22 Prozent global
   24 Prozent Deutschland
3. Freie Schichtwahl
   15 Prozent global
   14 Prozent Deutschland
4. Teilzeit-Home-Office
   12 Prozent global
   15 Prozent Deutschland
5. Verkürzte Schichten/Arbeitswochen
   9 Prozent global
   8 Prozent Deutschland
6. Sabbaticals (längerer Sonderurlaub)
   6 Prozent global
   5 Prozent Deutschland
7. Freistellung zur Pflege Angehöriger
   5 Prozent global
   3 Prozent Deutschland

Gehe mit der Zeit und erfülle deinem Team den Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten. So schenkst du deinen Mitarbeitenden Vertrauen, die Arbeitsmoral steigt und dein Unternehmen wird effizienter. Damit du bei der Umsetzung alles richtig machst, haben wir hier nochmal das Wichtigste für dich zusammengefasst:

• Finde heraus, welche Form der flexiblen Arbeitszeit sich deine Mitarbeitenden wünschen.
• Führe eine Testphase durch.
• Nutze Technologien zur Vereinfachung der Prozesse.
• Achte darauf, die Risiken von flexiblen Arbeitszeiten zu erkennen und abzufangen.

Scheue dich nicht davor, in begründeten Fällen nein zu sagen.