Zeitmanagement im Job: Die 3 größten Zeitverschwendungen Ihrer Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind loyal, verlässlich und erledigen Ihre Aufgaben zufriedenstellend? – gut so! Trotzdem verschwenden auch sie etwa die Hälfte ihrer wertvollen Arbeitszeit mit überflüssigen Aufgaben. Erfahren Sie deshalb jetzt mehr zu den Themen:

• Zeitverschwendung im Job: Das sind die Top 3 Zeitfresser.
• Zeitmanagement-Tipps: So arbeiten Ihre Mitarbeiter in Zukunft effizienter.
• Zeitmanagement für Unternehmer: Auch Chefs sollten sich nicht zu viel aufhalsen.

Die drittgrößte Zeitverschwendung im Job beginnt, noch bevor Ihre Mitarbeiter das Büro überhaupt betreten: Jeden Tag pendeln Arbeitnehmer teils lange Strecken zu ihrem Arbeitsplatz. Jeder Zweite nimmt dabei einen Weg von bis zu 30 Minuten in Kauf. Bis zur Pensionierung entspricht das circa 5,6 Jahren am Steuer, in Bus oder Bahn. Das sind ungefähr 13 Prozent der Arbeitszeit – zusätzlich.

Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser nutzen könnten: Zum Beispiel, um sich auszuruhen, damit sie im Job konzentrierter und effizienter arbeiten können und weniger häufig krank sind. Pendeln ist also nicht nur Zeitverschwendung für Ihre Mitarbeiter, sondern auch für Ihr Unternehmen.

Einige Arbeiten erfordern zwingend, dass Mitarbeiter ihre Tätigkeiten im Büro verrichten (beispielsweise wichtige Geschäftstermine). Viele Bürojobs oder zumindest einzelne Aufgaben können aber auch von zu Hause aus ausgeführt werden. Dort arbeiten Mitarbeiter circa 13 Prozent produktiver und machen weniger Pausen als im Office. Die besten Tipps zum Zeitmanagement, um die Zeitverschwendung durch Pendeln zu minimieren, sind also:

• Etablieren Sie Home-Office unternehmensweit.
• Ermutigen Sie zur häufigen Nutzung des Angebotes.
• Fordern Sie dazu auf, alle Termine, die der Anwesenheit im Büro bedürfen, auf einen Tag zu legen.

Gemäß einer Studie des MIT verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer ungefähr 22 Jahre seiner 45-jährigen Karriere in Besprechungen – geschätzt ein Drittel davon bieten aber keinen informativen Mehrwert. Auf ein gesamtes Arbeitsleben gesehen, verbringen Angestellte also ungefähr 16 Prozent ihrer Arbeitszeit in nutzlosen Besprechungen. Reine Zeitverschwendung.

Eine etablierte Home-Office-Struktur trägt bereits zur Lösung dieses Problems bei: Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, nehmen an weniger Besprechungen teil. Darüber hinaus können Sie spezifische Meeting-Richtlinien zum besseren Zeitmanagement festlegen, damit unproduktive Besprechungen der Vergangenheit angehören:

• Kein Meeting ohne feste Agenda.
• Keine Besprechung, die länger als 30 Minuten dauert.
• Nur Mitarbeiter zur Besprechung einladen, die unbedingt dabei sein müssen.
• Mitarbeiter dürfen ein Meeting verlassen, wenn es für sie keinen Mehrwert darstellt.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbringt etwa 2,5 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Circa 144 davon sind für seinen Job nicht direkt von Bedeutung. Das macht rund 1,8 Stunden für irrelevante E-Mails pro Arbeitstag. Hochgerechnet sind das satte 10 Jahre seines Arbeitslebens für nutzlose E-Mails, was 23 Prozent einer 45-jährigen Karriere entspricht. Damit sind unnötige E-Mails die Nummer 1 Zeitverschwendung im Job.

Stellen Sie den unternehmensweiten E-Mail-Client für kurze Zeit so ein, dass interne E-Mails erst von Mitarbeitern geschlossen werden können, nachdem sie deren Nützlichkeit beurteilt haben. Verfolgen Sie die Bewertungen, um besser nachvollziehen zu können, was nützliche von unnützen E-Mails unterscheidet. Leiten Sie daraus verbindliche Regeln für das Verfassen von Nachrichten in Ihrem Unternehmen ab. Zusätzlich können diese Tipps beim Zeitmanagement helfen:

• Viele Themen können in einem kurzen Gespräch schneller geklärt werden.
• Sortieren Sie die E-Mails in Kategorien ein: zu beantworten, warten auf eine Rückmeldung und erledigt.
• Ermutigen Sie dazu, die CC-Zeile in E-Mails nur zu benutzen, wenn es unbedingt nötig ist.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbringt etwa 2,5 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Circa 144 davon sind für seinen Job nur indirekt von Bedeutung.

Aber nicht nur Mitarbeiter, sondern vor allem Unternehmer kennen das Problem Zeitmangel allzu gut: Überstunden jeden Tag und trotzdem ist der Berg an Arbeit da. Obwohl immer so viel zu tun ist, gilt besonders in der Chef-Etage der Zeitmanagement-Tipp: Nicht den gesamten Arbeitstag im Minutentakt verplanen.

Als Unternehmer sollten Sie sich lieber Platz für Unerwartetes lassen. Dadurch fühlen Sie sich nicht so gestresst, wenn das Geschäftsessen mal eine halbe Stunde länger dauert oder ein Mitarbeiter dringend das Gespräch mit Ihnen sucht.

Selbes gilt auch für das Schreiben von To-do-Listen: Bleiben Sie realistisch und halsen Sie sich nicht selbst zu viel auf.

Wichtige Erkenntnisse zum Thema Zeitverschwendung und Zeitmanagement im Job und was Sie sich unbedingt merken sollten, finden Sie hier noch einmal zusammengefasst:

• Die größten Zeitverschwendungen im Job: Pendeln, überflüssige Meetings und E-Mails.
• Das hilft beim Zeitmanagement: Home-Office, effizientere Meetings, Regeln für E-Mails.

Zeitmanagement für Unternehmer: Immer realistisch bleiben.