Business Knigge: Dos und Don'ts beim Onboarding

Warum effektives Onboarding für Unternehmen entscheidend ist

Onboarding: Mithilfe dieser Do's gelingt der Prozess

Eine gute Vorbereitung ist alles

Onboarding hat zum Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, sodass diese Mitarbeitenden im neuen Arbeitsumfeld zurechtkommen und sich wohlfühlen. Dies kannst du bereits mit gezielten Maßnahmen am ersten Arbeitstag herbeiführen. Hierzu zählt ein freundlicher, persönlicher Empfang sowie eine herzliche Begrüßung, beispielsweise mittels der Überreichung eines Willkommenspakets. Zudem solltest du vor Bearbeitung erster Aufgaben den konkreten Arbeitsablauf, technische und organisatorische Aspekte sowie die Unternehmenskultur erläutern. Weiter empfiehlt es sich im Rahmen des Onboarding-Prozesses, den neuen Einsteiger:innen nach Beendigung der ersten Arbeitswoche einen Feedback-Bogen zukommen zu lassen. In diesem können die gewonnenen Eindrücke sowie positive als auch verbesserungsbedürftige Aspekte geäußert werden. Praxis-Tipp: Erstelle eine standardisierte Pre-Boarding-Checkliste, die alle Verantwortlichkeiten klar zuweist und Deadlines für die Erledigung definiert. Beispiel: Pre-Boarding-Checkliste Aufgabe Verantwortlich Zeitpunkt Willkommens-E-Mail inkl. Agenda erster Tag Führungskraft 1 Woche vor Start IT-Ausstattung und Zugänge IT-Abteilung 3 Tage vor Start Arbeitsplatz vorbereiten Office Management 1 Tag vor Start Team informieren Führungskraft 1 Woche vor Start Buddy/Mentor zuweisen HR + Führungskraft 2 Wochen vor Start Ein Buddy für alle Fragen Die Einarbeitung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender lässt sich mittels einer persönlichen Ansprechperson im Unternehmen aufwerten. Die Begleitung steht für alle Aspekte eines Unternehmens in den ersten Arbeitswochen bereit und berät die Einsteiger:innen bei aufkommenden Fragen. Ist der Neuzugang sich beispielsweise unsicher mit der Bedienung des Druckers, möchte diese Frage jedoch nicht seinen Teamkolleg:innen stellen, kann sich dieser stets an seine Ansprechperson wenden. So klappt das Integrieren Ziel der Integrationsphase ist es, dass die neuen Mitarbeitenden mit den fachlichen, sozialen als auch kulturellen Aspekten eines Unternehmens in vollem Maße vertraut sind. Damit dir dies möglichst erfolgreich gelingt, empfehlen wir Teambuilding-Maßnahmen, die das bereits aufgebaute Verhältnis, beispielsweise anhand gemeinsamer Workshops oder bewegungsintensiver Aktivitäten wie einer Schnitzeljagd, verstärken und festigen. Ist das Einleben in Tätigkeits- und Aufgabenbereiche sowie die Fähigkeit zur selbständigen Mitarbeit gelungen und zufriedenstellend, kannst du neuen Teammitgliedern mehr Verantwortung übertragen – etwa in Form neuer Projekte. Die fachliche Einarbeitung ist nur eine Komponente erfolgreichen Onboardings. Ebenso wichtig ist die kulturelle Integration: Kulturelle Onboarding-Elemente: Vermittlung von Unternehmenswerten und -vision Erklärung ungeschriebener Regeln und Besonderheiten Integration in informelle Kommunikationskanäle Teilnahme an Teamrituals und Firmenevents Frühe Erfolgserlebnisse ermöglichen Zeitliche Integration: Professionelles Onboarding ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Planen Sie den Prozess über mindestens sechs Monate: Phase Fokus Maßnahmen Woche 1-2 Orientierung Grundlagen, Tools, Team kennenlernen Monat 1 Erste Aufgaben Einfache Projekte, regelmäßiges Feedback Monat 2-3 Integration Eigenverantwortung erhöhen, Netzwerkaufbau Monat 4-6 Entfaltung Volle Verantwortung, Entwicklungspfad aufzeigen Erfolgsindikator: Den Zeitpunkt, ab dem ein neuer Mitarbeitender sagt "wir" statt "ihr", wenn er über das Unternehmen spricht, können Sie als wichtigen Meilenstein der kulturellen Integration betrachten. Onboarding: Vermeide diese Don'ts Arbeitsverträge, die auf sich warten lassen Schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt begehen viele Unternehmen beim Onboarding einen typischen Fehler, der sich leicht vermeiden lässt: lange Wartezeiten bis zum Erhalt des Arbeitsvertrags. Eine verzögerte Zusendung des Arbeitsvertrags nach fester Zusage – die sich über mehrere Wochen zieht – erweckt einen unprofessionellen und nachlässigen Eindruck. Dies kann dazu führen, dass sich bald anfangende Mitarbeitende vergessen fühlen. Nicht alle im Unternehmen sind informiert Um beim Onboarding bereits am ersten Arbeitstag möglichst viele positive Eindrücke für dich zu gewinnen, ist die Begrüßungsphase maßgeblich. Sind Empfang oder Führungskräfte nicht über den Beginn neuer Einsteiger:innen aufgeklärt, bleibt die Begrüßung und somit die Chance auf einen guten Eindruck aus, worunter die Mitarbeiterbindung leidet. Onboarding hat zum Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, indem diese im neuen Arbeitsumfeld zurechtkommen und sich wohlfühlen. Kein fertig eingerichteter Arbeitsplatz Ein weiterer Punkt, der beim Onboarding negativ auffallen kann, ist ein nicht vollständig eingerichteter Arbeitsplatz. Sind neue Mitarbeitende mit der notwendigen Technik, beispielsweise dem Computer, dem Telefon oder den Software-Programmen, noch nicht funktional ausgestattet und somit nicht arbeitsfähig, erweckst du mit deinem Unternehmen ein schlechtes Bild. Sorge deshalb dafür, dass deine neuen Teammitglieder bereits am ersten Arbeitstag gut ausgestattet sind. Fehlendes Interesse seitens der Kollegschaft Wenn sich die zuständigen Kolleg:innen sowohl in fachlicher als auch sozialer und werteorientierter Hinsicht nicht um Neulinge kümmern und es so mehrere Tage dauert, bis sich diese in die Tätigkeitsfelder, Arbeitsaufgaben und Unternehmenskultur einfinden, kann dies ebenfalls zu einem schlechten Eindruck deines Unternehmens führen. Gegebenenfalls wird das neue Teammitglied deshalb schon früh mit dem Gedanken spielen, das Unternehmen wieder zu verlassen. Daher solltest du dich darum bemühen, dass neue Mitarbeitende eine hohe Wertschätzung erfahren und bereits zu Beginn des Onboardings bei allen Einarbeitungs- und Integrationsprozessen Unterstützung erhalten. Gehe darum aktiv auf das neue Teammitglied ein und frage zum Beispiel nach, ob etwas benötigt wird. Häufige Kommunikationsfehler: Team nicht oder zu spät über Neueinstellung informieren Rolle und Verantwortlichkeiten unklar kommunizieren Fehlende Abstimmung zwischen Fachabteilung und HR Keine klare Zuständigkeit für den Onboarding-Prozess Kommunikations-Blueprint: Etablieren Sie einen standardisierten Kommunikationsplan für Neueinstellungen: Ankündigung im Team (2-3 Wochen vor Start) Vorstellung mit Hintergrund und Rolle (1 Woche vor Start) Erinnerung am Vortag mit Bitte um freundlichen Empfang Offizielle Vorstellung am ersten Tag Follow-up nach einer Woche mit Bitte um aktive Integration Fazit: Langfristiger Erfolg durch professionelles Onboarding Ein strukturierter, wertschätzender Onboarding-Prozess ist keine Kür, sondern Pflicht für Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen. Die Investition in eine professionelle Einarbeitung neuer Teammitglieder zahlt sich mehrfach aus: Schnellere Produktivität und kürzere Amortisationszeit Höhere Mitarbeiterbindung und reduzierte Fluktuation Stärkere Identifikation mit Unternehmen und Marke Positiver Einfluss auf Unternehmenskultur und Teamdynamik Besseres Employer Branding und erhöhte Attraktivität für Talente Die hier vorgestellten Dos und Don'ts bieten einen praxisnahen Leitfaden für die Optimierung Ihres eigenen Onboarding-Prozesses. Nutzen Sie die Checklisten und Empfehlungen, um neue Mitarbeitende von Anfang an optimal zu integrieren und gemeinsam erfolgreich zu sein. American Express unterstützt Unternehmen dabei mit flexiblen Business-Lösungen, die Onboarding-Prozesse effizienter und ressourcenschonender gestalten. Denn letztlich geht es um mehr als nur die Einarbeitung neuer Mitarbeitender – es geht um die nachhaltige Stärkung Ihres Unternehmens durch die richtige Integration von Talenten. Mehr Wissenswertes in unserem Business Knigge Ein überzeugender Eindruck ist immer auch eine Frage der Etikette. Wir verraten dir die ungeschriebenen Verhaltensregeln in verschiedensten Situationen des Geschäftslebens. Entdecke jetzt weitere Artikel aus unserem Business Knigge!