Dienstreise ins Ausland: 6 Tipps für den Erfolg

Jetlag kann deine Performance auf der Dienstreise im Ausland erheblich stören. Doch mit der richtigen Strategie bleibst du fit! Plane bei der Reisebuchung genügend Zeitpuffer ein – am besten einen zusätzlichen Tag –, damit du genügend Power für Messen und Meetings hast. Gönne dir im Idealfall ein Upgrade in die Business oder First Class und passe deinen Schlaf-Wach-Rhythmus möglichst schon vor der Reise an die neue Zeitzone an, z. B. mit der App Timeshifter.

Während des Fluges gilt: Viel Wasser trinken, keinen Alkohol. Noise-Cancelling-Kopfhörer helfen dir zusätzlich beim Abschalten. Bist du angekommen, helfen Powernaps von maximal 20 Minuten, den ersten Tag leichter zu überstehen. Hellwach am Abend? Melatonin kann dir helfen, einen erholsamen Schlaf zu finden.

Sich im Ausland an einem fremden Ort zurechtzufinden, kann eine Herausforderung sein. Plane deine anstehenden Wege im Voraus und lade dir hilfreiche Apps wie Citymapper herunter. Auch ein Offline-Stadtplan kann hilfreich sein, falls mal kein WLAN verfügbar ist. Die Zieladresse in der Landessprache auszudrucken klingt banal, ist aber sinnvoll, falls Sprachbarrieren auftauchen und der Akku deines Smartphones leer ist.

Gibt es ein gut ausgebautes öffentliches Verkehrsnetz? Oft ist das der schnellste und klimafreundlichste Weg. Für Messetermine mit viel Gepäck oder wenn du besonders repräsentativ auftreten musst, sind Taxis und Fahrdienste zu bevorzugen.

Gibt es eine weltweite Business-Etikette? Nein, denn jede Kultur tickt anders! Informiere dich deshalb gründlich über die Gepflogenheiten und Tabus in deinem Gastland. Denn sie beeinflussen den Erfolg deiner Dienstreise. Einige Faktoren, die relevant sind:

• Begrüßungsrituale sind länderspezifisch, z. B. ist in Japan eine tiefe Verbeugung angebracht, in den USA ein fester Händedruck, in Brasilien gehören auch Umarmungen dazu. Informiere dich vor der Reise auch, welche Körperdistanzen üblich sind oder ob Blickkontakt ein No-Go ist.
• Timing und Pünktlichkeit werden von New York bis Dubai erwartet. In den USA sollte man nicht zu spät zum Meeting kommen, aber auch nicht zu früh. Während in Finnland Meetings pünktlich beendet werden, gilt in China oder Marokko eher „open end“. In Asien wirkt es respektlos, eine Veranstaltung vorzeitig zu verlassen.
• Die Anrede und die Namen deiner Geschäftspartner:innen solltest du genau kennen. In manchen Kulturen macht es einen Unterschied, ob du jemanden mit Vornamen oder mit Nachnamen ansprichst.
• Business-Sprache ist oft Englisch. Doch wenn du die wichtigsten Grußformeln in der Landessprache kennst, werden es deine Gesprächspartner:innen zu schätzen wissen.
• Meeting-Konventionen und Vertragsverhandlungen variieren von Land zu Land. Sich gegenseitig ins Wort zu fallen wäre in Italien kein Problem, in Japan hingegen ein Fauxpas. Auch Vertragsverhandlungen und der Weg bis zum Geschäftsabschluss werden sehr unterschiedlich gehandhabt.

Während die deutsche Geschäftskultur oft sehr sachbezogen ist, gilt in anderen Ländern die ungeschriebene Regel „First we make friends, then we do business“. Persönliche Beziehungen und Begegnungen haben im globalen Business oft einen höheren Stellenwert als in Deutschland. Deshalb ist es klug, den Momenten jenseits der offiziellen Meetings mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Denn genau dort spielt die Musik.

Lockere Gespräche, Geschäftsessen und Vorstellungsrunden mit Small Talk sind im Ausland oft entscheidend für den Aufbau von Business-Beziehungen – manchmal sogar wichtiger als das eigentliche Geschäftsthema. Wenn Small Talk nicht dein Ding ist, solltest du dir entsprechende Fähigkeiten aneignen. Interkulturelle Aspekte, Landeskunde, Kunst und Kultur sind für deine Reisevorbereitung ebenso wichtig wie Etikette. Vermeide aber Diskussionen über Politik und Religion.

Ob in Spanien oder Taiwan – in vielen Ländern gehören After-Work-Events zum Geschäft. Wenn du also zum Essen oder zum Golfspielen eingeladen wirst, sag „Ja“. Denn hier werden oft die wichtigsten Kontakte geknüpft und Vertrauen aufgebaut. Bringe gerne ein Geschenk mit, das deine Wertschätzung ausdrückt, aber informiere dich über die No-Gos und Compliance-Richtlinien des Landes. Weißes Geschenkpapier wäre in China ein Fauxpas, denn die Farbe symbolisiert den Tod.

Nutze die Chance, mit deinen neuen Business-Kontakten in Verbindung zu bleiben und sende eine kurze Follow-up-Mail – am besten innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach der Geschäftsreise. Überlege dir vorher, welchen Zweck deine E-Mail erfüllen soll. Je nach Ziel kannst du die Kernpunkte deiner Reise zusammenfassen, dich bei deinen Gesprächspartner:innen für ihre Zeit und ihre Unterstützung bedanken oder konkrete nächste Schritte skizzieren. So signalisierst du deine Professionalität und bleibst als wertvolle:r Geschäftspartner:in in Erinnerung.

Egal, ob du selbst oder Mitglieder deines Teams im Ausland für dein Unternehmen unterwegs sind – kulturelle Sensibilität ist dein wichtigstes Reisegepäck. Wer sich gründlich über lokale Business-Etikette, Tabus und kulturelle Nuancen informiert, ist gut vorbereitet. Achte aber darauf, dass dein Wissen up-to-date ist. Denn antrainierte Verhaltensweisen können deinen Handlungsspielraum im Ausland einschränken oder antiquiert wirken, wenn sich die Geschäftstraditionen im Laufe der Zeit gelockert haben.

In jedem Fall gilt: Je anpassungsfähiger du bist, desto eher öffnen sich dir Türen – und das ist die Basis, um als Global Player:in erfolgreich zu sein.