Belege scannen leicht gemacht: Welche App zu deinem Business passt
Alles Wichtige auf einen Blick
Belege scannen spart Zeit, reduziert Papierchaos und macht die Buchhaltung deutlich effizienter. Für den Einstieg reichen oft Smartphone-Scan-Apps oder kostenlose Buchhaltungs-Apps, die Belege per OCR auslesen, als PDF speichern und digital archivieren. Es braucht eine vollständige und GoBD-konforme Ablage, damit die digitalen Belege auch bei Steuerprüfungen Bestand haben.
Wenn das Belegvolumen wächst oder Prozesse automatisiert werden sollen, lohnt sich professionelle Software wie GetMyInvoices, die Rechnungen importiert, archiviert und direkt mit Buchhaltung oder Steuerberatung synchronisiert.
Kostenlose Scan-Apps für Rechnungen und Belege sind ein idealer Einstieg in die digitale Buchhaltung, besonders wenn du Gründer:in oder Inhaber:in eines kleinen Unternehmens bist. So kannst du Abläufe straffen, Zeit sparen und Tippfehler vermeiden dank automatischer Texterkennung (OCR).
Im digitalen Archiv werden alle Belege geordnet und sind jederzeit abrufbar – ein klarer Vorteil für deine Buchhaltungsarbeit und ein zuverlässiger Rettungsanker bei Steuerprüfungen.
Mit den Apps Accountable und Papierkram stellen wir dir zwei digitale Helfer zum Scannen von Belegen vor, die auf unterschiedliche Schwerpunkte setzen.
Accountable richtet sich vor allem an Freelancer:innen und Solo-Selbstständige, die Buchhaltung und Steuererklärung mobil managen wollen. Die App überzeugt mit einfacher, intuitiver Bedienung, integrierter Bankkonto-Verknüpfung und KI-gestützten Funktionen – Letzteres vor allem beim Einscannen der Belege per Kamera.
Die KI erkennt dabei automatisch Datum, Betrag und den Lieferanten. Darüber hinaus unterstützt dich Accountable bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bereitet Steuererklärungen rechtssicher und GoBD-konform vor.
In der kostenlosen Basisversion Accountable Free kannst du bis zu fünf Belege pro Monat scannen. Um weitere Belege zu erfassen und mehr Funktionen nutzen zu können, steigst du auf kostenpflichtige Tarife ab 12,40 Euro pro Monat um.
Papierkram erfasst, speichert und ordnet Belege und Rechnungen. Neben der klassischen Buchhaltung bietet die App auch Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement und Teamwork. Das ist ideal, wenn du mehrere Aufträge oder Nutzer:innen koordinierst. Der Fokus liegt auf der Desktop-Nutzung, ergänzt durch eine solide Mobile App.
Papierkram Free ist dauerhaft kostenlos und deckt alle wichtigen Basis-Features ab, zum Beispiel Belegverwaltung, Rechnungserstellung und Zeiterfassung. Wenn du zusätzliche Funktionen wie Bankkonto-Integration, Steuerexport und Mahnwesen benötigst, sind diese ab 12,90 Euro pro Monat verfügbar.
Bis zu 99 kostenlose Zusatzkarten fürs Team
Mit der Business Platinum Card oder der Business Gold Card von American Express® kannst du dein Business aufs nächste Level bringen und bis zu 99 kostenlose Zusatzkarten für dein Team beantragen: bis zu 98 Business Gold Card Zusatzkarten und eine Business Platinum Card Zusatzkarte bei der Business Platinum Card und bis zu 99 Business Gold Card Zusatzkarten bei der Business Gold Card.
Das spart nicht nur Verwaltungsaufwand und Kosten für Reiseversicherungen, sondern bringt dir auch jede Menge zusätzliche Membership Rewards Punkte: Alle Punkte aus den Umsätzen deiner Zusatzkarten landen automatisch auf deinem Konto.*
Kostenlose Apps, um deine Belege zu scannen und zu erfassen, erleichtern den Einstieg, doch sie stoßen schnell an ihre Grenzen: Die Anzahl der Scans, Speicherplatz und Nutzerzugänge sind oft limitiert. Wichtige Funktionen wie die Verknüpfung mit anderer Software, automatische Steuerberechnung oder Multiuser-Zugänge fehlen meist.
Wenn du im Unternehmen ein hohes Belegvolumen hast, viel im Team arbeitest, Wert auf rechtssichere Archivierung legst, ein detailliertes Reporting brauchst oder deine Buchhaltung automatisieren möchtest, solltest du ein Upgrade auf kostenpflichtige Tools in Erwägung ziehen.
Denn Profi-Apps bringen noch mehr Automatisierung und Komfort in deine Buchhaltung. Sie bündeln Beleg- und Rechnungsmanagement zu einem digitalen Rundum-sorglos-Paket und wachsen mit den Anforderungen deines Unternehmens.
Besonders sinnvoll sind sie für Firmen mit großem Belegaufkommen, mit mehreren Mitarbeitenden und komplexen Geschäftsprozessen oder für Scaleup-Unternehmen, die ihre Abläufe skalierbar gestalten möchten.
GetMyInvoices ist ein Beispiel für eine Software mit praktischer Mobile App für unterwegs. Sie ermöglicht dir eine erhebliche Zeitersparnis in deiner Belegerfassung sowie eine vereinfachte Abstimmung mit deiner Steuerberatung und Monatsabschluss. Deine Belegquellen wie Online-Portale, E-Mail-Postfächer und Bankkonten verbindest du dafür direkt in deinem Konto.
Wer GetMyInvoices tiefer in die eigenen Systeme einbinden möchte, kann zusätzlich die GetMyInvoices API nutzen und Belegdaten automatisch zwischen den Systemen synchronisieren. So verwaltest du alle Rechnungen zentral und behältst Beträge, Zahlungsstatus und Fälligkeitsdaten im Blick.
Deine Vorteile von GetMyInvoices im Überblick:
- Automatischer Import aller Rechnungen aus verschiedenen Quellen aus mehr als 10.000 Portalanbindungen, E-Mail-Postfächern und einer App, um Belege zu scannen
- Smartes Rechnungsmanagement mit GoBD-konformer Dokumentenarchivierung, automatischer Erfassung deiner Transaktionen und benutzerdefinierten Workflows für Freigabeprozesse
- Automatischer Export in Drittsysteme, zum Beispiel über eine DATEV-Schnittstelle, für eine einfache Übertragung deiner Daten an deine Steuerberatung
Durch den Einsatz der Buchhaltungs-Software sparst du somit Ressourcen, senkst Kosten und reduzierst menschliche Fehler.
Und wenn du ein größeres Team hast: Die kostenlose GetMyInvoices Mobile App steht dem gesamten Team zur Verfügung. Alle Mitarbeitenden können Tankquittungen, Reisekosten oder Bewirtungsbeleg direkt per Handy scannen und automatisch an GetMyInvoices übertragen, sodass kein Beleg mehr verloren geht.
Good to know: GetMyInvoices ist mit einem Platinum Paket im Wert von 362 Euro Teil der Benefits der American Express Business Platinum Card. Auf weitere Leistungen erhältst du 30 Prozent Preisvorteil. Bei der Business Gold Card erhältst du 25 Prozent Preisvorteil auf alle Pakete und Upgrades.*
Kostenlose Scan- oder Buchaltungs-Apps sind ideal für den Einstieg in die digitale Buchhaltung, für Freelancer:innen und kleine Unternehmen. Wächst aber das Belegvolumen oder steigen die Anforderungen, ist der Umstieg auf eine professionelle Lösung oft sinnvoll. Egal, wie klein oder groß dein Business ist: Mit der passenden App erledigt sich die Buchhaltung fast von selbst.
Dein Business ist nicht nur einfacher mit einem guten Buchhaltungssystem, sondern auch mit guter Liquidität: Als Inhaber:in der Business Platinum Card erhältst du von American Express ein verlängertes Zahlungsziel von bis zu 58 Tagen für zusätzlichen Spielraum. So steuerst du deinen Cashflow flexibel und bringst dein Business entspannt voran.*
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Wie kann ich Belege digital verwalten?Digitale Belegverwaltung funktioniert am besten mit Apps, die Belege per Scan erfassen, OCR-Daten (zum Beispiel Datum oder Betrag) auslesen und im Cloud-Archiv sicher speichern. So sind die Belege jederzeit griffbereit, Fehler werden minimiert und das mühsame Einsortieren entfällt. Manche Tools synchronisieren die Belege direkt mit der Buchhaltungssoftware.+
Welche kostenlosen Apps eignen sich am besten zum Scannen von Belegen?Kostenlose Apps wie Accountable und Papierkram sind ideal für den Einstieg in die digitale Buchhaltung. Sie bieten einfache Scan-Funktionen und automatische Texterkennung. Für höhere Belegmengen, Bankanbindung oder mehrere Nutzer:innen sind kostenpflichtige Upgrades auf Tools wie GetMyInvoices empfehlenswert.+
Was kostet eine professionelle Buchhaltungs-App und wann lohnt sich die Investition?Die Kosten für professionelle Buchhaltungs-Apps beginnen meist bei etwa 12 bis 100 Euro monatlich, je nach Funktionsumfang. Sie lohnen sich, wenn das Belegvolumen steigt, automatisierte Workflows, Rechtssicherheit, Team-Zugänge und nahtlose Verbindungen mit anderen Systemen wichtiger werden. Für Scaleup-Unternehmen und Firmen komplexeren Prozessen ist ein Profi-Tool eine sinnvolle Investition.