Business Knigge: Dos und Don'ts beim Onboarding

Der erste Eindruck zählt – und das gilt nicht nur für persönliche Begegnungen, sondern auch für den ersten Kontakt zwischen Unternehmen und neuen Mitarbeitenden. Ein durchdachtes Onboarding ist dabei entscheidend für den langfristigen Erfolg beider Seiten. Doch was genau macht ein gutes Onboarding aus? Welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden, und wie können Sie den Onboarding-Prozess so gestalten, dass neue Talente sich schnell integriert und wertgeschätzt fühlen?
Aktuelle Studien belegen: Unternehmen mit strukturiertem Onboarding erreichen eine um 62% höhere Produktivität bei neuen Mitarbeitenden und eine um 50% höhere Mitarbeiterbindung im ersten Jahr. Gleichzeitig verursachen gescheiterte Einarbeitungen und frühe Kündigungen immense Kosten – bis zu 200% eines Jahresgehalts pro verlorene Fachkraft.

Ob kleines Start-up oder etablierter Konzern – ein professionelles Onboarding ist keine optionale Zusatzleistung, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit. In diesem Guide erfahren Sie, welche Dos und Don'ts dabei entscheidend sind und wie Sie den Einstieg neuer Teammitglieder zum Erfolg führen.

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Laut einer aktuellen Gallup-Studie verlassen 33% der neu eingestellten Mitarbeitenden ihr Unternehmen bereits innerhalb der ersten sechs Monate wieder – ein kostspieliger Verlust, der sich durch professionelles Onboarding deutlich reduzieren lässt. Unternehmen mit strukturierten Einarbeitungsprozessen verzeichnen dagegen eine um 54% höhere Produktivität bei neuen Teammitgliedern und eine um 34% schnellere Erreichung voller Leistungsfähigkeit.

Der finanzielle Impact ist beeindruckend:

"Onboarding ist kein HR-Prozess, sondern eine strategische Investition in die Zukunft des Unternehmens," betont Dr. Andrea Küppers, Personalexpertin bei der Ludwig-Maximilian-Universität München. "Unternehmen, die hier sparen, zahlen langfristig den höheren Preis."

Aktuelle Recruiting-Statistiken bestätigen, dass der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte weiter zunimmt. Ein exzellentes Onboarding ist damit nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil – insbesondere in Branchen mit Fachkräftemangel.

Auch vor dem eigentlichen Arbeitsantritt neuer Arbeitnehmenden kannst du beim Onboarding-Prozess bereits punkten. So ist es für Personaler:innen empfehlenswert, zukünftigen Neulingen relevante und interessante Kerninfos zum Unternehmen vorab zuzusenden. Dies kann beispielsweise das Unternehmensleitbild sein, in das die verbleibenden Tage und Wochen bis zum Antritt investiert werden können. Des Weiteren ist die Angabe einer Kontaktperson für offene Fragen sinnvoll. Ebenfalls von Vorteil ist es, neuen Teammitgliedern vor Beginn des ersten Arbeitstags frühzeitig eine herzliche Begrüßungsmail zuzuschicken, die detaillierte Informationen für den ersten Arbeitstag enthält. Füge beispielsweise an, um welche Uhrzeit Newcomer:innen erscheinen sollen und was mitgebracht werden muss.

Onboarding hat zum Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, sodass diese Mitarbeitenden im neuen Arbeitsumfeld zurechtkommen und sich wohlfühlen. Dies kannst du bereits mit gezielten Maßnahmen am ersten Arbeitstag herbeiführen. Hierzu zählt ein freundlicher, persönlicher Empfang sowie eine herzliche Begrüßung, beispielsweise mittels der Überreichung eines Willkommenspakets. 

Zudem solltest du vor Bearbeitung erster Aufgaben den konkreten Arbeitsablauf, technische und organisatorische Aspekte sowie die Unternehmenskultur erläutern. Weiter empfiehlt es sich im Rahmen des Onboarding-Prozesses, den neuen Einsteiger:innen nach Beendigung der ersten Arbeitswoche einen Feedback-Bogen zukommen zu lassen. In diesem können die gewonnenen Eindrücke sowie positive als auch verbesserungsbedürftige Aspekte geäußert werden.

Praxis-Tipp: Erstelle eine standardisierte Pre-Boarding-Checkliste, die alle Verantwortlichkeiten klar zuweist und Deadlines für die Erledigung definiert. Beispiel: Pre-Boarding-Checkliste 

Aufgabe                                                                         Verantwortlich             Zeitpunkt           

Willkommens-E-Mail inkl. Agenda erster Tag     Führungskraft              1 Woche vor Start

IT-Ausstattung und Zugänge                                   IT-Abteilung                  3 Tage vor Start 

Arbeitsplatz vorbereiten                                          Office Management    1 Tag vor Start 

Team informieren                                                       Führungskraft               1 Woche vor Start 

Buddy/Mentor zuweisen                                         HR + Führungskraft     2 Wochen vor Start 

Die Einarbeitung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender lässt sich mittels einer persönlichen Ansprechperson im Unternehmen aufwerten. Die Begleitung steht für alle Aspekte eines Unternehmens in den ersten Arbeitswochen bereit und berät die Einsteiger:innen bei aufkommenden Fragen. Ist der Neuzugang sich beispielsweise unsicher mit der Bedienung des Druckers, möchte diese Frage jedoch nicht seinen Teamkolleg:innen stellen, kann sich dieser stets an seine Ansprechperson wenden.

Ziel der Integrationsphase ist es, dass die neuen Mitarbeitenden mit den fachlichen, sozialen als auch kulturellen Aspekten eines Unternehmens in vollem Maße vertraut sind. Damit dir dies möglichst erfolgreich gelingt, empfehlen wir Teambuilding-Maßnahmen, die das bereits aufgebaute Verhältnis, beispielsweise anhand gemeinsamer Workshops oder bewegungsintensiver Aktivitäten wie einer Schnitzeljagd, verstärken und festigen. Ist das Einleben in Tätigkeits- und Aufgabenbereiche sowie die Fähigkeit zur selbständigen Mitarbeit gelungen und zufriedenstellend, kannst du neuen Teammitgliedern mehr Verantwortung übertragen – etwa in Form neuer Projekte. Die fachliche Einarbeitung ist nur eine Komponente erfolgreichen Onboardings. Ebenso wichtig ist die kulturelle Integration:

• Kulturelle Onboarding-Elemente: Vermittlung von Unternehmenswerten und -vision Erklärung ungeschriebener Regeln und Besonderheiten
• Integration in informelle Kommunikationskanäle
  
• Teilnahme an Teamrituals und Firmenevents
  
• Frühe Erfolgserlebnisse ermöglichen 
• Zeitliche Integration: Professionelles Onboarding ist kein Sprint, sondern ein Marathon.
  

Planen Sie den Prozess über mindestens sechs Monate: 

Phase                Fokus                           Maßnahmen 

Woche 1-2        Orientierung              Grundlagen, Tools, Team kennenlernen 

Monat 1             Erste Aufgaben         Einfache Projekte, regelmäßiges Feedback 

Monat 2-3        Integration                  Eigenverantwortung erhöhen, Netzwerkaufbau 

Monat 4-6       Entfaltung                     Volle Verantwortung, Entwicklungspfad aufzeigen 

Erfolgsindikator: Den Zeitpunkt, ab dem ein neuer Mitarbeitender sagt "wir" statt "ihr", wenn er über das Unternehmen spricht, können Sie als wichtigen Meilenstein der kulturellen Integration betrachten. 

Schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt begehen viele Unternehmen beim Onboarding einen typischen Fehler, der sich leicht vermeiden lässt: lange Wartezeiten bis zum Erhalt des Arbeitsvertrags. Eine verzögerte Zusendung des Arbeitsvertrags nach fester Zusage – die sich über mehrere Wochen zieht – erweckt einen unprofessionellen und nachlässigen Eindruck. Dies kann dazu führen, dass sich bald anfangende Mitarbeitende vergessen fühlen.

Um beim Onboarding bereits am ersten Arbeitstag möglichst viele positive Eindrücke für dich zu gewinnen, ist die Begrüßungsphase maßgeblich. Sind Empfang oder Führungskräfte nicht über den Beginn neuer Einsteiger:innen aufgeklärt, bleibt die Begrüßung und somit die Chance auf einen guten Eindruck aus, worunter die Mitarbeiterbindung leidet. Onboarding hat zum Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, indem diese im neuen Arbeitsumfeld zurechtkommen und sich wohlfühlen. 

Ein weiterer Punkt, der beim Onboarding negativ auffallen kann, ist ein nicht vollständig eingerichteter Arbeitsplatz. Sind neue Mitarbeitende mit der notwendigen Technik, beispielsweise dem Computer, dem Telefon oder den Software-Programmen, noch nicht funktional ausgestattet und somit nicht arbeitsfähig, erweckst du mit deinem Unternehmen ein schlechtes Bild. Sorge deshalb dafür, dass deine neuen Teammitglieder bereits am ersten Arbeitstag gut ausgestattet sind.

Wenn sich die zuständigen Kolleg:innen sowohl in fachlicher als auch sozialer und werteorientierter Hinsicht nicht um Neulinge kümmern und es so mehrere Tage dauert, bis sich diese in die Tätigkeitsfelder, Arbeitsaufgaben und Unternehmenskultur einfinden, kann dies ebenfalls zu einem schlechten Eindruck deines Unternehmens führen. Gegebenenfalls wird das neue Teammitglied deshalb schon früh mit dem Gedanken spielen, das Unternehmen wieder zu verlassen. Daher solltest du dich darum bemühen, dass neue Mitarbeitende eine hohe Wertschätzung erfahren und bereits zu Beginn des Onboardings bei allen Einarbeitungs- und Integrationsprozessen Unterstützung erhalten. Gehe darum aktiv auf das neue Teammitglied ein und frage zum Beispiel nach, ob etwas benötigt wird.

Häufige Kommunikationsfehler: 

• Team nicht oder zu spät über Neueinstellung informieren 
• Rolle und Verantwortlichkeiten unklar kommunizieren 
• Fehlende Abstimmung zwischen Fachabteilung und HR 
• Keine klare Zuständigkeit für den Onboarding-Prozess
  

Kommunikations-Blueprint: Etablieren Sie einen standardisierten Kommunikationsplan für Neueinstellungen: 

• Ankündigung im Team (2-3 Wochen vor Start) 
• Vorstellung mit Hintergrund und Rolle (1 Woche vor Start) 
• Erinnerung am Vortag mit Bitte um freundlichen Empfang 
• Offizielle Vorstellung am ersten Tag 
• Follow-up nach einer Woche mit Bitte um aktive Integration
  

Ein strukturierter, wertschätzender Onboarding-Prozess ist keine Kür, sondern Pflicht für Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen. Die Investition in eine professionelle Einarbeitung neuer Teammitglieder zahlt sich mehrfach aus: 

• Schnellere Produktivität und kürzere Amortisationszeit 
• Höhere Mitarbeiterbindung und reduzierte Fluktuation 
• Stärkere Identifikation mit Unternehmen und Marke
•  Positiver Einfluss auf Unternehmenskultur und Teamdynamik 
• Besseres Employer Branding und erhöhte Attraktivität für Talente 

Die hier vorgestellten Dos und Don'ts bieten einen praxisnahen Leitfaden für die Optimierung Ihres eigenen Onboarding-Prozesses. Nutzen Sie die Checklisten und Empfehlungen, um neue Mitarbeitende von Anfang an optimal zu integrieren und gemeinsam erfolgreich zu sein. American Express unterstützt Unternehmen dabei mit flexiblen Business-Lösungen, die Onboarding-Prozesse effizienter und ressourcenschonender gestalten. Denn letztlich geht es um mehr als nur die Einarbeitung neuer Mitarbeitender – es geht um die nachhaltige Stärkung Ihres Unternehmens durch die richtige Integration von Talenten.