1. Unsichere Daten
Auch wenn Ihre Mitarbeitenden vorbildlich, ordentlich und gewissenhaft arbeiten – etwa, indem sie verschiedene Belege nach Kategorien sortieren und die Papierdokumente elektronisch abspeichern, – können wichtige Finanzdaten verloren gehen. Beispielsweise durch Cyberangriffe oder Viren, die wichtige Daten innerhalb kürzester Zeit vernichten.
Sparen Sie Kosten ein und sichern Sie gleichzeitig Ihre Finanzdaten, indem Sie mit einem cloudbasierten System arbeiten. Cloud-Anbieter tragen Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Daten und bieten die notwendigen Räumlichkeiten für Hardware – die eigene Infrastruktur etwa in Form eines Servers, entfällt. Für Sie bedeutet das eine Entlastung Ihrer Ausgaben.
2. Offene Forderungen
Rechnungen sollten natürlich immer pünktlich bezahlt werden – so vermeiden Sie die Zahlung von Verzugszinsen. Es empfiehlt sich sogar Rechnungen noch vor dem Zahlungsziel zu begleichen. Denn eine gute Zahlungsmoral hinterlässt einen guten Eindruck bei Geschäftspartner:innen.
Doch noch wichtiger ist Ihr eigenes Forderungsmanagement. Mit einem funktionierenden Mahnwesen machen Sie einen professionellen Eindruck. Mittels Finanzsoftware lässt sich dieses Mahnwesen automatisieren und Sie können für verschiedene Kund:innen auch unterschiedliche Modalitäten festlegen. Auf diese Weise vermeiden Sie Liquiditätsengpässe.
3. Schlechtes Zeitmanagement
Im Buchhaltungsbereich ist es besonders wichtig,Termine und Fristen einzuhalten, zum Beispiel bei der Jahressteuererklärung oder der Zahlung von Gewerbesteuern. Sollte Ihnen hier immer wieder die Zeit davonlaufen, leiden Sie möglicherweise unter einem suboptimalen Zeitmanagement.
Erledigen Sie Steuererklärungen oder die Zahlung von Einkommensteuern mit ausreichender Vorlaufzeit. Auch ein Hinweis an Ihre Mitarbeitenden, bei Aufgaben Prioritäten zu setzen, kann hier hilfreich sein. Darüber hinaus empfiehlt es sich, einfache Aufgaben auszulagern und Prozesse wie die Bezahlung von Rechnungen zu automatisieren – auch hier bietet sich der Einsatz einer Finanzsoftware an.
Eine weitere Möglichkeit, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern sind To-do-Listen. Wenn Sie richtig geschrieben sind, können Sie für mehr Struktur am Arbeitsplatz sorgen und Produktivität sowie Effizienz steigern. Was Sie dabei beachten müssen, haben wir in unserem Artikel „Die perfekte To-do-Liste für besseres Zeitmanagement“ ausführlich für Sie aufbereitet.
4. Falsche Rechnungsstellung
Überprüfen Sie mit größter Sorgfalt jede Rechnung auf ihre Vollständigkeit. Das gilt sowohl für Rechnungen, die Sie selbst ausstellen als auch für solche, die Sie von Ihren Geschäftspartner:innen erhalten.
Entspricht eine Rechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, kann das teuer werden. Sollte beispielsweise auf Ihren Unterlagen die Umsatzsteuer-ID fehlen, können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Was auf eine korrekt ausgestellte Rechnung gehört und was nicht, finden Sie ganz genau ausformuliert im Umsatzsteuergesetz Paragraf 14. Die wichtigsten Posten für Ihre Rechnung hier im Überblick:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Eine Beschreibung der erbrachten Leistung, die korrekt angegebene Menge und Art der gelieferten Produkte
- Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Eine weitere Möglichkeit, wie Sie Fehler in der Buchhaltung vermeiden können, ist, auf Musterrechnungen zurückzugreifen. Diese enthalten in der Regel bereits alle nötigen Angaben.
5. Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Sie haben neben Druckerpapier für Ihr Unternehmen das Essen für die Mittagspause im Einkaufswagen und möchten beides mit der EC-Karte Ihrer Firma begleichen? Keine gute Idee – Privatausgaben müssen immer ganz klar von betrieblichen Ausgaben getrennt werden. Das ist ein wichtiger Punkt, da Ihre Betriebsausgaben steuerlich absetzbar sind.
Sorgen Sie an dieser Stelle für eine klare Trennung: Begleichen Sie Privatausgaben immer über Ihr Privatkonto und Betriebsausgaben über Ihr Firmenkonto. So laufen Sie nicht Gefahr, bei all den vielen Zahlen eine Ausgabe zu übersehen oder zu verwechseln.
Eine ideale Lösung für Unternehmen bietet hier das Business Platinum Card Komplettpaket von American Express®. Für Sie als Hauptkarteninhaber:in beinhaltet es neben den Business Kreditkarten eine private Platinum Haupt- und Zusatzkarte – ohne zusätzliche Jahresgebühr. So können Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben übersichtlich trennen.
Buchhaltung ist für Unternehmen Pflicht und muss nicht kompliziert sein
Um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten, können Sie bei Fehlern in der Buchhaltung – wie etwa bei falsch ausgestellten Rechnungen, unsicheren Finanzdaten oder einem schlechten Zeitmanagement – rechtzeitig gegensteuern. Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst
- Ordentlich abgeheftete Belege sind das eine, gesicherte Dokumente das andere: Sorgen Sie bei Ihren Finanzdaten für die nötige Sicherheit. Greifen Sie dafür auf cloudbasierte Lösungen zurück.
- Achten Sie auf eine gute Zahlungsmoral und die Einhaltung von Zahlungsfristen. Online-Lösungen in Form einer Finanzsoftware schaffen hier schnell Abhilfe.
- Die Korrektheit von Angaben ist in der Finanzverwaltung enorm wichtig. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Rechnungsausstellung alle relevanten Posten und trennen Sie private und betriebliche Ausgaben klar voneinander.
