Zeitmanagement im Job: Die 3 größten Zeitverschwendungen deiner Mitarbeiter

Die drittgrößte Zeitverschwendung im Job beginnt, noch bevor deine Mitarbeiter:innen das Büro überhaupt betreten: Jeden Tag pendeln Arbeitnehme:innenr teils lange Strecken zu ihrem Arbeitsplatz. Jeder Zweite nimmt dabei einen Weg von bis zu 30 Minuten in Kauf. Bis zur Pensionierung entspricht das circa 5,6 Jahren am Steuer, in Bus oder Bahn. Das sind ungefähr 13 Prozent der Arbeitszeit – zusätzlich.

Zeit, die deine Mitarbeiter:innen besser nutzen könnten: Zum Beispiel, um sich auszuruhen, damit sie im Job konzentrierter und effizienter arbeiten können und weniger häufig krank sind. Pendeln ist also nicht nur Zeitverschwendung für deine Mitarbeiter:innen, sondern auch für dein Unternehmen.

Einige Arbeiten erfordern zwingend, dass Mitarbeiter:innen ihre Tätigkeiten im Büro verrichten (beispielsweise wichtige Geschäftstermine). Viele Bürojobs oder zumindest einzelne Aufgaben können aber auch von zu Hause aus ausgeführt werden. Dort arbeiten Mitarbeiter:innen circa 13 Prozent produktiver und machen weniger Pausen als im Office. 

Die besten Tipps zum Zeitmanagement, um die Zeitverschwendung durch Pendeln zu minimieren, sind also:

• Etabliere Home-Office unternehmensweit.
• Ermutige die Mitarbeitenden zur häufigen Nutzung des Angebotes.
• Fordere dazu auf, alle Termine, die der Anwesenheit im Büro bedürfen, auf einen Tag zu legen.

Gemäß einer Studie des MIT verbringen durchschnittliche Arbeitnehmer:innen ungefähr 22 Jahre ihrer 45-jährigen Karriere in Besprechungen – geschätzt ein Drittel davon bieten aber keinen informativen Mehrwert. Auf ein gesamtes Arbeitsleben gesehen, verbringen Angestellte also ungefähr 16 Prozent ihrer Arbeitszeit in nutzlosen Besprechungen. Reine Zeitverschwendung.

Eine etablierte Home-Office-Struktur trägt bereits zur Lösung dieses Problems bei: Mitarbeiter:innen, die von zu Hause arbeiten, nehmen an weniger Besprechungen teil. Darüber hinaus kannst du spezifische Meeting-Richtlinien zum besseren Zeitmanagement festlegen, damit unproduktive Besprechungen der Vergangenheit angehören:

• Kein Meeting ohne feste Agenda
• Keine Besprechung, die länger als 30 Minuten dauert
• Nur Mitarbeiter:innen zur Besprechung einladen, die unbedingt dabei sein müssen
• Mitarbeiter:innen dürfen ein Meeting verlassen, wenn es für sie keinen Mehrwert darstellt.

Durchschnittliche Büroangestellte verbringen etwa 2,5 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Circa 144 davon sind für ihren Job nicht direkt von Bedeutung. Das macht rund 1,8 Stunden für irrelevante E-Mails pro Arbeitstag. Hochgerechnet sind das satte zehn Jahre ihres Arbeitslebens für nutzlose E-Mails, was etwa 23 Prozent einer 45-jährigen Karriere entspricht. Damit sind unnötige E-Mails die Nummer 1 Zeitverschwendung im Job.

Stelle den unternehmensweiten E-Mail-Client für kurze Zeit so ein, dass interne E-Mails erst von Mitarbeiter:innen geschlossen werden können, nachdem sie deren Nützlichkeit beurteilt haben. Verfolge die Bewertungen, um besser nachvollziehen zu können, was nützliche von unnützen E-Mails unterscheidet. Leite daraus verbindliche Regeln für das Verfassen von Nachrichten in deinem Unternehmen ab. Zusätzlich können diese Tipps beim Zeitmanagement helfen:

• Viele Themen können in einem kurzen Gespräch schneller geklärt werden.
• Sortiere die E-Mails in Kategorien ein: zu beantworten, warten auf eine Rückmeldung und erledigt.
• Ermutige dazu, die CC-Zeile in E-Mails nur zu benutzen, wenn es unbedingt nötig ist.

Aber nicht nur Mitarbeiter:innen, sondern vor allem Unternehmer:innen kennen das Problem Zeitmangel allzu gut: Überstunden jeden Tag und trotzdem ist der Berg an Arbeit da. Obwohl immer so viel zu tun ist, gilt besonders in der Chef-Etage der Zeitmanagement-Tipp: Nicht den gesamten Arbeitstag im Minutentakt verplanen.

Als Unternehmer:in solltest du dir lieber Platz für Unerwartetes lassen. Dadurch fühlst du dich nicht so gestresst, wenn das Geschäftsessen mal eine halbe Stunde länger dauert oder ein:e Mitarbeiter:in dringend das Gespräch mit dir sucht.

Selbes gilt auch für das Schreiben von To-do-Listen: Bleibe realistisch und halse dir nicht selbst zu viel auf.

Wichtige Erkenntnisse zum Thema Zeitverschwendung und Zeitmanagement im Job und was du dir unbedingt merken sollten, findest du hier noch einmal zusammengefasst:

• Die größten Zeitverschwendungen im Job: pendeln, überflüssige Meetings und E-Mails.
• Das hilft beim Zeitmanagement: Home-Office, effizientere Meetings, Regeln für E-Mails.
• Zeitmanagement für Unternehmer:innen: Immer realistisch bleiben.