Déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne d’American Express – Canada

Date d’entrée en vigueur : mars 2021


À American Express, nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. Nous tenons à vous informer de la façon dont nous pourrons collecter, utiliser, communiquer et conserver vos renseignements ainsi que des choix qui vous sont offerts pendant le processus de recrutement et de sélection des employés.

 

La présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne s’applique aux sites Web d’American Express ou aux autres services concernés par la présente déclaration ainsi qu’à tous les renseignements recueillis pendant le processus de recrutement. La présente déclaration ne s’applique pas aux sites Web, applications ou services comportant leurs propres déclarations sur la protection des renseignements personnels, comme le site Web d’American Express, www.americanexpress.com/ca/fr/, ou le site Web du réseau American Express, amexnetwork.com. La présente déclaration ne s’applique pas aux renseignements que nous recueillons pour offrir des produits et services.

 

De temps à autre, nous modifierons la présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne. Nous vous recommandons de consulter la version actuelle disponible ici. Si nous modifions la présente déclaration, nous mettrons à jour la date d’entrée en vigueur indiquée dans le haut de la page. À mesure que la déclaration est mise à jour, Amex présumera que le candidat consent au traitement de ses renseignements personnels conformément à la déclaration à jour, sauf si le candidat communique avec Amex pour retirer son consentement.

 

Que couvre la présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne?

La présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne détermine la façon dont nous (ainsi que nos fournisseurs de services) pourrons collecter, utiliser, communiquer et conserver vos renseignements personnels que nous recueillons en ligne ou hors ligne. Nous recueillons vos renseignements en ligne si vous :

 

  • visitez ou utilisez nos sites Web ou autres plateformes de recrutement ou soumettez votre candidature au moyen de ceux-ci, y compris des plateformes de médias sociaux qui sont reliées aux sites d’American Express; ou
  • recevez des communications électroniques de nous ou y répondez.

Pendant le processus de recrutement, nous pourrons également recueillir des renseignements hors ligne de vous ou sur vous, y compris, mais sans s’y limiter :

 

  • lors des entrevues (au téléphone ou en personne);
  • lors des recommandations;
  • au cours du processus de vérification des antécédents.

La présente déclaration explique la façon dont nous regroupons les renseignements en ligne et les autres renseignements que nous obtenons de vous et d’autres personnes ainsi que la façon dont nous utilisons les renseignements regroupés.

 

Certains renseignements en ligne et d’autres renseignements constituent des renseignements personnels.


Quels sont les renseignements que nous recueillons en ligne et comment les recueillons-nous?

Généralement, vous nous (ou à nos fournisseurs de services) fournissez directement vos renseignements. Par exemple, vous devez nous fournir vos nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone et date de naissance quand vous :

 

  • vous inscrivez aux notifications d’emploi;
  • créez un profil en soumettant votre curriculum vitæ;
  • soumettez votre candidature à un poste.

Témoins et technologies similaires

Nous (ainsi que nos fournisseurs de services) recueillons également des renseignements au moyen des témoins et technologies similaires. La plupart des témoins et technologies similaires ne recueilleront que des renseignements anonymisés portant par exemple sur la façon dont vous êtes arrivé sur notre site Web ou sur votre emplacement général. Il arrive toutefois que certains témoins et technologies similaires recueillent des renseignements personnels.

 

Nous (ainsi que nos fournisseurs de services) pourrons recueillir des renseignements au moyen de témoins et de technologies similaires, y compris, mais sans s’y limiter :

  • sur l’appareil que vous utilisez pour naviguer sur nos sites Web (par exemple, nous pourrons recueillir des renseignements sur votre système d’exploitation, la version du navigateur et le type d’appareil que vous utilisez pour ouvrir les communications électroniques que nous vous envoyons);
  • l’adresse IP et les renseignements liés à cette adresse IP (comme les renseignements sur le domaine, votre fournisseur de services Internet et la géolocalisation générale);
  • l’historique de navigation sur notre site Web (comme les recherches que vous avez effectuées, les pages que vous avez consultées, la durée de votre navigation et la fréquence à laquelle vous consultez notre site);
  • sur la façon dont vous effectuez des recherches sur notre site Web et les sites Web qui vous y ont mené;
  • si vous ouvrez vos communications électroniques et les parties sur lesquelles vous cliquez.

Nous (ainsi que nos fournisseurs de services) pourrons également recueillir des renseignements rendus publics au moyen de plateformes et de services de tierces parties (par exemple, les sites de réseautage social professionnel ou les salons d’emploi), au moyen de bases de données ou de répertoires en ligne, ou obtenus dans une mesure permise par la loi. Ces renseignements peuvent être assujettis aux avis sur la protection des renseignements personnels fournis par ces tierces parties au moment de la collecte.

 

Avec votre consentement, nous pourrons également recueillir des renseignements confidentiels des tierces parties aux fins de vérification des antécédents ou des recommandations notamment.

 

Prise de décision automatisée

Nous pouvons utiliser des processus entièrement automatisés pour nous aider à prendre certaines décisions, y compris pour évaluer certains aspects qui vous concernent (par exemple, afin de trouver des candidats pertinents pour pourvoir des postes vacants en fonction de leurs compétences professionnelles et des renseignements sur leur curriculum vitæ dans le cadre de notre processus de recrutement et d’acquisition de talents).

 

Plus précisément, nous pouvons utiliser des processus automatisés pour déterminer si un candidat répond aux exigences du poste en analysant son curriculum vitæ et en le comparant aux compétences minimales exigées pour le poste vacant. Cela permet d’attribuer une cote de correspondance que le recruteur pourra prendre en considération durant le processus de présélection.

 

Ces décisions se fondent sur des renseignements personnels que nous détenons légalement, tels que les renseignements que vous avez fournis dans votre formulaire de candidature. De plus, les méthodes que nous utilisons pour prendre de telles décisions sont régulièrement mises à l’épreuve dans le cadre de nos efforts visant à nous assurer qu’elles demeurent justes et efficaces.

 

Nous utiliserons seulement de tels processus dans les cas suivants :

 

- lorsqu’il est nécessaire d’établir un contrat entre vous et American Express;

- lorsque cela est autorisé par une loi à laquelle American Express est assujettie, loi qui prévoit également des mesures appropriées pour protéger vos droits et vos intérêts légitimes;

- si vous nous avez donné votre consentement explicite pour l’utilisation de tels processus.

 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur vos droits relativement à ces types de décisions automatisées, veuillez consulter la section « Quels sont vos droits? » ci-dessous.


Comment utilisons-nous vos renseignements personnels que nous recueillons?

Aux fins indiquées ci-dessous, nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez et, possiblement, des renseignements en ligne ou d’autres renseignements recueillis par nos fournisseurs de services à votre sujet, qu’ils soient regroupés avec d’autres renseignements ou non.

 

  • Si vous vous inscrivez aux notifications, nous pourrons vous transmettre des notifications et des messages au sujet de nouveaux emplois offerts à American Express.
  • Si vous nous envoyez votre curriculum vitæ : 

-  nous pourrons conserver celui-ci ainsi que les renseignements personnels connexes, conformément à notre calendrier de conservation de dossiers; 

-  nous pourrons, de temps à autre, examiner votre profil de candidature en ligne pour évaluer celle-ci dans le cadre des occasions d’emploi pertinentes à American Express.

 

  • Nous pourrons effectuer des recherches et des analyses, notamment pour mieux comprendre les candidats et les visiteurs des sites Web.
  • Pour faciliter notre processus de vérification des antécédents, si vous soumettez votre candidature et qu’un poste vous est par la suite offert, conformément à la loi en vigueur et s’il y a lieu, nous vous fournirons de l’information supplémentaire avant d’effectuer une telle vérification.
  • Nous utiliserons vos renseignements sans votre consentement dans la mesure permise par la loi, ou avec votre consentement (s’il y a lieu).

Veuillez noter que si vous choisissez de nous fournir votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone cellulaire, nous utiliserons uniquement ceux-ci pour vous envoyer des courriels et (ou) des alertes par message texte sur votre demande de recrutement ou votre candidature, pour vous demander des renseignements supplémentaires sur votre curriculum vitæ et pour vous envoyer des alertes-emplois, si vous êtes inscrit à ce service.  Si nous vous envoyons des courriels, nous recueillerons des renseignements sur votre utilisation de ceux-ci, notamment pour déterminer si vous pouvez voir les graphiques en langage HTML complexe contenus dans ces courriels.

 

Comment communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux entités ci-dessous comme l’exige ou le permet la loi, aux fins suivantes :

  • pour respecter les ordonnances judiciaires, les exigences juridiques ou réglementaires et les demandes gouvernementales; aux tribunaux, aux organismes de réglementation et aux organismes publics;
  • pour prévenir la fraude et les activités criminelles; à nos fournisseurs de services, aux forces de l’ordre et aux organismes publics;
  • au sein de la famille d’entreprises d’American Express;
  • à nos fournisseurs de services qui offrent des services en notre nom et nous aident à mener nos activités, y compris nos processus de recrutement;
  • pour certains services, lorsque vous avez fourni votre consentement (s’il y a lieu).

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels aux sociétés dans la famille d’entreprises d’American Express ou aux fournisseurs de services partout dans le monde, par exemple, pour déterminer les postes qui vous conviendraient ou traiter votre candidature. Quel que soit l’endroit où nous traitons vos renseignements, nous les protégerons conformément aux mesures énoncées dans la présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne ainsi qu’aux lois applicables.


Comment traitons-nous vos renseignements personnels pour créer des renseignements regroupés et des renseignements anonymisés?

 

Les renseignements regroupés ou les renseignements anonymisés ne permettent pas de vous identifier; ils nous aident à analyser les habitudes des groupes de personnes. Nous pouvons communiquer les renseignements regroupés ou les renseignements anonymisés pour les mêmes motifs de communication que ceux des renseignements personnels.

 

Comment conservons-nous et protégeons-nous vos renseignements?

Nous utilisons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures comprennent des mesures de protection informatiques ainsi que des fichiers et des installations sécurisés. Nous exigeons des fournisseurs de services qu’ils protègent les renseignements personnels et n’utilisent vos renseignements personnels qu’aux fins auxquelles nous sommes autorisés à le faire et selon les modalités d’utilisation que nous leur avons indiquées.

 

Nous conserverons uniquement vos renseignements personnels tant que nous devons effectuer le suivi de votre demande d’inscription aux notifications d’emploi, traiter votre candidature ou vous informer de futures occasions, à moins que nous soyons tenus par la loi ou un règlement ou en raison d’un litige et d’enquêtes réglementaires de les conserver. Une fois que vos renseignements personnels ne serviront plus à répondre à nos besoins commerciaux, juridiques ou réglementaires, nous prendrons des mesures raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire ou les anonymiser de façon permanente.

 

Quels sont vos droits?

Vous avez le droit de retirer votre consentement, et consulter, mettre à jour et (ou) supprimer vos renseignements personnels. À ces fins, vous pouvez :

 

- retirer votre consentement en tout temps;

- retirer en tout temps votre demande de réception des notifications d’emploi ou d’évaluation de votre profil aux fins d’embauche;

- nous demander de supprimer des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet;

- nous demander de corriger tout renseignement personnel inexact; et

- demander une liste des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet.

 

Veuillez noter que si vous décidez de restreindre le processus de traitement de vos renseignements personnels et (ou) de vous objecter à celui-ci, ou si vous retirez votre demande d’emploi, nous ne serons plus en mesure de traiter votre demande ou d’évaluer votre profil pour de futures occasions à American Express.

 

Si vous souhaitez consulter, mettre à jour ou modifier vos renseignements personnels, veuillez contacter le Centre de service des employés au 1 855 783-4772. 

 

Avez-vous des questions au sujet de la déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne? Souhaitez-vous faire valoir vos droits ou soumettre une plainte?

Si vous avez des questions, ou souhaitez formuler une plainte ou faire valoir vos droits, vous pouvez contacter le Centre de service des employés au 1 855 783-4772.

 

Glossaire

Renseignements regroupés  – données ou renseignements liés à plusieurs personnes qui ont été rassemblés ou regroupés de manière à ce qu’il soit impossible d’identifier de nouveau les personnes. Les renseignements regroupés comprennent les renseignements tirés de diverses sources, que nous créons ou compilons, y compris certaines données provenant des témoins et technologies similaires.

 

American Express (nous, notre, nos) – American Express telle qu’elle est définie au début de la présente déclaration sur la protection des renseignements personnels relative au processus de recrutement en ligne.

 

Famille d’entreprises d’American Express – toute société affiliée ou filiale d’American Express, et toute société détenue ou contrôlée par American Express.

 

Témoins et technologies similaires – un témoin est un petit fichier de données qu’un site Web transfert vers le disque dur de votre ordinateur. Nous utilisons des témoins lorsque vous visitez notre site Web de recrutement. Nous utilisons le terme « témoins et technologies similaires » dans la présente déclaration pour désigner toutes les technologies qui recueillent des renseignements de cette façon.

 

Renseignements anonymisés – données ou renseignements utilisés de manière (par exemple, pseudonymisés) à ce qu’il soit impossible de vous identifier auprès d’un tiers. Nous tirons souvent des renseignements anonymisés des renseignements personnels, y compris des renseignements que nous pouvons obtenir des témoins et technologies similaires.

 

Adresse IP – un numéro assigné à un appareil au moment de la connexion à Internet.

 

Renseignements en ligne – données ou renseignements recueillis sur les sites Web et les applications d’American Express ainsi que sur les sites Web et les applications des tierces parties en lien avec des sujets concernant nos activités, ce qui peut comprendre des renseignements personnels, des renseignements regroupés et des renseignements anonymisés.

 

Autres renseignements – renseignements internes d’American Express (par exemple, l’historique d’un emploi précédent) et d’autres renseignements en ligne et hors ligne que nous obtenons de vous ou qui vous concernent.

 

Renseignements personnels ou nominatifs– renseignements liés à une personne physique identifiée ou identifiable, comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, l’historique d’emploi précédent et d’autres renseignements associés à une personne comme des données démographiques.

 

Fournisseurs de services – tout fournisseur, toute tierce partie et (ou) entreprise qui mène des activités commerciales en notre nom, comme des services de recrutement, d’imprimerie, et d’envois postaux et d’autres services de communication (p. ex., courriels, publipostage), de traitement de données et d’entretien.