Como dueña o dueño de un Negocio, es fundamental que mantengas separadas tus finanzas personales de tus finanzas laborales. No hacerlo puede ser fuente de fugas de dinero para tu Negocio o para el presupuesto de tu día a día. Algunos de los rubros en los que esta separación puede complicarse más son los restaurantes y los viajes de negocios. Si se pagan en efectivo, llevar un control de los gastos de representación puede ser inexacto y complejo; si se pagan con una tarjeta que también se usa para cosas personales, los gastos pueden confundirse.
Para evitar esto, existen dos herramientas que pueden resultar muy valiosas: las Tarjetas para Negocios* y las herramientas digitales de gestión de gastos. Estos dos mecanismos facilitan una de las cosas que más tiempo consumen: la conciliación.
Ya sea que tú o alguien de tu equipo vayan a comer con clientes o salgan de viaje para buscar nuevas oportunidades de negocio, la conciliación puede ser un proceso extremadamente tedioso, en especial si se realiza manualmente con base en recibos de papel. No hay una manera verdaderamente práctica y eficiente de conservar váuchers y tickets. Suelen acumularse en tu cartera sin importar que se trate de comprobar el gasto de una cena o de una botella de agua en el aeropuerto. En cambio, si se automatiza este proceso, pueden obtenerse muchas ventajas. Te decimos algunas a continuación.
1. Acceso cuando sea, donde sea
Este aspecto es fundamental para las viajeras y los viajeros. Al pagar con una Tarjeta para Negocios*, los gastos de representación quedan registrados automáticamente, no se mezclan con los gastos personales y pueden consultarse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Si se usa un sistema digital de gestión de gastos, los recibos pueden escanearse y enviarse inmediatamente.
2. No más recibos extraviados
Al escanear los recibos con una app de gestión de gastos en el momento de recibirlos, ya no es necesario guardar los tickets durante todo el viaje para hacer la conciliación al final. Al pagar con una Tarjeta para Negocios*, el gasto se registra de inmediato y tampoco es necesario conservar los recibos.
3. Menos procesos manuales y errores
Algunos sistemas digitales de gestión de gastos cuentan con la capacidad Optical Character Recognition (OCR), a través de la cual los detalles relevantes de un recibo como monto, fecha y establecimiento se llenan automáticamente, lo cual hace más sencillo el proceso de conciliación y, de ser necesario, reembolso. En cuanto a las Tarjetas para Negocios*, como ya hemos mencionado, los gastos se registran de forma automática. Al suprimirse el proceso manual de captura, se eliminan los errores humanos que pueden generar pérdidas y se reducen las posibilidades de que se registren “gastos inflados”.
4. Compatibilidad en múltiples dispositivos
Por lo general, las apps para control de gastos son compatibles con todos los dispositivos. Por su parte, las Tarjetas para Negocios* también cuentan con apps y portales desde donde es posible manejar la cuenta y consultar los gastos. De este modo, puedes administrar los gastos de representación y viajes de tu Negocio desde tu escritorio o tu celular.
5. Cálculo inmediato de divisas
La mayoría de los sistemas de gestión de gastos calculan el tipo de cambio cuando se suben recibos de gastos en otros países, de modo que tú no tengas que estar haciendo la conversión.
6. Control
Si no eres tú, sino una colaboradora o colaborador tuyo quien atenderá la comida con clientes o saldrá de viaje representando a tu Negocio, es una buena idea que pague los gastos con un plástico adicional de tu Tarjeta para Negocios*. De esta forma, tú podrás tener visibilidad de sus gastos sin necesidad de que te entregue los tickets o exista un largo proceso de conciliación.
*Consulta los requisitos de contratación, comisiones, términos y condiciones para contratar La Tarjeta para Negocios American Express en https://www.americanexpress.com/es-mx/negocios/ayuda/descargar-solicitudes-y-contratos/.
FUENTE:
American Express Global Business Travel. The Atlas Blog. “What Are the Benefits of Using a Mobile Expense System?”. Publicado el 9 de febrero de 2023. Consultado el 28 de junio de 2023. https://www.amexglobalbusinesstravel.com/the-atlas/benefits-of-mobile-expense-system/
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