Por supuesto, este riesgo te incluye a ti y a toda la dirigencia de tu negocio, por lo que hoy más que nunca es necesario contar con un plan de continuidad para que tu Empresa siga funcionando en caso de que algo te suceda a ti o a alguno de tus socios.

El objetivo de un plan de este tipo es formalizar los pasos que se debe seguir para mantener la operación en caso de una crisis. A continuación, Business Class te da algunas sugerencias para construir este plan:

Planea para lo peor

Lo primero es evaluar todas las amenazas potenciales que tu negocio podría enfrentar, ponderando como la principal que por algún motivo no puedas supervisar y dirigir las actividades diarias, así como desempeñar tus funciones habituales. Una vez que hayas definido las amenazas potenciales, haz un plan que defina las acciones concretas a seguir para responder a ellas.   

Componentes de un plan de continuidad

Los planes de continuidad comercial o planes de contingencia suelen incluir protocolos de operación ante desastres naturales como incendios, terremotos o huracanes. Aunque éstos pueden ser devastadores, la recuperación puede ser más rápida si existe un plan para responder a sus efectos. Actualmente, ante la pandemia de COVID-19, los planes de emergencia se deben adaptar a los desafíos particulares que esta contingencia sanitaria plantea. 

Roles y responsabilidades

Si tú no puedes atender tus responsabilidades, ¿quién se queda a cargo? ¿Cuentas con un abogado que te asesore y se asegure de que tengas con toda la documentación legal necesaria en caso de que algo te suceda?

A menudo, las pequeñas Empresas son sociedades. Si un socio queda incapacitado, generalmente existen acuerdos que dicen que los demás pueden comprar su parte. ¿Tienen tus socios y tú un acuerdo de este tipo? Es importante que tus abogados, contadores y colaboradores clave estén listos para un escenario así.

El plan de continuidad debe establecer claramente las responsabilidades laborales, los roles y las funciones que cada quien debe llevar a cabo durante la emergencia, así como definir nuevas medidas de seguridad para mantener protegidos a los empleados. También es importante asegurarse de que toda la documentación del negocio esté actualizada, accesible y clara.

Seguridad y respaldo

Tener uno o dos empleados de confianza es clave para responder ante una crisis o ante la posible incapacidad de algún socio. Estos empleados deben estar capacitados para realizar las funciones críticas de la Empresa. Necesitan, además, tener fácil acceso a información delicada, como las cuentas de banco y las nóminas.

También debes poner atención en algunas cuestiones básicas que pueden parecer obvias, pero que a menudo se pasan alto, por ejemplo: ¿con qué pólizas de seguro cuenta la Empresa? ¿Tienes una lista con los datos personales de tus empleados, como sus direcciones y números de contacto? ¿Tienes respaldados tus datos en la nube en caso de que se destruyan físicamente?

Entrenamiento y automatización

Para que el plan de continuidad funcione, es necesario capacitar a tu equipo. Es recomendable hacer simulacros o simulaciones hipotéticas de los escenarios que pueden ocurrir, para que todo el equipo practique cómo operar ante una crisis.

Finalmente, la automatización es fundamental para la continuidad de un negocio en caso de que falte el dueño o alguno de los socios. Si los procesos de la Empresa dependen más de la tecnología que de las personas, será más sencillo que el negocio siga funcionando, aunque falte alguien importante. 

FUENTE:

https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/