Estos son algunos consejos para organizar de manera efectiva una travesía que tenga como objetivo motivar e inspirar a los colaboradores de la empresa:
¿Cuándo viajar?
Al decidir fechas, hay que tomar en cuenta el clima en el destino elegido, pero también hay que buscar una época en la que se tenga proyectada una disminución en la carga de trabajo, de modo que el viaje no interfiera con la operatividad.
¿Quiénes viajan?
Es importante definir si solo irán personas que trabajan en un mismo departamento o una combinación de varios. Esto determinará mucho de la dinámica y las actividades del viaje, ya que no es lo mismo fomentar que empleados de distintas áreas se conozcan, que premiar el desempeño de un equipo en específico.
¿Para qué viajar?
Hay que establecer objetivos y prioridades para el viaje de incentivos. Este puede ser utilizado, entre otras cosas, para generar presencia de marca en otras partes del mundo, para fortalecer los lazos de un equipo o para promover la sana competencia interna.
¿Cómo organizar el viaje?
La clave es hacerlo con el mayor tiempo de anticipación posible. Si, por ejemplo, preparar un evento en el lugar de operaciones de la compañía toma un año, la planeación del viaje debe iniciarse con 18 meses de anticipación.
Resulta útil elaborar una lista de tareas a realizar para mantener el orden y llevar al mismo tiempo un control sobre los gastos. Para optimizar el presupuesto es importante tomar en cuenta que durante un viaje existen gastos que pueden deducirse, así como explorar destinos con políticas fiscales favorables para los viajeros.
¿A dónde ir?
La tendencia actual en los viajes de incentivos es ir a destinos lejanos como Japón, Singapur o Tailandia. Al decidir el lugar, es importante tomar en cuenta, además de las tendencias en general, los deseos de tus empleados, así como el presupuesto de la empresa y que el destino cuente con la infraestructura o características necesarias para alcanzar los objetivos específicos de tu viaje. Algo fundamental es organizar, vayan a donde vayan, un viaje que los asistentes puedan recordar como una experiencia única, en especial si la empresa ya tiene un largo historial con esta práctica de incentivo.
¿Qué hacer?
Es recomendable considerar en el viaje actividades que involucren el contacto con la cultura local: música, comida, lugares especiales más allá de los sitios turísticos. En la medida de lo posible, generar contactos con gente que viva en el destino puede ayudar mucho para añadir un toque distintivo al viaje.
¿Qué sigue después del viaje?
Para que el viaje de incentivos quede en la memoria de los asistentes y tenga además un impacto en el resto de la empresa, se pueden llevar a cabo actividades como un concurso de fotografía, levantar una encuesta, o simplemente invitar a los viajeros a compartir su experiencia.
Fuentes:
https://www.merca20.com/tendencias-de-viajes-de-incentivos-para-2018/
https://www.gevme.com/blog/top-10-tips-planning-corporate-incentive-trip/