Cuentas claras, amistades largas
Un error muy común que se comete es no emitir la factura en el momento en el que el trabajo se concluye; hay que aplicar siempre el principio: “trabajo terminado, trabajo facturado”. Una práctica que puede ahorrar complicaciones es siempre trabajar con un contrato de por medio. En él deben establecerse claramente las condiciones de la relación comercial entre empresa y cliente, incluidos los términos y plazos de pago. De esta manera, cualquier atraso o malentendido estará previsto. También es recomendable instaurar el cobro de intereses sobre atrasos considerables.
Organización y control
Un proceso de facturación efectivo depende en gran medida de una buena organización. La facturación electrónica que hoy se utiliza ayuda mucho en este sentido, pues además de no tener que lidiar con entregas físicas ni con archivos en papel, el formato digital hace posible la implementación de softwares para llevar de manera automática el control sobre las facturas. Con estas herramientas se puede tener un acceso fácil a la información y el estatus de cada documento de pago, de modo que siempre estemos al tanto de qué tenemos por cobrar.
Es indispensable definir lineamientos claros sobre el manejo de las facturas dentro de la empresa: ¿en qué fechas se envían? ¿Cómo se notifica al cliente del envío? ¿Cómo se da seguimiento al proceso de pago? ¿Qué se hace si el cliente no paga? Saber de antemano las respuestas a estas preguntas es muy importante para prevenir cualquier problema con el proceso de facturación.
