La administración de una Empresa consiste en coordinar a las personas, cosas y sistemas que la conforman en busca de obtener los mejores resultados posibles. Esta coordinación puede dividirse en una serie de actividades que se conocen como ciclo administrativo, un proceso en constante flujo que reinicia una y otra vez cada vez que la compañía emprende nuevos proyectos. Es importante recalcar que el ciclo de administración se divide así para su estudio y comprensión, pero que se trata de un flujo en el que muchas veces las etapas se superponen y se modifican unas a otras.
Fase mecánica
Tiene como finalidad principal analizar y determinar cómo debe operar una compañía. Es la formulación teórica de los planes y estrategias empresariales. Las etapas de la mecánica administrativa son:
Previsión
Esta etapa del ciclo administrativo de una Empresa trata de identificar las posibilidades de acción. En este proceso se llevan a cabo investigaciones tanto dentro como fuera de la Empresa y se consideran alternativas. En esta etapa resultan fundamentales la experiencia y creatividad del CEO de la Empresa, ya que le permitirán vislumbrar una amplia gama de opciones para la compañía.
Planificación
En este paso se definen los objetivos y metas, así como las estrategias para alcanzarlos. Se incluye aquí el diseño de presupuestos, programas y políticas. Un factor crucial de la planificación es el tiempo, que debe acotarse de manera precisa para cada actividad concreta. Términos como “lo más pronto posible” no son funcionales en una planeación que pretenda ser exitosa.
Organización
En la última parte de la mecánica del ciclo administrativo se determinan los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo. Por ejemplo, se especifican y dividen las funciones de cada área y puesto dentro del organigrama, se fijan jerarquías y se concretan responsabilidades.
Fase dinámica
Tiene que ver con la ejecución de lo formulado en la fase mecánica del ciclo. Las etapas de la dinámica administrativa son:
Integración
Tiene que ver con allegarse los recursos determinados durante la organización. En esta etapa, por ejemplo, se conforma el equipo de trabajo que ejecutará la estrategia. Algunas actividades fundamentales de la integración son el reclutamiento y entrenamiento del personal.
Dirección
Es la parte del ciclo administrativo en la que se ejecuta lo que se planeó y organizó en la fase mecánica. Es una etapa conducida por un directivo que tiene la responsabilidad de tomar decisiones y modificar sobre la marcha de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo. Esta persona también debe motivar al equipo y asegurarse de mantenerlo enfocado hacia los objetivos trazados.
Control
Se trata de la medición de los resultados de la estrategia para tener claro dónde estuvieron los aciertos y dónde están las oportunidades de mejora. La mayor importancia de esta etapa es que sobre sus hallazgos se sentarán las bases de un nuevo sistema administrativo de una Empresa.
FUENTES:
