Comment améliorer le travail avec vos collaborateurs à distance

Cette flexibilité n’a cependant pas que des points positifs. Si vous avez des employés dans différents endroits, pays ou même fuseaux horaires, il n’est pas toujours facile d’organiser efficacement la collaboration. Et la situation peut être encore plus complexe si l’entreprise ne possède pas une politique spécifique pour gérer ses télétravailleurs.

Pour faire travailler de façon optimale votre personnel hors site, les stratégies suivantes peuvent s’avérer bien utiles pour améliorer la collaboration.

1. Surveillez les échéances à l’aide d’un logiciel de gestion de projet

Vos télétravailleurs peuvent avoir besoin d’indications spécifiques à propos des tâches que chacun doit accomplir au cours de la journée. Comme ces collaborateurs n’ont pas de réunions quotidiennes au bureau ni la possibilité de se croiser dans les couloirs, un logiciel de gestion de projet comme JIRA, Trello ou Monday.com peut les aider à garder le cap, et améliore l’efficacité du travail.

Avec un logiciel de gestion de projet, vous pouvez décomposer les projets en tâches et en jalons individuels, confier des responsabilités à chaque employé, vérifier qui est disponible et à quel moment, et donner aux télétravailleurs la possibilité de poser des questions et de communiquer d’éventuels soucis à propos de leur travail. Ce logiciel permet aussi de surveiller l’accès à différentes ressources de l’entreprise, par exemple les cartes de paiement professionnelles.

De la sorte, vos télétravailleurs savent toujours exactement sur quoi le reste de l’équipe travaille, même s’ils ne se voient jamais en personne.

2. Convenez d’une façon de communiquer

Quand tout le monde est au bureau de 9h00 à 17h00, les employés savent où et quand contacter les autres. Mais quand les employés travaillent selon des horaires différents, les attentes en matière de communication sont moins claires, d’autant plus que chacun peut aussi avoir un style de communication différent. Certaines personnes consultent en permanence leurs applis de messagerie et de tchat, et peuvent avoir tendance à s’impatienter si elles n’obtiennent pas une réponse immédiate. D’autres sont totalement concentrées sur leur travail et ne répondent que de temps en temps aux messages.

Pour éviter les malentendus, définissez clairement la façon dont votre personnel doit communiquer. Quel est le délai maximum pour répondre à un e-mail ? Les télétravailleurs doivent-ils être joignables via une appli de tchat pendant une période bien définie de la journée ? Quand quelqu’un peut-il signaler qu’il ne veut pas être dérangé pour répondre à des questions, et dans ce cas, qui peut-on contacter si l’on a besoin d’une information ?

Vos employés ne peuvent pas collaborer correctement s’ils ne communiquent pas correctement, alors assurez-vous qu’ils comprennent bien comment rester en contact.

3. Utilisez le Cloud

Un logiciel de Cloud est presque devenu incontournable si vous avez des travailleurs répartis sur plusieurs sites. À défaut d’avoir un tel outil, les employés devront toujours penser à rapporter leurs fichiers informatiques au bureau en utilisant une clé USB, ce qui présente un risque de sécurité en cas de perte. Ils peuvent aussi envoyer et recevoir leurs fichiers par e-mail, mais quand des documents sont mis à jour, il devient difficile de savoir quelle est la version la plus récente.

Avec un logiciel de Cloud comme Google Drive ou Dropbox, vos employés peuvent non seulement transférer facilement des fichiers, mais ils peuvent aussi travailler simultanément sur le même document, et les changements sont intégrés automatiquement. Quand on participe à de grands projets dans lesquels plusieurs auteurs sont impliqués, c’est vraiment inspirant de voir plusieurs personnes éditer un document en même temps. Cela donne réellement le sentiment que l’on travaille en équipe même si chacun se trouve dans un endroit différent.

4. Envisagez l’utilisation du tchat vidéo pour une touche personnelle

Si vous communiquez uniquement par e-mail ou par tchat écrit, vous perdez le contact personnel. Même un appel téléphonique est un peu incomplet car on n’a pas les expressions faciales. De plus, quand vous parlez à vos télétravailleurs, il peut arriver qu’ils ne soient pas vraiment concentrés ou qu’ils soient distraits par quelque chose en arrière-plan.

Vos employés ne peuvent pas collaborer correctement s’ils ne communiquent pas correctement, alors assurez-vous qu’ils comprennent bien comment rester en contact.

Avec des programmes comme Skype, vous pouvez configurer des vidéoconférences pour l’ensemble de votre entreprise. Cela permet de réellement voir la personne à qui on parle. Vous pouvez aussi installer dans vos salles de réunion de grands écrans avec une caméra. Quand une réunion est organisée, on aura ainsi un peu l’impression que les télétravailleurs sont bel et bien présents autour de la table.

5. Pensez à prévoir des récompenses et des moments informels

Pour renforcer le climat de camaraderie avec votre équipe en télétravail, planifiez des événements leur permettant de se retrouver pour quelque chose qui ne soit pas lié au travail. Vous pouvez par exemple bloquer un après-midi où les employés peuvent se connecter par tchat vidéo, pour apprendre à mieux se connaître.

Il est également impératif de reconnaître l’excellent travail de vos télétravailleurs, en leur proposant des récompenses ou simplement en les félicitant. Les cartes-cadeaux, récompenses et autres petits témoignages d’appréciation pour le personnel peuvent être très prisés par vos télétravailleurs et ne coûtent pas grand-chose en termes de trésorerie.

Les télétravailleurs éprouvent en essence les mêmes besoins que n’importe quel employé pour pouvoir collaborer de façon efficace : ils ont besoin d’objectifs clairs, de communiquer et de sentir qu’ils font partie de l’équipe. En utilisant ces stratégies, votre entreprise peut créer un environnement productif pour les employés, tant pour ceux au bureau que pour ceux travaillant à distance.