Introduire la numérisation dans votre entreprise en 7 étapes
Les progrès technologiques constants modifient l’environnement de travail presque de minute en minute. La dématérialisation des dossiers et des données d’entreprise est devenue une nécessité.
Selon l’étude The Modern Workplace (en anglais) réalisée en 2019, la transformation numérique de l’espace de bureau et l’adoption de la technologie sont actuellement les principaux défis organisationnels auxquels sont confrontés de nombreuses entreprises. 37% des entreprises interrogées voient la transformation numérique comme un défi majeur, et 35% d’autres considèrent l’adoption de la technologie comme une difficulté.
Selon Condeco, éditeur de logiciels pour la réservation de salles de réunion et fournisseur de technologies d’utilisation de l’espace, qui a piloté l’étude, « le rapport repose sur une enquête quantitative menée auprès de 750 dirigeants d’entreprise dans six pays : le Royaume-Uni, les États-Unis, la France, l’Allemagne, l’Australie et Singapour. Elle a été suivie d’une phase qualitative composée de six entretiens en profondeur avec des cadres supérieurs de diverses entreprises. »
La numérisation de plus en plus répandue dans les bureaux
« La dématérialisation des documents de bureau, c’est-à-dire leur numérisation puis leur enregistrement sur un ordinateur, est un processus lent mais que l’on ne peut plus arrêter », estime Chris Nicholson, CEO de Skymind, une société spécialisée en intelligence artificielle (IA).
« La numérisation permet aux documents d’être consultables, ce qui signifie que les employés et le management peuvent partager et trouver des informations plus rapidement », explique C. Nicholson. « Elle accélère aussi certains processus d’entreprise. »
La numérisation devient également la norme, ajoute Carisa Miklusak, CEO de Tilr, une entreprise d’insertion qui automatise le processus de recrutement via une plateforme numérique d’intelligence artificielle.
« La technologie et la dématérialisation des tâches et des données se sont révélées positives pour tous les secteurs et aspects des entreprises qui les ont intégrées », explique C. Miklusak. « Les organisations ont le choix : soit adopter et apprendre à tirer parti de la numérisation, soit se faire dépasser par les concurrents qui, eux, ont fait le choix d’adopter la technologie. »
La transformation numérique évolue rapidement et va s’étendre à tous les secteurs, fait remarquer Dimitar Vouldjeff, CEO d’Enhancv.com, un service de rédaction de CV en ligne.
« Depuis les capteurs intelligents qui détectent l’occupation d’une salle de réunion jusqu’à une IA identifiant des défauts de fabrication sur une ligne de production, la numérisation est là pour rester », explique D. Vouldjeff. « Les entreprises qui ne procéderont pas à une transformation numérique ne survivront probablement pas. »
La transformation numérique progresse pour une bonne raison
La liste des avantages de la transformation numérique au bureau est longue. Pour commencer, elle permet une meilleure organisation des données de l’entreprise et une productivité accrue. Il est beaucoup plus facile d’être compétitif si les employés et le management peuvent localiser les données de manière rapide et efficace, et mettre en œuvre des flux de travail électroniques.
« En numérisant leurs données et en utilisant l’intelligence artificielle pour les analyser et les interpréter, une organisation peut resserrer sa bande passante et se développer rapidement avec moins de ressources », explique C. Miklusak.
« Combien de temps vous et vos employés consacrez-vous à rechercher des contrats ou à analyser vos comptes créditeurs ?», interroge Jesse Wood, CEO d’eFileCabinet, une société de logiciels de gestion documentaire.
« Si vous ne procédez pas à une dématérialisation de vos documents de bureau, vous limitez votre capacité à grandir et devez embaucher plus de personnel pour faire le même travail », explique J. Wood. « La numérisation des données et l’automatisation des tâches ménagent le capital humain et réduisent radicalement le compte d’exploitation. »
La numérisation des documents de bureau améliore également la sauvegarde des informations et renforce la sécurité. Lorsque les informations sont stockées dans le Cloud plutôt que sur papier, elles ne sont pas sensibles à un incendie ou une inondation, et elles sont généralement moins vulnérables au vol.
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Une bonne campagne de dématérialisation
sera déployée étape par étape. Le fait de procéder lentement apaise les
préoccupations des collaborateurs quant à l’utilisation de la technologie,
permet de digérer les changements, et révèle les impacts potentiels sur l’emploi.
—Scott Schoeneberger, Managing Partner, Bluewater
Parmi d’autres avantages, on notera aussi une diminution des erreurs de transcription et la création de pistes d’information aux fins d’audit.
La dématérialisation fait en outre baisser les frais généraux en termes de surfaces de bureau.
« Avec la numérisation des documents, les entreprises peuvent s’installer n’importe où, ce qui permet de faire baisser les frais généraux sans sacrifier le personnel », explique Pete McAllister, fondateur d’OutreachPete, un service de marketing Internet.
La composante humaine de la transformation numérique
Il va de soi que la transformation numérique du bureau n’aura pas l’effet positif escompté si les employés ne soutiennent pas le mouvement, et ce quel que soit le secteur d’activité.
« Dans notre entreprise de matériaux de construction, nous utilisons des drones pour collecter des données et des statistiques très utiles pour notre activité, mais ces données doivent naturellement être interprétées par nos employés », explique Raul Duran, Vice-president Communications & Marketing chez CEMEX.
« La numérisation documentaire ne peut se faire sans l’élément humain », explique Jimmy Chrabieh, CEO de Differio, une boutique en ligne de vêtements pour hommes. « Les processus et programmes les plus récents ne pourront être efficaces qu’avec l’analyse de personnes bien réelles. » C’est vrai même pour les sociétés technologiques, ajoute Carisa Miklusak.
« Il est essentiel que tous les employés soutiennent la transformation numérique, en comprennent les avantages et en connaissent les meilleures pratiques », dit-elle. « C’est à l’intersection du progrès technologique et de l’analyse humaine qu’on obtiendra les meilleurs résultats.»
Un avis que partage Ken Costello, Chief Operating Officer de MST Solutions.
« Une vraie transformation numérique ne peut pas se faire si votre équipe n’y est pas pleinement investie », dit-il. « S’ils sont réfractaires au changement, en particulier en ce qui concerne les nouvelles technologies, il y aura des problèmes d’adoption, des inefficacités et un mauvais retour de l’investissement consenti dans la transformation. »
Comment gérer efficacement la transformation numérique au bureau ?
Pour amener vos employés à adopter et soutenir la transformation numérique du bureau, il faudra plus que de la chance et un e-mail général. Ci-après quelques conseils :
1. Éliminez le facteur ‘peur’
« Éliminez le problème ‘FUD’ (abréviation de fear, uncertainty et doubt – peur, incertitude et doute) », explique Sean Beard, Vice-president Emerging Technology chez Pariveda Solutions, une société de conseil aux entreprises.
« Si les employés craignent que la technologie ne prenne une partie de leurs tâches, ils opposeront de la résistance », poursuit-il. « Montrez que vous utilisez la transformation numérique pour renforcer votre effectif, pas pour le remplacer. »
« Assurez à vos employés que leurs emplois ne vont pas disparaître », souligne C. Nicholson. « Expliquez-leur que l’entreprise utilise la transformation numérique et l’automatisation du bureau pour renforcer le personnel existant et apporter une sorte d’aide électronique qui permettra aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes. »
2. Faites preuve de franchise et communiquez
« Soyez clair(e) sur ce que l’entreprise veut obtenir avec la transformation numérique », explique C. Miklusak. « Expliquez les motivations et les résultats escomptés. Dites aux employés de quelle manière la transformation numérique va affecter leur vie, leur travail et leurs tâches quotidiennes. Expliquez-leur aussi quel soutien leur sera fourni pendant la transition. »
3. Avertissez avant la transition
« Communiquez sans retenue sur la transformation numérique du bureau, en incluant les raisons qui la motivent», explique Scott Schoeneberger, Managing Partner chez Bluewater, un fournisseur de technologies pour l’organisation de réunions et d’événements. « Cela fait savoir aux gens qu’un changement arrive, leur donne le temps de s’y préparer, et leur permet d’en comprendre l’importance pour la pérennité de l’entreprise. »
4. Assurez-vous d’une adoption complète par l’équipe dirigeante
« Il est essentiel que l’ensemble de l’équipe dirigeante soutienne le projet et soit bien informée des initiatives sur le plan numérique et technologique », précise encore C. Miklusak. « Sans le soutien de l’équipe dirigeante, l’adoption a peu de chances de réussir. »
S. Schoeneberger partage cet avis.
« Incluez les parties prenantes et les personnes influentes de l’organisation dans le processus de transformation numérique du bureau », dit-il. « Cela contribuera à une adoption aux niveaux les plus élevés, car tout le monde se sentira plus connecté et montrera son adhésion au changement. »
5. Veillez à fournir des formations
« Offrez un nombre suffisant de formations et un soutien continu pendant la transition », explique S. Schoeneberger. « Plusieurs sessions de formation, des formations accessibles à tous et la possibilité de consulter des experts… tout cela permettra de faire en sorte que les changements ne fassent pas baisser la productivité. »
Avec des formations continues, vos employés verront que vous vous souciez d’eux autant que de la transformation numérique du bureau, ajoute C. Miklusak.
« Une formation continue sous la forme de démos régulières, par exemple, prépare votre organisation à passer au niveau supérieur, et cela incite les employés à accepter la transition de façon positive plutôt que de s’y opposer. »
6. Impliquez vos employés dans les décisions de transformation numérique
« Exactement comme vous demandez un feedback à vos clients sur la version bêta d’un nouveau produit, demandez aussi le feedback de vos employés sur la façon de procéder pour que la transformation numérique puisse améliorer leurs résultats et leur efficacité », explique C. Miklusak. « Vous pourrez ainsi définir des procédures plus efficaces et donner aux employés le sentiment d’être impliqués et de ne pas se sentir exclus. »
7. Prenez une étape à la fois
« Une bonne campagne de dématérialisation sera déployée étape par étape, » précise S. Schoeneberger. « Le fait de procéder lentement apaise les préoccupations quant à l’utilisation de la technologie, permet de digérer les changements et révèle les impacts potentiels sur l’emploi. »
La transformation numérique au bureau doit reposer sur une ‘stratégie à long terme’, ajoute S. Beard. « Commencez lentement, en particulier si la transition implique un changement culturel, et faites en sorte que vos employés puissent s’approprier chaque étape au fil du processus. »
Source: American Express® Etats Unis | Novembre 2019
PHOTO : Getty Images
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