経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化すると、「小口現金管理の負担軽減」「振込手数料の削減」「経費の一元管理」など、業務の効率化や経費の節約につながります。

・経費精算に伴う小口現金管理の負担を軽減できる

小口現金の残高確認や、定期的な記録などの負担を軽減できるなど、経理担当者の業務効率化につながります。さらに、経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化する方法は？でも後述しますが、方法によってはキャッシュレス化に加え経費の計上を自動化できる方法もあるので、計上ミスや計上漏れなど、事務処理上の人為的ミスの削減にも寄与するでしょう。

・振込手数料を削減できる

従業員が使用した経費を振込で支払っている場合は、経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化することで、振込手数料の削減につながります。加えて、振り込みの手間も削減されるので、経理担当者の業務効率化にも寄与します。

・キャッシュレス化の方法によっては、経費の一元管理が可能になる

経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化する方法によっては、経費の一元管理ができるようになります。例えば、経費を現金で支払っている場合、従業員が経費精算をするまで支出状況を把握しづらいこともありますが、キャッシュレス決済の場合は、支払い先や支払い金額の履歴が残り、確認しやすくなります。そのため、経費管理の効率化や不適切な経費利用の防止にも役立つでしょう。

経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化する主な方法としては、事業用のICカードを導入する、中小企業・個人事業主向けの事業用クレジットカード「法人カード」を導入するなどの方法があります。

・事業用のICカードの導入

代表的なICカードを挙げると、交通系ICカードです。従業員の交通費精算が主の場合は、事業用の交通系ICカードを導入するのが良いでしょう。チャージの手間は必要ですが、細かい交通費精算が不要になり、万が一紛失や盗難にあってしまっても、チャージされた金額以上の被害が発生しにくい点もメリットです。

・中小企業や個人事業主用の事業用クレジットカード「法人カード」の導入

中小企業や個人事業主の場合、事業用のクレジットカード「法人カード」を導入するのもおすすめです。法人カードは、従業員用の「追加カード」を発行することができます。交通費だけでなく、会食や出張費、備品購入費用などさまざまな支払いにも利用できるので、幅広い支払いをキャッシュレス化できるでしょう。

さらに、それぞれのカードを会計ソフトとAPI連携させれば、カード利用経費の自動反映だけでなく、ソフトによっては勘定科目の自動仕訳なども可能です。カード会社やカードの種類にもよりますが、追加カードごとに利用可能額を設定できる場合もあり、カードを利用する従業員の業務に合わせて管理できるのもメリットのひとつです。

経費のキャッシュレス化を叶えるために法人カードを活用すると、「業務効率化」「付帯特典の活用」「ポイントの獲得」「経費削減」など、企業・従業員の双方でメリットを享受できます。

企業、従業員、経理担当者、それぞれの立場ごとに、具体的に紹介します。

1）企業のメリット

・従業員の経費を振込で支払っていた場合は、振込手数料を削減できる

・従業員用の追加カード利用額は基本カードに集約されるのが一般的なため、経費の一元管理が可能になる

・追加カードごとに利用可能額を設定できる場合があり、従業員ごとの支出管理や想定外の支出抑止に寄与する

・一般的にカードの利用額に応じたポイントも基本カードに集約されるため、効率的にポイントを貯められる

2）従業員のメリット

・会食や交通費、購入備品の支払いなど、さまざまな支払いに利用できる

・経費を立て替える必要がなくなる

・経費精算の手間が省ける

・カード会社や追加カードの種類によっては、カードの付帯特典を利用できる

3）経理担当者のメリット

・小口現金の管理負担を軽減できる

・経費などの振り込みの手間を削減できる

・それぞれのカードを会計ソフトとAPI連携させて経費計上を自動化すれば、業務効率が改善し、人為的ミスの防止にもなる

【注意点】

・カード会社や追加カードの種類により、年会費がかかる場合がある

・現金で支払っている経費を法人カードでの支払いに切り替える際は、支払先がカード決済に対応しているか、利用可能額が十分かを確認する必要がある

・領収書の提出・保管方法など、運用ルールの見直しが必要になる

アメリカン・エキスプレスでは、中小企業・個人事業主用の法人カードのことを「ビジネス・カード」と呼んでいます。

アメックスのビジネス・カードの大きな特長の一つは、カードの種類によって利用可能金額が一律なのではなく、利用実績や支払い実績などに応じて設定されることです。また、「キャッシュフロー管理 by Moneytree」に登録すると、最大2,000万円までの利用可能枠の設定・増枠申請が可能になります。

※ご利用可能枠はカード利用実績等によって決まります。ご利用可能金額の増額・増枠申請には審査があるため、ご希望に添えない場合があります。

加えて、従業員用の追加カード^★も、年会費がかかる付帯特典あり／年会費無料の付帯特典なしの2種類が用意されています。追加カード^★は最大99枚まで発行が可能。従業員数や業務内容に応じて、追加カード^★を発行できます。

また、高額な仕入れの決済にも活用できます。アメックスは、医療、飲食、建設といった各種業種に特化した仕入れ先と提携しています。対象加盟店でのカード利用でボーナスポイントを獲得できるキャンペーンなどもあるため、上手に利用することで、お得に仕入れを行うことができます。

※ご利用限度額は、カード利用実績、支払実績によって決まります。

参考：アメリカン・エキスプレス「B2B決済deポイント」

参考：アメリカン・エキスプレス「仕入れ関連をサポートする法人向け加盟店のご案内」

参考：アメリカン・エキスプレス「中小規模企業の経営者・個人事業主向け　ビジネス・カード」

・アメックスが発行する3種類のビジネス・カードの特長

現在アメックスが発行しているビジネス・カードは、以下の3種類です。アメックスのビジネス・カードは利用可能金額がカードの種類によって一律ではなく、利用実績や支払い実績などに応じて設定されること、開業直後（起業・創業期）でも申し込みが可能であることが大きな特長です。

アメックスのビジネス・カードは、24時間365日、オンラインで申し込み可能です。

アメックスのビジネス・カードに申し込む際は、「個人事業主」としての申し込みか、「法人」としての申し込みかを選ぶ必要があります。申し込みの手順などが異なるため、それぞれ紹介します。

・個人事業主として申し込む場合

申し込み画面で必要事項を入力・申し込み後、問題がなければカードが発行・発送されます。

カードの受け取りは、郵便局から届く「本人限定郵便到着のお知らせ」に沿って受け取り方法を指定しましょう。カードの受け取りを持って、本人確認も完了となります。

参考：アメリカン・エキスプレス「カードお申し込みからお届けまでの流れ（個人事業主）」

参考：アメリカン・エキスプレス「本⼈確認⼿続きについて」

・法人として申し込む場合

法人代表者が必要事項を入力・申し込み後、アメックスから本人確認書類の提出の連絡が届いたら、アップロードまたは郵送で本人確認書類を提出します。指定の本人確認書類はこちらで確認できます。

法人の確認はアメックスで行いますが、追加で登記に関する書類の提出を求められる場合もあります。

問題がなければ、アメックスから「法人代表者（個人）の本人確認完了のお知らせ」が簡易書留郵便にて発送されます。本人確認完了のお知らせを受け取ったことが確認されたのち、法人所在地に簡易書留郵便でカードが届きます。

参考：アメリカン・エキスプレス「カードお申し込みからお届けまでの流れ（法人経営者）」

参考：アメリカン・エキスプレス「本⼈確認⼿続きについて」

個人事業主・法人ともに、申し込み後に入会審査が行われます。ビジネス・カードは申し込みからカード受け取りまで個人事業主の場合1週間程度、法人の場合3週間程度の時間がかかるため、余裕を持って申し込みを行うようにしましょう。

経費の支払いや経費精算をキャッシュレス化することで、経費処理に関わる業務負担を軽減でき、本業に充てるリソースを確保することができるでしょう。加えて、法人カードを活用すれば、経費精算のキャッシュレス化に加え従業員の業務効率化、経費の一元管理や経費の見える化、経費削減効果も期待できます。

経費はビジネスを展開するうえで、必ず発生します。さまざまな支出のキャッシュレス化を叶える法人カードを活用し、必要な経費は惜しまず、削減できる業務や手数料などをスリム化することで事業成長の一助としましょう。