経費精算を効率化するメリットのひとつは、従業員が本業に充てる時間を確保しやすくなることです。経費精算は大切な業務のひとつですが、正しく、効率的に行うことで、多くの従業員が本業に注力できる時間を捻出することができる業務のひとつともいえるでしょう。

経費精算を効率化することで、企業、従業員、経理担当それぞれがどのようなメリットを得られるのか、具体的に紹介します。

【従業員のメリット】

・本業に集中しやすくなる

・立替精算の負担を軽減できる

【経理担当のメリット】

・確認作業を効率化できる

・差し戻し対応を減らせる

【企業のメリット】

・経費状況を把握しやすくなる

・業務効率化による人件費などのコスト削減につながる可能性がある

従業員のみならず企業全体の生産性向上を叶え、管理業務の負担軽減にもつながるのが、経費精算業務の効率化です。

「法人カードの導入」「経費精算システムの導入」「社内ルール・フローの見直し」が、経費精算を効率化するための3つのポイントだといえます。

法人カードを活用することで経費の立替を減らし、経費申請業務の効率化を図ることで従業員の負担の軽減が可能になります。あわせて経費精算システムを導入することで、経理担当の業務も効率化可能です。ツールの導入だけでなく、社内ルールや申請方法、フローの見直しも重要です。

・事業用クレジットカード「法人カード」の導入

法人カードを導入することで、事業に関する経費の支払いを集約することが可能となります。カードで支払うことで、振込作業や振込手数料を削減できます。また、カード会社によって方法は異なりますが、一般的に法人カードは会計ソフトと連携させることが可能です。法人カードと会計ソフトを連携することで、利用履歴を簡単にデータ化することが可能となるので、人為的なミスの削減や、仕訳処理や確認作業の負担軽減が期待できます。利用状況が可視化できるようになるので、経費を一元的に把握しやすくなり、管理がしやすくなります。

また、法人カードは、従業員用に「追加カード」を発行できるのが一般的です。追加カードを活用することで、従業員による経費の立替や仮払いの負担を軽減できます。さらに、誰が・いつ・何に経費を利用したかを把握しやすくなるため、支出状況の可視化が進み、ガバナンスの強化にも役立ちます。

・経費精算システムの導入

一般的な経費精算システムは、経費の申請から承認までをオンラインで完結させることが可能で、金額の計算なども自動化されます。入力ルールなどの整備は必要ですが、システムを活用することで、申請時の計算ミスや漏れを防止できたり、申請者や経理担当者の作業を大幅に削減できたりするでしょう。

・社内ルールやフローの見直し・徹底

古くからのルールが慣習として残っていることも考えられます。経費精算のタイミングや申請方法など、社内ルールやフローを見直すのも一案です。

経費精算を効率化する方法によっては、初期投資が必要な場合もあります。費用と効率化のバランスを見極めるのも大切なポイントです。

アメックスのビジネス・カードは、大手会計ソフトとAPI連携が可能なので、ビジネス・カードを利用した支出を自動で会計ソフトに取り込めます。会計ソフトによっては勘定科目の振り分けも自動化できます。また、従業員用の追加カード^★を最大99枚まで発行できます。アメックスが発行する従業員用の追加カード^★は、年会費がかかる付帯特典ありと、年会費無料の付帯特典なしの2種類が用意されています。追加カード^★は合計99枚まで申し込み可能。従業員の業務に合わせて、申し込むことができます。カードごとに利用可能金額の設定が可能なので、従業員の支出管理にも役立ちます。

参考：アメリカン・エキスプレス「会計ソフトへのデータ連携（API）」

参考：アメリカン・エキスプレス「追加カード」

アメックスのビジネス・カードの利用可能限度額は、カードの種類によって一律ではなく、利用実績や支払い実績などに応じて設定されます。また、「キャッシュフロー管理 by Moneytree」に登録すると、最大2,000万円までの利用可能枠の設定・枠申請を行うことも可能なので、高額の支払いが必要になる仕入れにも活用できます。

※ご利用可能枠はカード利用実績等によって決まります。ご利用可能金額の増額・増枠申請には審査があるため、ご希望に添えない場合があります。

そのため、高額の支払いが必要になる仕入にも、アメックスのビジネス・カードを便利に活用できます。アメックスは、医療、飲食、建設といった各業種に特化した仕入れ先と提携しており、対象加盟店でのカード利用でボーナスポイントを獲得できるキャンペーンなどもあるため、上手に利用することで、お得に仕入れを行うことができます。

※ご利用限度額は、カード利用実績、支払実績によって決まります。

参考：アメリカン・エキスプレス「B2B決済deポイント」

参考：アメリカン・エキスプレス「仕入れ関連をサポートする法人向け加盟店のご案内」

参考：アメリカン・エキスプレス「中小規模企業の経営者・個人事業主向け　ビジネス・カード」

・アメックスが発行する3種類のビジネス・カードの特長

現在アメックスが発行しているビジネス・カードは以下の3種類です。アメックスの場合は、カードの種類ごとに一律の利用可能枠が設けられているのではなく、カード利用実績や支払実績などに応じて利用可能金額が決まること、開業直後（起業・創業期）でも申し込みが可能であることが大きな特長です。

アメックスのビジネス・カードは、24時間365日、オンラインで申し込み可能です。

アメックスのビジネス・カードに申し込む際は、「個人事業主」としての申し込みか、「法人」としての申し込みかを選ぶ必要があります。申し込みの手順などが異なるため、それぞれ紹介します。

・個人事業主として申し込む場合

申し込み画面で必要事項を入力・申し込み後、問題がなければカードが発行・発送されます。

カードの受け取りは、郵便局から届く「本人限定郵便到着のお知らせ」に沿って受け取り方法を指定しましょう。カードの受け取りを持って、本人確認も完了となります。

参考：アメリカン・エキスプレス「カードお申し込みからお届けまでの流れ（個人事業主）」

参考：アメリカン・エキスプレス「本⼈確認⼿続きについて」

・法人として申し込む場合

法人代表者が必要事項を入力・申し込み後、アメックスから本人確認書類の提出の連絡が届いたら、アップロードまたは郵送で本人確認書類を提出します。指定の本人確認書類はこちらで確認できます。

法人の確認はアメックスで行いますが、追加で登記に関する書類の提出を求められる場合もあります。

問題がなければ、アメックスから「法人代表者（個人）の本人確認完了のお知らせ」が簡易書留郵便にて発送されます。本人確認完了のお知らせを受け取ったことが確認されたのち、法人所在地に簡易書留郵便でカードが届きます。

参考：アメリカン・エキスプレス「カードお申し込みからお届けまでの流れ（法人経営者）」

参考：アメリカン・エキスプレス「本⼈確認⼿続きについて」

個人事業主・法人ともに、申し込み後アメリカン・エキスプレスによる入会審査が行われます。ビジネス・カードは申し込みからカード受け取りまで個人事業主の場合1週間程度、法人の場合3週間程度の時間がかかるため、余裕を持って申し込みを行うようにしましょう。

経費精算を効率化するためには、法人カードや経費精算システムの活用、社内ルールの見直しを組み合わせることが重要です。経費精算システムの導入や社内ルールの見直しは業務改善に役立ちます。なかでも法人カードの活用は、経費精算の効率化を推進するうえで、有効な方法だといえるでしょう。法人カードによるキャッシュレス化を進めることで、立替精算や支払い業務の負担軽減につながり、経費精算システムの導入効果もより高めやすくなります。

大手会計ソフトとAPI連携ができるだけでなく、従業員用の追加カード^★を最大99枚まで無料で発行することが可能なアメックスのビジネス・カードがおすすめです。経費精算業務を効率化して、より多くの時間をビジネスの成長のために有効活用しましょう。