4 E-Mail-Floskeln, auf die du in Zukunft lieber verzichten solltest

Ob Akquise, Bestellbestätigung, Newsletter oder eine Nachricht an das Team: E-Mails spielen für Unternehmen eine entscheidende Rolle in der täglichen Kommunikation. Doch während wir täglich zahlreiche elektronische Nachrichten versenden und empfangen, schleichen sich Gewohnheiten ein – insbesondere sprachliche. E-Mail-Floskeln sind wie ein bequemes Paar abgetragener Schuhe: vertraut, aber nicht unbedingt vorteilhaft für den professionellen Auftritt.

Laut einer Studie von Microsoft haben Mitarbeitende inzwischen durchschnittlich knapp 120 E-Mails täglich im Posteingang. In diesem Meer aus Nachrichten entscheidet oft der erste Eindruck, ob deine Nachricht gelesen, ignoriert oder direkt gelöscht wird. Abgenutzte Floskeln lassen deine Kommunikation unpersönlich und standardisiert erscheinen – genau das Gegenteil dessen, was in der heutigen Geschäftswelt gefragt ist.

Nach der Lektüre dieses Artikels wirst du nicht nur die problematischsten Formulierungen kennen, sondern auch mit frischen, wirkungsvolleren Alternativen vertraut sein, die deinen E-Mails neues Leben einhauchen.

In der heutigen Geschäftswelt werden täglich etwa 333 Milliarden E-Mails versendet. Diese beeindruckende Zahl verdeutlicht, wie wichtig es ist, aus der Masse herauszustechen. Doch genau das erschweren abgedroschene E-Mail-Floskeln.

Die psychologische Wirkung von Standardformulierungen sollte nicht unterschätzt werden. Studien zur Unternehmenskommunikation zeigen: Empfänger:innen nehmen Floskeln als Zeichen fehlender Authentizität oder mangelnden Engagements wahr. In einer Umfrage unter Führungskräften gaben 68 Prozent an, dass sie standardisierte E-Mail-Formulierungen mit weniger Aufmerksamkeit lesen.

Für dein Unternehmen bedeutet dies: Jede Kommunikation prägt das Bild, das andere von deinem Business haben. E-Mail-Marketing ist dabei keine Ausnahme. Floskeln vermitteln den Eindruck eines Unternehmens, das:

• Wenig individuellen Service bietet
• Nicht wirklich an seinen Kontakten interessiert ist
• Möglicherweise veraltete Geschäftspraktiken pflegt
• Zu wenig Zeit investiert, um persönlich zu kommunizieren

Die gute Nachricht: Mit bewusstem Umdenken lässt sich diese negative Wirkung vermeiden. Betrachten wir die häufigsten Übeltäter und ihre besseren Alternativen.

Mit dieser Formulierung signalisierst du Empfänger:innen, dass sie keine Wahl haben – er oder sie „muss“ eine Frage beantworten oder eine Arbeitsanweisung erfüllen. Schließlich hast du dich sich bereits bedankt.

Formuliere eine separate E-Mail an deine Empfänger:innen, sobald deine Frage oder Anweisung beantwortet beziehungsweise erfüllt wurde. Auf diese Weise fühlt sich dein Gegenüber wertgeschätzt – das kann vor allem bei deinem Team für Motivation sorgen.

Mit Worten wie „hoffen“ oder „Hoffnung“ suggerierst du deinen E-Mail-Empfänger:innen, dass du unsicher bist. Die Folge? Es kommen womöglich Zweifel an deinen Fähigkeiten und deiner Kompetenz auf.

Verzichte in E-Mails auf Formulierungen, die nicht mehr in den modernen Sprachgebrauch auf Business-Ebene passen und achte darauf, selbstbewusst aufzutreten. Verwende dazu Ausdrücke wie etwa: „Ich freue mich, wenn ich Ihnen weiterhelfen konnte.“

Merksatz: E-Mails sollten schnell, direkt und informativ sein – für Floskeln fehlen folglich Zeit und Platz.

In diesem Satz finden sich auf Anhieb drei unpräzise Formulierungen. Der Begriff „Rückfragen“ impliziert, dass du diese auch beantworten kannst – was sich im Vorfeld nicht sicher sagen lässt. Am besten verzichtest du daher ganz darauf.

Die Begrifflichkeit „jederzeit“ könnte von deinem Gegenüber wortwörtlich genommen werden. Womöglich versucht dein:e E-Mail-Empfänger:in dann, dich an sieben Wochentagen rund um die Uhr zu erreichen. Zugegeben: Unwahrscheinlich, doch im Business-Alltag ist alles möglich. Willst du das wirklich? Wohl kaum.

Kommen wir zur Redensart „zur Verfügung stehen“: Sie ist altmodisch. Angestaubte Formulierungen solltest du vermeiden, um nicht als unzeitgemäß eingestuft zu werden.

Mit Sätzen wie: „Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bitte.“ können Missverständnisse vermieden werden. Um hier sicherzugehen, kannst du in deiner E-Mail ergänzen, wann du am besten zu erreichen bist. Arbeite hier mit Tag- und Zeitangaben – so kommt es zu keinen unangenehmen Überraschungen.

Auch du warst sicherlich schon mal in der Situation, keine Antwort auf eine wichtige E-Mail erhalten zu haben. Gelegentlich bist du auf genau diese Antwort angewiesen, um beispielsweise mit einem wichtigen Projekt weiterzukommen.

Du weißt, dass deine E-Mail angekommen ist – wichtige Nachrichten versendest du schließlich mit einer Empfangsbestätigung. Die Frage dient also nicht dazu sicherzugehen, ob die Mail da ist, sondern als Erinnerung.

In deiner Erinnerungsmail solltest du auf Freundlichkeit setzen. Um dieses Ziel zu erfüllen, solltest du vor allem auf die richtige Formulierung deiner Betreffzeile achten. Diese bietet sich an, um Reminder-E-Mails gekonnt in Szene zu setzen.

Hier ein Beispiel: „Freundliche Erinnerung: Bitte um Bestätigung des Kostenvoranschlags vom 05.04.“ Die Betreffzeile an dieser Stelle mit dem Zusatz „Freundliche Erinnerung“ zu versehen, sendet ein wichtiges Signal und dein Gegenüber fühlt sich nicht so stark unter Druck gesetzt oder gar „ertappt“.

Effektive geschäftliche E-Mail-Kommunikation beruht auf vier zentralen Prinzipien, die deine Nachrichten sowohl professioneller als auch effizienter machen:

Klarheit und Prägnanz sollten dein oberstes Ziel sein. Studien zeigen, dass E-Mails mit weniger als 150 Wörtern eine um 50 Prozent höhere Reaktionsrate erzielen als längere Nachrichten. Verwende aussagekräftige Betreffzeilen, die den Kerninhalt der E-Mail präzise zusammenfassen, und strukturiere längere Nachrichten mit Zwischenüberschriften oder Aufzählungspunkten.

Personalisierung macht den entscheidenden Unterschied zwischen Massenkorrespondenz und wertgeschätzter Kommunikation. Zeige, dass du die Empfänger:innen und ihre Situation kennst und verstehst. Ein einfacher Satz wie „Nach unserem Gespräch auf der Handelsmesse letzte Woche habe ich über deine Herausforderung im Bereich Logistik nachgedacht” schafft sofort eine stärkere Verbindung als jede generische Einleitung.

Die angemessene Formalität hängt stark vom Kontext, deiner Branche und der bestehenden Beziehung ab. Als Faustregel gilt: Orientiere dich am Kommunikationsstil deines Gegenübers und passe diesen leicht an deine eigene Markenidentität an. In kreativen Branchen kann ein lockerer Ton angemessen sein, während in konservativen Sektoren wie dem Bankwesen oder Recht ein formellerer Stil erwartet wird – jedoch ohne verstaubte Floskeln.

Verbindlichkeit in deiner Kommunikation schafft klare Erwartungen und treibt Prozesse voran. Formuliere konkrete Handlungsaufforderungen mit Deadlines: „Bitte bestätigen Sie bis Mittwoch, 16 Uhr, welche der vorgeschlagenen Optionen für Sie umsetzbar ist.” Vermeide vage Aussagen wie „baldmöglichst” oder „in den nächsten Tagen”.

In einer Welt, in der täglich Milliarden von E-Mails versendet werden, ist eine klare, präzise und authentische Kommunikation ein echter Wettbewerbsvorteil. Abgenutzte Phrasen wie „Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung” mögen zwar keine direkten Fehler sein – sie verspielen jedoch wertvolles Potenzial für deine Geschäftskommunikation.

Die vier häufigsten E-Mail-Floskeln zu vermeiden und durch wirkungsvolle Alternativen zu ersetzen, ist ein einfacher erster Schritt zu einer deutlich professionelleren Außenwirkung deines Unternehmens. Die vorgestellten Alternativen:

1. Sparen Zeit durch direkte, zweckorientierte Kommunikation
2. Erhöhen die Antwortwahrscheinlichkeit durch klare Handlungsaufforderungen
3. Stärken deine Positionierung als selbstbewusste:r Geschäftspartner:in
4. Differenzieren dein Unternehmen von der Masse standardisierter Kommunikation

Überprüfe deine eigenen E-Mail-Vorlagen und automatisierten Nachrichten auf diese und ähnliche Floskeln. Oft sind es genau diese scheinbar kleinen Details, die den Unterschied zwischen übersehener und wirkungsvoller Geschäftskommunikation ausmachen.

Der Trend geht eindeutig zu authentischerer, direkterer und wertorientierter Kommunikation. In einer zunehmend automatisierten Welt werden menschliche, durchdachte Nachrichten immer wertvoller – nutze diesen Vorteil für dein Business.

Lege dir einen vierteljährlichen Erinnerungstermin an, um deine Standard-E-Mail-Vorlagen und häufig verwendeten Formulierungen zu überprüfen. Die Sprache entwickelt sich ständig weiter, und was heute frisch klingt, kann morgen bereits zur Floskel geworden sein.