Zeitmanagement: 5 Methoden und Tools für maximale Effizienz

To-do-Listen sind seit jeher eine der effizientesten Zeitmanagement-Methoden. Sobald du aber intensiv mit anderen Personen zusammenarbeitest, fehlt dem Klassiker eine wichtige Funktion: To-do-Listen lassen sich nur umständlich teilen und in Echtzeit von allen Beteiligten verwalten und bearbeiten.

Genau hier setzt Todoist an und verbindet das minimalistische Design und die einfache Handhabung analoger To-do-Listen mit der Möglichkeit, Listen und Aufgaben mit anderen zu teilen.

Aber das Zeitmanagement-Tool kann auch komplexeres als To-do-Listen. Durch die Erstellung von Teilprojekten und Unteraufgaben kann Todoist zudem als Projektmanagement-Werkzeug genutzt werden.

Zeitmanagement nach GTD oder Getting Things Done ist ganzheitliches Selbstmanagement. Ziel ist es, den gesamten Alltag mithilfe von Aufgabenlisten und einer bestimmten Technik zu strukturieren: dem GTD-Workflow, der sich aus den folgenden 5 Schritten zusammensetzt. Bei der Aufzählung die Einer unter die Einer schreiben

1. Sammeln: Alle zur Verfügung stehenden Informationen und Aufgaben werden an möglichst wenigen Orten zusammengeführt.
2. Verarbeiten: Regelmäßig wird entschieden, ob die gesammelten Informationen weitere Aufmerksamkeit erfordern. Falls ja, wird das übersichtlich und verständlich erfasst.
3. Organisieren: Alle anstehenden Aufgaben werden an einem Ort erfasst. Das kann selbstverständlich auch eines der unten beschriebenen Tools sein.
4. Durchsehen: Diese Erfassung wird regelmäßig auf Aktualität überprüft.
5. Erledigen: Es wird entschieden (in Bezug auf Kontext, verfügbarer Zeit und Energielevel), welche Aufgabe mit höchster Priorität und vollem Fokus zu behandeln ist.

Des Weiteren liegen der GTD-Zeitmanagement-Methode 4 Listen zugrunde, mit denen die anstehenden Aufgaben bestmöglich sortiert werden:

1. Aktionslisten: Aufstellung aller „nächsten Aktionen“ (To-dos)
2. Projekteliste: Aufstellung aller größeren Projekte, die nicht mit einer einzigen Aktion erledigt werden können
3. Kalender: Alle fest terminierten Aufgaben
4. Warten-auf-Listen: Aufgaben, die delegierbar sind oder noch Informationen von anderen Personen erfordern

Zeitmanagement ist Kopfsache. Und weil jede:r anders denkt, gibt es nicht das eine Tool oder die eine Methode. Für maximale Effizienz braucht es mehr, schließlich sind die beruflichen Herausforderungen heute ja vielfältiger denn je.

Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen Standard und du kannst damit mehr als E-Mails schreiben. Über den integrierten Kalender planen, erstellen und teile  Termine und Aufgaben problemlos innerhalb deiner Organisation. Je nach Zugriffsrechten geht das sogar mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen.

Außerdem bietet Microsoft Outlook die Möglichkeit, andere Programme wie OneNote oder Evernote zu integrieren. Damit ist Microsoft Outlook eine stabile Basis für effizientes Zeitmanagement und für die meisten Nutzer:innen nicht mit Extraausgaben und -aufwand verbunden.

Microsoft bietet mit To Do aber eine weitere App, mit der du dein Office kostenlos optimieren und dein Zeitmanagement vereinfachen kannst. Überzeugend an Microsoft To Do sind nicht nur die einfache Handhabung und der übersichtliche Aufbau: Die Zeitmanagement-App bietet zudem enge und problemlose Verknüpfungen zu anderen Programmen.

Aufgaben aus Microsoft To Do werden beispielsweise automatisch in der Termin- und Aufgabenverwaltung von Outlook abgebildet. Außerdem können auch Microsoft Planner Aufgaben eingesehen und bearbeitet werden.

Besonders für das gemeinschaftliche Zeitmanagement kleiner Teams ist Microsoft To Do eine einfache und kostenfreie Alternative zu Microsoft Planner oder komplexeren Projektmanagement-Tools wie Jira und Confluence.

Wer beim Zeitmanagement eines Teams alles im Überblick behalten will, setzt auf die Kanban-Methode. Aus der Produktionsprozesssteuerung stammend, wird bei der Kanban-Methode jeder Schritt eines Ablaufes auf einem (Kanban-) Board abgebildet.

Gerade bei der Koordination eines großen Teams oder bei der Digitalisierung, Darstellung und Optimierung ganzer Unternehmensprozesse erleichtert Kanban nicht nur die Zusammenarbeit und visualisiert Lücken oder Engpässe im Prozess.
Auch das Zeitmanagement aller Beteiligten profitiert davon, Teilschritte und Arbeitsabläufe übersichtlich in die drei Kategorien „To-do“, „InProgress“ und „Done“ zu unterteilen und das für jede:n sichtbar zu machen.
Wird in einem Unternehmen konsequent mit der Kanban-Methode gearbeitet, kann potenzielle Zeitverschwendung besser identifiziert und angegangen werden.

Zeitmanagement ist Kopfsache. Und weil jede:r anders denkt, gibt es nicht das eine Tool oder die eine Methode. Für maximale Effizienz braucht es mehr, schließlich sind die beruflichen Herausforderungen heute ja vielfältiger denn je. Gleich auf eine ganze Reihe von Methoden und Tools zurückgreifen zu können, ist deshalb besonders sinnvoll. Fünf der vielversprechendsten haben wir noch einmal für dich zusammengefasst:

1. Todoist lässt dich To-do-Listen mit Kolleg:innen teilen, gemeinsam bearbeiten und überzeugt durch einfache Bedienbarkeit und minimalistisches Design.
2. Getting Things Done ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Struktur und Priorisierung zu maximaler Effizienz führen.
3. Microsoft Outlook bietet mehr Möglichkeiten zum Zeitmanagement, als viele wissen und ist auch deshalb besonders attraktiv, weil es der Software-Standard in vielen Unternehmen ist.
4. Microsoft To Do ist eine einfache und kostenfreie Zeitmanagement-App, die Microsoft Outlook ergänzt und auf allen gängigen Betriebssystemen läuft.
5. Die Kanban-Methode dient der Prozessoptimierung im Team, hilft aber auch allen Mitarbeitenden beim individuellen Zeitmanagement.