Digitalisierung der Arbeitswelt: Chancen, Risiken und Strategien

In Bezug auf die Arbeitswelt bedeutet Digitalisierung vor allem, analoge Prozesse in digitale umzuwandeln. Das betrifft Informationen, Systeme und Abläufe. Statt Papier kommen also digitale Technologien zum Einsatz, um Daten zu speichern, zu verarbeiten und zu übertragen.

Das beginnt beim Schriftverkehr (etwa E-Mails statt Briefe), und reicht bis zu automatisierten Produktionsketten. Das zeigt auch: Die Digitalisierung in der Arbeitswelt birgt Chancen und Risiken.

Digitalisierung bezieht sich auf einzelne Prozesse. Digitale Transformation hingegen bezeichnet die Veränderungen, die dadurch im eigenen Unternehmen, beim Geschäftsmodell und in der gesamten Arbeitswelt stattfinden.

Dein Ziel sollte es sein, dein Business durch digitale Transformation zukunftssicher zu machen. Denke dabei nicht nur an Technik und Prozesse, sondern auch an die Menschen in deinem Unternehmen.

Die Chancen der Digitalisierung in der Arbeitswelt liegen vor allem in der Effizienzsteigerung. Damit verbunden sind Potenziale zur Kostenreduzierung. Allein diese beiden Faktoren machen die Digitalisierung zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor.

• Fachkräftemangel bewältigen: Mit digitaler Transformation kannst du in vielen Bereichen dem Fachkräftemangel begegnen. Gleichzeitig stellst du dein Unternehmen modern und zukunftssicher auf und passt es an die Veränderungen der Arbeitswelt an. Dadurch wird es attraktiv für heiß umkämpfte Fachleute.
• Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten: Digitalisierst du Prozesse, ob Buchhaltung oder Produktion, haben deine Mitarbeitenden mehr Zeit für kreative und wertschöpfende Aufgaben.
• Neue Märkte und Zielgruppen: Die Digitalisierung schafft neue Märkte und Vertriebsmöglichkeiten. Dadurch erreichst du neue Zielgruppen. Ein Paradebeispiel ist der Handel, der sich von lokalen Geschäften ins Internet verschoben hat.
• Neue Geschäftsmodelle und Tätigkeitsfelder: Das Internet und Computer haben bereits neue Industrien ins Leben gerufen. Nicht zuletzt durch künstliche Intelligenz (KI) entsteht ein weiterer Markt, der neue Geschäftsmodedelle und Berufe mit sich bringt.
• KI und das Internet der Dinge (IoT): Nutze und fördere Innovationen in deinem Unternehmen, um bei der Digitalisierung vorn dabei zu sein. Das IoT (Internet of Things) ermöglicht es, Geräte zu vernetzen und Prozesse zu automatisieren. In Kombination mit intelligenten Systemen kannst du dein Business revolutionieren.
• Big Data: Durch die Digitalisierung wachsen die Datenmengen, die es auszuwerten gilt. Hier kommen Big-Data-Analysen ins Spiel. Sie helfen dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen und deine Kundschaft besser zu verstehen.
• Effizienz steigern und Kosten senken: Insgesamt hat die Digitalisierung das Potenzial, die Kosten deines Betriebs zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern – für mehr Output bei weniger Aufwand.

Die Digitalisierung birgt auch Herausforderungen. Wenn du diese kennst, kannst du dich darauf vorbereiten und ihnen strategisch begegnen. Das sind einige der wichtigsten Hürden:

• Angst vor Jobverlust: Die Digitalisierung und KI können einfache Tätigkeiten automatisieren. Viele Angestellte haben daher Angst um ihre Jobs und fürchten, dass KI sie ersetzt. Nimm diese Befürchtungen ernst und erkläre, dass sich viele Jobs verändern, aber nicht wegfallen.
• Überforderung der Belegschaft: Der Umgang mit neuen Technologien kann herausfordernd sein. Menschen können sich dadurch überfordert und unsicher fühlen. Lass ihnen Zeit für Lernprozesse und fordere nicht zu viel auf einmal.
• Digitale Sicherheit: Digitalisierung bedeutet auch eine Umstellung auf elektronische Daten. Diese müssen gespeichert werden – beispielsweise auf Computern oder in der Cloud. Ohne zureichende Sicherheitsmaßnahmen können Cyberkriminelle diese Daten abgreifen. Daher sind Datensicherheit und Datenschutz für Unternehmen zentrale Themen bei der Digitalisierung.
• Abhängigkeiten: Setzt du bei der Digitalisierung zu sehr auf das Ökosystem eines Anbieters, kann das zu Abhängigkeiten führen. Nutzt du beispielsweise Betriebssysteme, Cloud-Services und Automatisierungen von einem einzigen Anbieter, hängt das Wohl deiner Firma an diesem Konzern. Ebenso steigt die Gefahr technologischer Abhängigkeiten, dass es also zum Stillstand kommt, wenn eine Technologie ausfällt.
• Finanzielle Belastung: Wenngleich du durch Digitalisierung Kosten im Unternehmen senken kannst, sind die Anschaffung und Einführung neuer Technologien in der Regel mit Kosten verbunden. Diese Investitionen können besonders kleine und junge Unternehmen stark belasten.
• Menschliche Kontrolle: Selbst bei vollautomatisierten Prozessen müssen Ergebnisse und Produkte sorgfältig geprüft werden, um die Qualität sicherzustellen. Das heißt auch: Obwohl sich die Jobprofile verändern, wird der Mensch wohl unersetzlich bleiben.

Auch wenn die Herausforderungen der Digitalisierung der Arbeitswelt vielfältig sind: Die Vorteile überwiegen. Zudem stellt sich aufgrund der weiten Verbreitung kaum die Frage, ob du dein Business digitalisieren solltest. Die Frage lautet vielmehr, wie du es erfolgreich schaffst. Die folgenden Abschnitte liefern dir dafür Inspiration.

Welche Möglichkeiten der Digitalisierung für dich infrage kommen, hängt maßgeblich von deiner Branche ab. Handwerksunternehmen und industrielle Fertigungsbetriebe haben andere Anforderungen als Kreativ-Agenturen oder Arztpraxen. Dennoch gibt es Lösungen, die viele Unternehmen nutzen können.

Nutze Software statt Stundenzettel für die Arbeitszeiterfassung. Mit den entsprechenden Tools können deine Angestellten Zeiten an Terminals im Gebäude, unterwegs über das Diensthandy oder im Homeoffice über den Laptop erfassen.

Alles läuft zentral in einem System zusammen. Das vereinfacht die Zeitbuchung und Dokumentation enorm. Vielleicht kommen auch Projektmanagement-Tools mit integrierter Zeiterfassung für dein Unternehmen infrage.

Mit der passenden Software kannst du die Bearbeitung von Rechnungen automatisieren. Ebenso kannst du Angebote und Aufträge automatisch in Systemen erfassen und verfolgen. Achte dabei stets darauf, dass Systeme und Mitarbeitende die DSGVO einhalten.

Chatbots und Telefonbots können deine Teammitglieder im Kunden-Support entlasten. Besonders bei einfachen Fragen, etwa zu Öffnungszeiten oder Terminvereinbarungen, kann die Technik unterstützen. Dein Support-Team hat dann mehr Zeit für komplexere Anliegen deiner Kund:innen.

Mit speziellen HR-Tools kannst du deine Personalabteilung effizienter und übersichtlicher aufstellen. Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Krankmeldungen lassen sich digital erstellen und verwalten.

CRM steht für Customer-Relationship-Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Mit einem zentralen CRM-System lassen sich Kundendaten effizient verwalten. Außerdem können beispielsweise Vertrieb und Service optimal zusammenarbeiten, da jede Abteilung auf die Kontakthistorie und wichtige Daten zugreifen kann.

Bei der Digitalisierung deines Business ist es wichtig, den Überblick zu behalten und strukturiert vorzugehen. Daher empfiehlt es sich, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln:

1. Analysiere den aktuellen Zustand: Erfasse aktuelle Prozesse und identifiziere Potenziale. Lege ein Ziel fest und erstelle eine Roadmap mit einzelnen Schritten zu diesem Ziel. Welche Prozesse lassen sich effizienter gestalten? In welcher Reihenfolge sollte digitalisiert werden?
2. Optimiere analoge Prozesse: Bevor du dich an die Digitalisierung eines Prozesses machst, optimiere ihn im aktuellen Zustand. Ansonsten läufst du Gefahr, einen ineffizienten Ablauf lediglich digital abzubilden, und verschenkst Potenzial.
3. Wähle die passende Technologie: Wähle für den ersten Schritt deines Projekts die passenden Tools. Welche Software entspricht deinen Anforderungen? Welche Tools bringen dich an dein Ziel?
4. Gehe schrittweise vor: Mach nicht alles auf einmal. Du hast eine Roadmap, halte dich daran und arbeite sie step by step ab. Überprüfe die Ergebnisse und justiere gegebenenfalls nach. Denk auch an Sicherheit und Datenschutz. Erst dann ist der nächste Schritt dran.
5. Kontrolliere die Fortschritte: Miss deine Ergebnisse. Hast du deine Ziele erreicht? Sparen die neuen Prozesse Zeit? Gibt es weiteres Optimierungspotenzial?
6. Zünde die nächste Stufe: Die Digitalisierung ist nicht abgeschossen, sobald eine Implementierung abgeschlossen ist. Sie ist ein fortwährender Prozess. Immer neue Entwicklungen bieten dir immer neue Möglichkeiten.
7. Binde deine Belegschaft ein: Beziehe deine Mitarbeitenden von Anfang an in den Digitalisierungsprozess ein, etwa mit Schulungen und Feedbackschleifen. Dadurch schaffst du Akzeptanz für die Maßnahmen und reduzierst Ängste.

Digitalisierung wandelt analoge Prozesse in digitale um und sichert die Wettbewerbsfähigkeit. Sie bietet Chancen wie mehr Effizienz, Kostensenkung und neue Märkte, birgt aber auch Risiken wie Sicherheitslücken und Ängste der Belegschaft.

Ob CRM, HR-Tools oder KI: Für eine erfolgreiche Umsetzung benötigst du eine klare Strategie. Analysiere Prozesse und optimiere sie, bevor du Technik und Software schrittweise einführst. Entscheidend ist dabei, deine Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden, um Akzeptanz zu schaffen und dein Business zukunftssicher zu machen.

Dabei, dein Business zukunftssicher zu machen, hilft dir die Business Platinum Card von American Express. Mit ihr sparst du bei Dell Technologies bis zu 200 Euro jährlich, je 100 Euro in den Zeiträumen Januar bis Juni sowie Juli bis Dezember. Das Guthaben ist bei der Karte bereits inklusive.*