Definition und Funktion des Aufsichtsrats

‌Ein Aufsichtsrat ist ein Kontrollgremium in einem Unternehmen. Er berät, kontrolliert und überwacht den Vorstand. Die rechtliche Grundlage des Aufsichtsrats ist das Aktiengesetz. Je nach Unternehmensform ist ein Aufsichtsrat gesetzlich vorgeschrieben oder kann auf freiwilliger Basis gebildet werden. Wann welche Unternehmensformen einen Aufsichtsrat haben müssen oder können:

• Aktiengesellschaften, kurz AG, und Kommanditgesellschaften auf Aktien, KGaA, sind gesetzlich verpflichtet, einen Aufsichtsrat einzurichten.
• Genossenschaften müssen grundsätzlich einen Aufsichtsrat haben, bei nicht mehr als 20 Mitgliedern kann die Satzung darauf verzichten.
• Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH, ist in der Regel mit mehr als 500 Arbeitnehmer:innen ein Aufsichtsrat verpflichtend zu gründen. ‌
• Bei einer kleineren GmbH, einer Offenen Handelsgesellschaft, OHG, und einer Kommanditgesellschaft, KG, kann ein freiwilliger Aufsichtsrat gebildet werden.

‌Sobald eine AG gegründet wird, wird der erste Aufsichtsrat durch die Gründungsmitglieder der Gesellschaft gewählt beziehungsweise bestellt. Die Anteilseignervertreter:innen werden grundsätzlich von der Hauptversammlung gewählt; Arbeitnehmervertreter:innen werden nach den mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften bestimmt.

Eine Ausnahme gibt es bezüglich der Arbeitnehmervertreter:innen: Diese werden von den volljährigen Mitarbeiter:innen direkt oder über Vertreter:innen gewählt. Alle Aufsichtsratsmitglieder sind in dieser Funktion nur nebenamtlich tätig.

‌Ein Aufsichtsrat muss laut Aktiengesetz mindestens drei Mitglieder haben. Im Rahmen der Satzung kann eine höhere Anzahl festgelegt werden. Die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder bei der AG muss grundsätzlich durch drei teilbar sein.  Dabei gelten folgende Einschränkungen:

• Bei einem Grundkapital von bis zu 1,5 Millionen Euro sind höchstens neun Aufsichtsratsmitglieder zulässig.
• Beträgt das Grundkapital zwischen 1,5 Millionen und zehn Millionen Euro, darf es nicht mehr als 15 Personen im Aufsichtsrat geben.
• Bei einem Grundkapital von mehr als zehn Millionen Euro darf der Aufsichtsrat aus bis zu 21 Mitgliedern bestehen.

Gelten für ein Unternehmen keine Mitbestimmungsgesetze, besteht der Aufsichtsrat aus Anteilseigner:innen. Die Mitbestimmungsgesetze gelten ab einer bestimmten Anzahl an Beschäftigten. Dann müssen auch Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat sein. Dabei wird die Anzahl der Personen ebenso an der Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen festgemacht.

Die rechtlichen Grundlagen des Aufsichtsrats sind in verschiedenen Gesetzen verankert:

1. Aktiengesetz (AktG): Regelt umfassend die Bildung, Zusammensetzung, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats in Aktiengesellschaften (§§ 95-116 AktG)
2. GmbH-Gesetz: Enthält Regelungen für fakultative Aufsichtsräte in GmbHs
3. Mitbestimmungsgesetz: Regelt die Arbeitnehmerbeteiligung im Aufsichtsrat
4. Drittelbeteiligungsgesetz: Bestimmt die Beteiligung von Arbeitnehmer:innen im Verhältnis 1:2
5. SE-Verordnung: Bei der SE hängt die Organstruktur vom gewählten System ab: Im dualistischen System gibt es einen Aufsichtsrat, im monistischen System einen Verwaltungsrat.

Während einige Unternehmen gesetzlich zur Einrichtung eines Aufsichtsrats verpflichtet sind, können andere dieses Organ freiwillig etablieren:

Pflichtvorschrift gilt für:

1. Alle Aktiengesellschaften (AG)
2. Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
3. GmbHs mit mehr als 500 Arbeitnehmern
4. Genossenschaften, bei nicht mehr als 20 Mitgliedern kann die Satzung darauf verzichten.
5. Europäische Aktiengesellschaften (SE)

Freiwillige Einrichtung möglich bei:

1. Kleineren GmbHs (unter 500 Mitarbeiter)
2. Kleineren Genossenschaften
3. Als "Beirat" in Personengesellschaften

Der Aufsichtsrat kontrolliert, ob der Vorstand das Unternehmen ordnungsgemäß führt. Zunächst geht es um die Überwachung der Rechtmäßigkeit, also um die Einhaltung der maßgeblichen Gesetze, Rechtsnormen und Regeln.

Darüber hinaus prüft der Aufsichtsrat die Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung des Vorstands. Dabei fokussiert er sich nicht etwa auf jede Geschäftstätigkeit – er schaut eher genauer hin, wenn es um die langfristige Profitabilität des Unternehmens geht.

‌Die Überwachung des Vorstands erfolgt im Interesse der Gesellschaft. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Aktiengesellschaft börsennotiert ist oder nicht. Die Überwachung des Vorstands reicht von einer Beratung des Vorstands über die notwendige Zustimmung zu geschäftlichen Maßnahmen und kann in einigen Fällen sogar bis zur Klage gegen den Vorstand wegen Pflichtverletzungen gehen.

Ergänzt wird die Überwachungsaufgabe durch die Aufgabe, den Vorstand zu bestellen und abzurufen. ‌Zu den regulären Aufgaben des Aufsichtsrats zählen:

• Daten ‌in Büchern und Schriften der Gesellschaft einsehen und prüfen.
• Vermögensgegenstände wie die Unternehmenskasse, Wertpapierdepots oder Warenbestände einsehen und prüfen.
• Eine Hauptversammlung einberufen, wenn es im Interesse des Unternehmens ist.
• Den Jahresabschluss und den Lagebericht der Gesellschaft prüfen.

Satzung oder Aufsichtsrat können festlegen, dass bestimmte Geschäfte nur mit der Zustimmung des Überwachungsorgans geschlossen werden dürfen. Überhaupt vertritt der Aufsichtsrat das Unternehmen gegenüber den Vorstandsmitgliedern sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich.

Der Aufsichtsrat hat in bestimmten Fällen zudem die Aufgabe, die AG zu vertreten – die sogenannte Vertretungskompetenz. Dies betrifft vor allem folgende Situationen:

• Abschluss und Kündigung von Vorstandsverträgen
• Abschluss und Beendigung von Verträgen mit den Abschlussprüfer:innen
• Beauftragung externer Expert:innen wie Rechtsanwält:innen, Wirtschaftsprüfende oder Personalberater:innen
• Klagen gegen aktive und ehemalige Vorstandsmitglieder
• Übernahme der Empfangsberechtigung, wenn kein Vorstand vorhanden sein sollte
• In Sonderfällen können Aufsichtsratsmitglieder insolvenzrechtliche Pflichten treffen; primär liegt die Insolvenzantragspflicht jedoch beim Vorstand.

Das wichtigste Instrument sind die umfassenden Informationsrechte des Aufsichtsrats, verbunden mit entsprechenden Reportingpflichten des Vorstands. Sollte der Vorstand die vom Aufsichtsrat geforderten Informationen verweigern, kann der Aufsichtsrat das Gericht anrufen und ein Zwangsgeld gegen die Mitglieder der Geschäftsführung verhängen lassen.

‌Aufsichtsratsmitglieder haben verschiedene, vorrangig drei Pflichten zu beachten:

• Als Teil des Unternehmens beziehungsweise als Organ der Gesellschaft unterliegt der Aufsichtsrat einer umfassenden Treuepflicht. Die Aufsichtsratsmitglieder sind verpflichtet, loyal im Interesse des Unternehmens zu handeln. Dazu gehört unter anderem, sensible interne Informationen nicht nach außen weiterzugeben. Entsteht ein Interessenkonflikt mit einem anderen Unternehmen, sollte die betroffene Person ihr Mandat im Aufsichtsrat niederlegen.‌
• Für den Aufsichtsrat gilt eine Sorgfaltspflicht, vor allem bei seiner Überwachungsfunktion. Vorausgesetzt wird, dass die Aufsichtsratsmitglieder über die erforderlichen Kenntnisse verfügen, um alle üblicherweise anfallenden Geschäftsvorgänge objektiv und sachgerecht beurteilen zu können. Bei fehlender Fachkenntnis dürfen sie zur Unterstützung externe Beratung hinzuziehen, behalten jedoch die Verantwortung für ihre Entscheidungen.
• Die Verschwiegenheitspflicht besagt, dass Aufsichtsratsmitglieder über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren haben. Die Verschwiegenheitspflicht leitet sich aus der Treuepflicht ab und kann weder durch eine Satzung noch durch eine Geschäftsordnung verschärft oder abgeschwächt werden.

Eine Missachtung der Pflichten kann zu einer späteren Haftung führen. Das einzelne Aufsichtsratsmitglied haftet für seine eigene Pflichtverletzung. In der Regel liegt – etwa bei der Überwachungsaufgabe – eine Pflichtverletzung aller oder zumindest mehrerer Mitglieder des Aufsichtsrats vor. Die Mitglieder haften typischerweise gesamtschuldnerisch, es haftet also jedes Organmitglied für den gesamten Schaden.

Wie Vorstände haften Aufsichtsratsmitglieder mit ihrem Privatvermögen. Pflichtverletzungen können zivilrechtliche Haftung, Abberufung, Schadensersatzansprüche sowie in bestimmten Fällen straf- oder bußgeldrechtliche Folgen haben, etwa bei

• Falschen Angaben im Zusammenhang mit der Gründung der Gesellschaft, Kapitalerhöhungen sowie Ausgabe oder verbotswidriger Erwerb von Aktien
• Kurs- und Marktmanipulationen zum Beispiel der Unternehmensanleihen
• Verletzung von Geheimhaltungspflichten
• Subventionsbetrug oder Steuerverkürzungen
• Verletzung der Insolvenzantragspflicht

Laut Rechtsprechung haben Mitglieder des Aufsichtsrats keinen Anspruch auf eine Vergütung für ihre Tätigkeit. Im Aktiengesetz steht: „Den Aufsichtsratsmitgliedern kann für ihre Tätigkeit eine Vergütung gewährt werden. (…) Sie soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur Lage der Gesellschaft stehen.“ Die Personen im Aufsichtsrat bekommen dann eine Vergütung, wenn eine Satzungsregelung oder ein Hauptversammlungsbeschluss das bestimmt.

‌Die Art der Bezahlung variiert je nach Unternehmen: Aufsichtsratsmitglieder können eine feste Vergütung, Sitzungsgelder und/oder variable Bestandteile erhalten. Dabei spielt etwa die Anzahl der abgehaltenen Aufsichtsratssitzungen eine Rolle.

Die Höhe der Bezahlung ist oft abhängig von der Betriebsgröße. In der Regel gilt: Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist das Gehalt für den Aufsichtsrat. In Aktiengesellschaften wird die Höhe der Bezahlung durch die Hauptversammlung festgelegt.

Mitglieder des Aufsichtsrats müssen bestimmte fachliche und persönliche Anforderungen erfüllen:

• Vollgeschäftsfähigkeit
• Keine Interessenkonflikte
• Maximal zehn gleichzeitige Aufsichtsratsmandate (wobei ein Vorsitz doppelt zählt)
• Ausreichende Fachkenntnisse und Zeitkapazitäten
• Bei Unternehmen von öffentlichem Interesse muss mindestens ein Mitglied über Sachverstand in Rechnungslegung und mindestens ein weiteres Mitglied über Sachverstand in Abschlussprüfung verfügen.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt darüber hinaus ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium, das unterschiedliche Fachkenntnisse, Branchenerfahrungen und internationale Perspektiven umfasst.

Moderne Aufsichtsräte streben nach Diversität – nicht nur aus gesellschaftlicher Verantwortung, sondern auch weil unterschiedliche Perspektiven bessere Entscheidungen ermöglichen:

• Ausgewogenes Verhältnis von Frauen und Männern
• Unterschiedliche fachliche Hintergründe
• Verschiedene Altersgruppen
• Internationale Erfahrung
• Digitale Expertise

Für bestimmte Unternehmen gelten verbindliche Vorgaben zur Geschlechterverteilung:

• Börsennotierte und paritätisch mitbestimmte Unternehmen: Mindestens 30 Prozent Frauen und 30 Prozent Männer im Aufsichtsrat
• Börsennotierte oder mitbestimmte Unternehmen: Selbst festzulegende Zielgrößen für den Frauenanteil

Zwar liegt die Geschäftsführung in der Hand des Vorstands, dieser haftet etwa für Fehler bei der Geschäftsführung. Dennoch: Der Aufsichtsrat nimmt Einfluss auf den Vorstand. Er kann zum Beispiel einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte festlegen, um zu verhindern, dass der Vorstand den Aufsichtsrat vor vollendete Tatsachen stellt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind verpflichtet, ihre Aufgaben eigenverantwortlich zu erfüllen – im schlimmsten Fall haften die einzelnen Personen oder der ganze Aufsichtsrat für eine Pflichtverletzung mit dem Privatvermögen.