Finanzen besser verwalten: 5 hilfreiche Tipps für KMUs

1. Selbsteinschätzung: Wie steht es um Ihr finanzielles Management?
2. 1. Getrennte Geschäftskonten für mehr Transparenz bei den Finanzen
3. 2. Unternehmensfinanzen analysieren und daraus lernen
4. 3. Effiziente Finanzverwaltung durch Hilfe bei der Buchhaltung
5. 4. Cashflow verbessern: schnell abrechnen, schnell bezahlen
6. 5. Finanzielle Ressourcen umsichtig einsetzen
7. Digitale Tools für modernes Finanzmanagement

Zu den AMEX Kreditkarten

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen täglich vor der Herausforderung, ihre Finanzen effektiv zu verwalten. Während große Konzerne auf spezialisierte Finanzabteilungen zurückgreifen können, müssen KMUs oft kreative Wege finden, um mit begrenzten Ressourcen ihre finanziellen Angelegenheiten zu meistern. Eine durchdachte Finanzverwaltung ist jedoch der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg – sie bildet das Fundament für gesundes Wachstum, Krisenfestigkeit und unternehmerische Freiheit.

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen fünf praxiserprobte Strategien, mit denen Sie als KMU Ihre Finanzverwaltung auf das nächste Level heben können. Von der optimalen Kontenstruktur über regelmäßige Analysen bis hin zu digitalen Tools – wir bieten Ihnen konkrete Ansätze, die sofort umsetzbar sind und messbare Ergebnisse liefern.

Selbsteinschätzung: Wie steht es um Ihr finanzielles Management?

Bevor wir in die Details einsteigen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit für eine kurze Selbsteinschätzung. Beantworten Sie ehrlich die folgenden Fragen:

1. Haben Sie jederzeit einen klaren Überblick über Ihre aktuellen Unternehmensfinanzen?
2. Können Sie kurzfristige finanzielle Engpässe mindestens drei Wochen im Voraus erkennen?
3. Wissen Sie genau, welche Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens die höchsten Margen erzielen?
4. Haben Sie einen strukturierten Prozess für finanzielle Entscheidungen etabliert?

Wenn Sie zwei oder mehr dieser Fragen nicht mit einem klaren „Ja" beantworten können, bieten die folgenden Tipps besonders wertvolles Optimierungspotenzial für Ihr Unternehmen.

1. Getrennte Geschäftskonten für mehr Transparenz bei den Finanzen

Wenn es um Unternehmensfinanzen geht, dann heißt das Zauberwort Transparenz: Ihr Cashflow profitiert enorm davon, wenn Sie exakt nachvollziehen können, welche finanziellen Mittel wo zur Verfügung stehen, wann diese ausgegeben werden können und natürlich auch, wie sie ausgegeben werden. Ein effektiver Weg, unterschiedliche Transaktionen im Blick zu behalten, ist, auf Zusatzkarten für Ihre Mitarbeiter zu setzen:

So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der in Ihrem Unternehmen für die Anzeigenschaltung zuständig ist, diese Geschäftsausgaben immer über seine Zusatzkarte abrechnen. Ein anderer Mitarbeiter, der etwa viel reist, verwendet seine Zusatzkarte für die Geschäftsreisekosten.

Mit den American Express Business Karten stehen Ihnen bis zu 99 Zusatzkarten für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung – alle konsolidiert unter einem Konto. So können Sie am Ende jedes Monats dank der Sammelabrechnung genau sehen, wo Ihr Geld hinfließt.

2. Unternehmensfinanzen analysieren und daraus lernen

Wissen ist Macht – deshalb ist nicht nur das Tracking Ihrer Geschäftsausgaben für mehr Transparenz und eine effiziente Finanzverwaltung wichtig, sondern auch deren Auswertung. Die Zahlen verraten Ihnen nämlich eine ganze Menge:

Wofür haben Sie mehr ausgegeben als im Vorjahr? Wo war es vielleicht zu viel? Wo konnten Sie andererseits Einsparungen verzeichnen? Bei einer solchen Betrachtung offenbaren sich Optimierungspotenziale für Ihr Business, die Ihnen helfen, neue Ziele zu formulieren und bereits Erreichtes zu quantifizieren.

3. Effiziente Finanzverwaltung durch Hilfe bei der Buchhaltung

Natürlich ist eine ordentliche Buchhaltung das A und O, um Unternehmensfinanzen effizient zu verwalten. Clevere Finanzsoftware macht es heutzutage einfacher denn je sowohl das große Ganze als auch kleinste Details zu betrachten und zu analysieren. In unserem Artikel über digitale Buchhaltung erfahren Sie, was Ihre Finanzsoftware können sollte.

Trotzdem sollte man die Buchhaltung nicht nebensächlich behandeln und schon gar nicht auf die leichte Schulter nehmen. Wenn Buchhaltung nicht Ihre Stärke ist, zögern Sie daher nicht, professionelle Hilfe zu suchen. Das mag am Anfang ein Freelancer oder Dienstleister sein, später vielleicht ein Angestellter in Teilzeit und, je nachdem wie erfolgreich Sie wachsen, irgendwann ein Fulltime-Mitarbeiter.

Damit die Suche nach Freelancern und die Zusammenarbeit mit ihnen gelingt, stellen wir Ihnen 7 Plattformen zur Freelancer-Suche im Netz vor und geben Ihnen im Freelance Guide wertvolle Tipps zu Ausschreibung, Projektkoordination und Co.

Blockquote: Eine ordentliche Buchhaltung ist das A und O, um Unternehmensfinanzen effizient zu verwalten.

4. Cashflow verbessern: schnell abrechnen, schnell bezahlen

Egal wie sehr Ihr Geschäft boomt: Wenn Sie keine Rechnungen schreiben beziehungsweise lange damit warten, wirkt sich das negativ auf Ihren Cashflow und Ihre Unternehmensfinanzen aus, denn Sie schaden der Kapitalisierung Ihrer Leistungen. Also: Rechnungen sofort schreiben. Wenn Sie mit notorischen Spätzahlern zu kämpfen haben, incentivieren Sie zügiges Zahlen, etwa mit Skonto.

Das pünktliche Bezahlen von Rechnungen sollten Sie sich natürlich auch selbst zu Herzen nehmen. Lassen Sie sich nicht unnötig Zeit mit Zahlungen bei Ihren Lieferanten und verpassen Sie keinesfalls Deadlines, um Mahngebühren zu vermeiden.

Wenn Sie eine Business Gold Card oder eine Business Platinum Card von American Express als Zahlungsart für Ihre Online-Einkäufe hinterlegt haben oder wenn Sie bei Akzeptanzpartnern direkt mit der Karte zahlen, profitieren Sie außerdem von einem verlängerten Zahlungsziel von bis zu 50 oder sogar 58 Tagen. Auch so verbessern Sie Ihren Cashflow.

5. Finanzielle Ressourcen umsichtig einsetzen

Finanzverwaltung in Unternehmen umfasst selbstverständlich auch, in Wachstum zu investieren. Doch eine umfassende und teure Werbekampagne hilft Ihnen nicht weiter, wenn sie Ihre finanziellen Ressourcen aushöhlt. Schaffen Sie sich deshalb zuerst stabile Reserven oder warten Sie, bis Sie besser am Markt etabliert sind, bevor Sie finanzielle Risiken eingehen.

Und falls Sie einmal mehr Geld benötigen sollten, beantragen Sie ein Darlehen – am besten dann, wenn Ihre Zahlen gut aussehen, und nicht erst, wenn es knapp wird. Denn so ist die Chance größer, dass Ihr Kredit genehmigt wird.

Digitale Tools für modernes Finanzmanagement

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie KMUs ihre Finanzen verwalten, grundlegend verändert. Moderne Tools automatisieren Routineaufgaben, liefern Echtzeit-Einblicke und ermöglichen datengestützte Entscheidungen. Die richtige Kombination digitaler Werkzeuge kann die Effizienz Ihres Finanzmanagements erheblich steigern.

Die wichtigsten Finanz-Tools für KMUs

Je nach Unternehmensgröße und Branche sind unterschiedliche Tools sinnvoll:

1. Buchhaltungssoftware: Das Herzstück Ihres digitalen Finanzmanagements (z.B. DATEV, Lexware, sevDesk, Sage)
2. Ausgabenmanagement: Tools zur Kontrolle und Kategorisierung von Ausgaben (z.B. Expensify, American Express Business App)
3. Cashflow-Management: Spezielle Software für Liquiditätsprognosen und Cash-Tracking (z.B. Float, Agicap, Finway)
4. Banking-Tools: Digitale Banking-Plattformen mit Business-Funktionen (z.B. Penta, Qonto, Holvi)
5. Finanzdashboards: BI-Tools zur Visualisierung wichtiger Finanzkennzahlen (z.B. Tableau, Power BI, Qlik)
6. Dokumentenmanagement: Systeme für die digitale Archivierung von Belegen und Rechnungen (z.B. Docuware, ELO, GetMyInvoices)
7. Vertragsmanagement: Tools zur Überwachung von Vertragsfristen und wiederkehrenden Zahlungen (z.B. Contractbook, Juro)

Die Herausforderung liegt weniger in der Auswahl einzelner Tools als in deren nahtloser Integration zu einem kohärenten System. Achten Sie besonders auf Schnittstellenfähigkeit und Datenaustausch zwischen den verschiedenen Anwendungen.

American Express App und Online-Services

Die American Express Business Card bietet eine Reihe digitaler Features, die Ihr Finanzmanagement unterstützen:

1. Business App: Mobile Kontrolle über alle Firmenkarten mit Echtzeit-Benachrichtigungen
2. Online-Dashboard: Detaillierte Ausgabenanalyse nach Kategorien, Abteilungen und Zeiträumen
3. Digitale Belegerfassung: Belege fotografieren und direkt mit Transaktionen verknüpfen
4. Exportfunktionen: Nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware
5. Karten- und Ausgabenverwaltung: Individuelle Limits für Mitarbeiterkarten setzen und anpassen
6. Reporting-Tools: Anpassbare Berichte zur Ausgabenanalyse

Diese digitalen Services helfen Ihnen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Kontrolle und Transparenz zu erhöhen.

Implementierungsleitfaden nach Unternehmensgröße

Ein schrittweiser Ansatz bei der Implementierung digitaler Finanztools verhindert Überforderung und sichert den Erfolg:

1. Für Kleinstunternehmen (1-5 Mitarbeiter):
   • Phase 1: Einfache Cloud-Buchhaltung + Business Banking
   • Phase 2: Ausgabenmanagement mit Firmenkreditkarte
   • Phase 3: Basisreporting und Cashflow-Planung
2. Für kleine KMUs (6-20 Mitarbeiter):
   • Phase 1: Integrierte Buchhaltungslösung
   • Phase 2: Firmenkreditkarten und Ausgabenmanagement
   • Phase 3: Dokumentenmanagement und automatisierte Workflows
   • Phase 4: Erweitertes Reporting und Dashboards
3. Für mittlere KMUs (21-50 Mitarbeiter):
   • Phase 1: ERP-System mit Finanzmodul
   • Phase 2: Multi-Level Ausgabenmanagement mit Genehmigungsworkflows
   • Phase 3: Business Intelligence für Finanzanalysen
   • Phase 4: Integration aller Finanzsysteme in ein zentrales Dashboard

Wichtig ist, dass Sie sich für jede Phase klare Ziele und Erfolgskriterien setzen und die Akzeptanz der Tools durch entsprechende Schulung und Change Management sicherstellen.