Bessere Buchhaltung: 3 Tipps für deine Rechnungsführung

Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, bei der Buchhaltung stets innerhalb der aktuellen Regelungen und Gesetze zu agieren. Da es im Steuer- und Finanzrecht allerdings häufig zu Neuerungen kommt, ist es von zentraler Bedeutung, immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Das Finanzamt zeigt sich nämlich wenig tolerant, wenn eine Übergangsfrist für eine geänderte Vorgabe erst einmal abgelaufen ist: Als Anlass für Wirtschafts- oder Betriebsprüfungen genügen teilweise bereits fehlerhafte oder unvollständige Belege.

Wer neben den rechtlichen auch die technischen Entwicklungen rund um Rechnungswesen und Finanzen im Auge behält, kann mögliche Buchhaltungsfehler und damit das Risiko einer Prüfung weiter verringern.
Digitale Abrechnungstools ermöglichen es allen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, Belege und Rechnungen mobil als App oder am Desktop mit Schnittstelle zur FinanzsoftwareDATEV zu erfassen – das macht die fehlerfreie und komplette Buchhaltung künftig unkomplizierter.

Auch wenn sich die Rechtslage bezüglich Buchhaltung und Finanzen häufig ändert, machst du mit den folgenden 3 Grundsätzen in jedem Fall vieles richtig:

Belege sind die Grundlage der Buchhaltung, denn alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens müssen nachweisbar sein. Das sollte dir und deinen Mitarbeiter:innen in gleichem Maße bewusst sein.

Verpasst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Steuererklärung Fristen, kann das Finanzamt Verspätungszuschläge erheben. Verzögert sich die Zahlung an Lieferant:innen, geht das zu Lasten deiner Geschäftsbeziehungen und der finanziellen Planbarkeit in den Folgemonaten. Gehst du selbst wiederum Fristversäumnissen deiner Kundschaft nicht energisch genug hinterher, kann dein Cashflow ins Stocken geraten.

Zu all diesen möglichen Komplikationen, die Fristversäumnisse mit sich bringen, kommt hinzu, dass sich der Aufwand und das Fehlerpotenzial in der Buchhaltung mit jeder Verzögerung erhöht. Behandele deshalb Fristen im gesamten Unternehmen besser von vornherein als das, was sie sind: unveränderliche Deadlines.

Stellt dein Unternehmen Rechnungen aus, müssen in der Regel folgende Pflichtangaben darauf zu finden sein:

• Kundenname und -anschrift (Ausnahmen gibt es hier bei Barzahlungen mit Registrierkasse im Einzelhandel oder der Gastronomie)
• Liefer- oder Leistungszeitraum
• Waren- oder Dienstleistungsbezeichnungen
• ausgewiesene Umsatzsteuer
• Steuernummer

Fehlt eine der Angaben, können Rechnungen weder beim Vorsteuerabzug deines Unternehmens noch von deiner Kundschaft steuerlich geltend gemacht werden. Aber auch ungenaue Angaben, insbesondere was die Bezeichnung von Waren und Dienstleistungen betrifft, können zu Mehraufwand in der Buchhaltung führen oder vom Finanzamt bemängelt werden.

Genaue Gewinnprognosen sind für Unternehmen nicht immer einfach: Marktentwicklungen gehen schneller und agiler vonstatten als je zuvor und niemand kennt wirklich alle Faktoren, die heute für den Unternehmenserfolg ausschlaggebend sind. 

Gewinne deshalb besonders konservativ zu prognostizieren, ist allerdings keine gute Idee. Übertrifft ein Unternehmen seine Gewinnprognose, bedeutet das in der Regel auch, dass die Steuervorauszahlung nicht hoch genug war und eine Nachzahlung fällig wird. Und die möchte das Finanzamt sofort, während es gleichzeitig die künftigen Vorauszahlungen heraufsetzt. Für Unternehmen mit geringen Rücklagen kann eine zu niedrig angesetzte Gewinnprognose deshalb zu einer handfesten finanziellen Herausforderung werden.

Ist die Buchhaltung sauber geführt, lässt sich die Gewinnentwicklung nicht nur besser voraussagen. Es lassen sich auch gezielt Rücklagen für etwaige Nachzahlungen anlegen oder Vorauszahlungen dem tatsächlichen Steueraufkommen anpassen.