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American Express @Work®
Guida introduttiva | | American Express @Work consente di gestire online, in modo più efficace, i dati relativi al programma Carta Corporate. Dalle attività amministrative quotidian,e come l'aggiornamento dei dati di contatto di un Titolare di Carta, alla gestione di report standard o specifici finalizzati al controllo dei programmi American Express, @Work consente di mantenere in qualsiasi momento i dati aggiornati e sotto controllo.
> American Express @Work è migliorato
Da oggi la gestione online del programma di American Express è ancora più semplice.
Abbiamo infatti reso la navigazione del sito @Work più agevole e abbiamo inoltre aggiunto nuove funzionalità per consentire una gestione più efficace del programma.
Cosa è migliorato
- L'utilizzo di @Work è ora più semplice che mai: in qualunque parte del sito, è sufficiente fare clic sui collegamenti situati sulla parte superiore dello schermo per passare alla pagina successiva.
- La gestione della Carta online è più rapida che mai. È possibile effettuare la ricerca di un Profilo Carta per visualizzare immediatamente le informazioni sul conto relativo alla carta gestita. Inoltre, è possibile aggiornare i conti con pochi clic.
- L'accesso ai report è estremamente immediato. L'accesso ai report principali è stato semplificato e i nomi dei tipi di report sono stati aggiornati: i report principali sono stati definiti Report Standard, mentre i report avanzati sono ora noti come Report Specifici.
- Inoltre, abbiamo aggiunto nuove informazioni e strumenti per consentire un aggiornamento continuo. Il sito offre collegamenti alle ultime newsletter, dettagli sul prodotto e informazioni da inviare ai Titolari di Carta.
> Guida introduttiva
Questa guida introduttiva è stata ideata per consentire un utilizzo ottimale del sito American Express @Work. A tal fine, vengono pubblicate informazioni sui servizi disponibili attraverso @Work per il mercato Italiano, oltre a istruzioni e consigli per utilizzare al meglio le varie funzionalità. Per una consultazione rapida, è possibile accedere direttamente alle sezioni della guida facendo clic su uno dei collegamenti presenti nell'Indice.
Inoltre, selezionando l'icona di stampa che compare sulla barra del menu del browser, è possibile stampare la guida per future consultazioni.
> Indice
Per reperire le informazioni desiderate, è sufficiente fare clic su un titolo dell'indice per accedere alla sezione relativa.
@Work – Panoramica dei servizi
L'utilizzo di American Express @Work
Registrazione, accesso, gestione password
Richiesta accesso aggiuntivo
Navigazione
Icone Guida
Conti Carta
Ricerca
Ricerca avanzata
Profilo Carta
Visualizzazione e aggiornamento dei dati di contatto dei Titolari di Carta
Informazioni sul conto
Annullamento di una Carta
Annullamento di più Carte
Trasferimento di una Carta
Modifica Codice dipendente o Centro di costo
Stato della procedura
Spese e pagamenti
Visualizza attività
Cronologia dei movimenti nel conto
Report
Report standard
Report specifici
Informazioni e strumenti di programma
Risorse e guida
FAQs
Glossario
Contiene le definizioni e la spiegazione dei termini utilizzati nel sito American Express @Work.
> @Work – Panoramica dei servizi
Servizi disponibili attraverso @Work
- Gestione conto
- Consente di gestire online i programmi carta, dall'aggiornamento degli indirizzi dei Titolari di Carta, all'annullamento delle carte e alla visualizzazione dei dettagli dell'estratto conto online.
Report
- Consente di accedere a report standard o specifici per controllare e analizzare le spese per i programmi carta aziendali.
Strumenti di programma
- Offre un accesso semplice ad altre aree del sito American Express per consentire una gestione più efficace del programma.
Risorse e guida
- Consente di accedere alle ultime informazioni e risorse per ricevere aggiornamenti sui programmi American Express. Include, inoltre, guide di riferimento sui prodotti, termini e condizioni e molto altro ancora.
Nota:
L'accesso alla sezione Gestione conto e ai report è basato sui permessi forniti dalla propria organizzazione. Sarà pertanto possibile visualizzare esclusivamente i servizi per cui si gode del diritto d'accesso. Se si desidera accedere a servizi aggiuntivi, contattare American Express al numero +39 02 6963 3753 o in alternativa, contattare il rappresentante dell'account American Express.
> L'utilizzo di American Express @Work
Come registrarsi
La procedura di registrazione ad @Work consta di due fasi. Innanzitutto, la propria società deve essere abilitata ai servizi di @Work (le procedure relative possono essere svolte dall’ Account Manager American Express), in seguito, sarà necessario compilare un modulo di registrazione online, inserendo ID Utente e password.
Se l'azienda non ha ancora richiesto i servizi di @Work:
- Contattare il rappresentante American Express prima di effettuare la registrazione online.
Se l'azienda ha già richiesto i servizi di @Work: - Accedere al sito Web www.americanexpress.co.uk/atwork
- Seguire le istruzioni sullo schermo per completare il modulo di registrazione online.
- È necessario fornire l'indirizzo e-mail del responsabile approvazioni della propria azienda.
- Scegliere quindi di accedere ai report, alla gestione programma per gestire i conti o entrambe le opzioni.
- Viene chiesto di scegliere un ID Utente e password.
- L'utente riceve un'e-mail di conferma.
Accesso
- Dopo aver completato il processo di registrazione e aver inserito i propri ID Utente e password, visitare @Work al sito www.americanexpress.it/atwork
- Inserire ID Utente e password
- A tal punto dovrebbe essere visualizzata l'home page di @Work, da cui è possibile scegliere i servizi desiderati.
Gestione password
- Se si è dimenticata la password, fare clic su ‘Hai dimenticato la tua password?’ e seguire le istruzioni per riceverne una nuova.
- È altresì possibile cambiare la password dalla videata di accesso, facendo clic su ‘Cambia password’. Inserire ID Utente e password attuali, quindi digitare la nuova password due volte per confermarla. A questo punto sarà possibile accedere al sito e si riceverà conferma dell'avvenuto cambiamento della password.
Richiesta accesso aggiuntivo
Se si è già effettuata la registrazione ad @Work, e si desidera accedere a servizi aggiuntivi: se ad esempio, si gestiscono già report attraverso @Work per la propria azienda e si desidera gestire anche il Conto Carta tramite @Work,
- contattare American Express al numero +39 02 6963 3753
Navigazione
Per navigare all'interno di @Work utilizzare i collegamenti nella barra di navigazione di @Work, nella parte superiore dello schermo. I collegamenti sono disponibili in ogni pagina di @Work, pertanto è semplice passare da una sezione all'altra. - La barra di navigazione include collegamenti a:
- Home page @Work
- Report
- Strumenti di programma
- Risorse e guida
- Fare clic sui collegamenti di ogni sezione per visualizzare la pagina desiderata. Ad esempio, dalla pagina Report è facilmente possibile passare a Risorse e guida facendo clic sulla barra di navigazione @Work. Per passare a Conti Carta, fare clic sul collegamento della Home page.
Icone Guida
Le icone Guida presenti in American Express @Work consentono di accedere a più informazioni, compresi suggerimenti riguardo la sezione in cui ci si trova. - Facendo clic sull'icona Guida sarà visualizzata una finestra a comparsa contenente le informazioni relative alla sezione.
- Per ulteriori informazioni, selezionare una delle parole chiave evidenziate nella finestra.
> Conti Carta
Quest'area consente di gestire i propri programmi carta online, dall'aggiornamento dei Titolari di Carta al trasferimento di Titolari di Carta a un nuovo Riferimento Societario e alla visualizzazione dei dettagli.
La sezione Conti Carta è suddivisa nelle seguenti aree:
Fare clic sul collegamento per ulteriori informazioni
Gestione conto, per aggiornare i dati di contatto, annullamento, trasferimento della Carta ecc.
Spese e pagamenti, per visualizzare le informazioni relative all'estratto conto del Titolare di Carta.
L'accesso alle sezioni di quest'area è basato sui diritti d'accesso assegnati dalla propria azienda. È possibile visualizzare esclusivamente i servizi per cui si è stati autorizzati.
Ricerca
È possibile usare la funzione ‘Cerca’ per trovare il Profilo di un Titolare o una serie di dati, attraverso l'utilizzo di criteri predefiniti, per una ricerca di informazioni e una gestione di conti più rapide. La ricerca può essere effettuata tramite numero di Carta (il modo più semplice), il Centro di costo o il nominativo che figura sulla carta.
Opzioni di ricerca tramite:
- Profilo Carta, per ricercare un singolo Profilo Carta e visualizzare e amministrare i conti. Usare questa opzione per annullare una carta o visualizzare le informazioni sugli estratti conto di un Titolare Carta.
- Ricerca avanzata, per ricercare un gruppo di Titolari e visualizzarne i dettagli (ad esempio, per visualizzare tutte le Carte di un Centro di costo specifico o cancellare più carte).
- Stato della procedura, per monitorare il progresso di recenti richieste di transazione realizzate con lo strumento di gestione programma. Fare clic qui per ulteriori informazioni su questa funzione.
Ricerca avanzata
- Ricerca avanzata, per ricercare un gruppo di Titolari e visualizzarne i dettagli (ad esempio, per visualizzare tutte le Carte di un Centro di costo specifico o cancellare più carte). Per restringere il campo di ricerca, possono essere selezionati fino a tre diversi criteri di ricerca.
Procedura
- Fare clic su Ricerca avanzata
- Dal menu a discesa, selezionare le opzioni di ricerca desiderate. È possibile selezionare fino a tre diversi criteri di ricerca, tra cui:
| Criteri di ricerca | Significato | | Il nome del Titolare è | Il nome in rilievo sulla Carta | | Lo stato del conto è | Attivo o annullato | | Il numero del Conto Carta è | Numero della Carta del Titolare | | Il codice dipendente è | Inserire i dati interni del dipendente (fino a 10 cifre/caratteri) | | Il Centro di costo è | Inserire i dati interni del Centro di Costo (fino a 10 cifre/caratteri) | | Il numero di Riferimento Societario è | Un numero di 11 cifre usato per i report legati alle attività del Titolare di Carta |
Risultati ricerca avanzata
I Risultati ricerca avanzata mostrano in genere risultati multipli, in base ai criteri di ricerca impostati, ad esempio, se si è impostato Centro di costo, si visualizzeranno tutte le Carte di quel Centro, compresi i numeri Carta e lo stato del conto (attivo o annullato).
Se si è ricercato un elenco di Carte da annullare, dalla stessa pagina è possibile consultare i risultati e inviare una richiesta di annullamento multipla.
Gestione conto
Nota: per il’Enhanced Business Travel Account (EBTA) non è possibile gestire o visualizzare gli estratti conto tramite @Work.
Consente di gestire Conti individuali e aggiornare le informazioni del Titolare di Carta.
Dalla pagina del Profilo Carta è possibile visualizzare tutte le informazioni disponibili sul conto e aggiornare i dati per quel conto (aggiornare l'indirizzo di contatto, annullare una carta ecc.).
Inoltre, utilizzando la ricerca avanzata è possibile visualizzare più conti (visualizzare tutte le Carte di un Centro di costo o cancellare più carte ecc).
Sono disponibili una serie di opzioni per agevolare la ricerca delle informazioni desiderate.
Profilo Carta
Questa sezione consente di consultare e aggiornare i dati dei propri Conti Carta individuali. La pagina del Profilo Carta contiene una panoramica delle informazioni disponibili in quel conto e include i dati di contatto del titolare e la cronologia delle spese recenti.
- Da questa pagina è possibile verificare e aggiornare le informazioni sul conto (aggiornare i dati di contatto o visualizzare i dettagli dell'estratto conto ecc.).
- All'interno della pagina Profilo Carta, l'accesso alle sezioni è basato sui diritti d'accesso assegnati dalla propria azienda.
La pagina Profilo Carta include le seguenti sezioni:
Fare clic sul collegamento per ulteriori informazioni
- Informazioni sul Titolare di Carta, Consente di visualizzare e aggiornare i dati di contatto dei Titolari di Carta.
- Informazioni sul conto, per visualizzare numero di Conto Carta e dettagli tra cui:
Sostituzione Carta difettosa, Annullamento Carta, Trasferimento Carta,Modifica Codice dipendente o Centro di costo. - Informazioni sulle spese e sui pagamenti, per visualizzare saldo, pagamenti e modifiche effettuate.
- Informazioni sui limiti, per modificare i limiti (solo per Corporate Purchasing Solutions).
- Profili Carta, nella sezione Conti Carta, usare Trova profili Carta.
Trovare un Profilo Carta
Per accedere al Profilo Carta per un conto specifico, utilizzare l'opzione di ricerca ‘Trova profili Carta’ nella sezione Conti Carta. Per visualizzare questo conto, è necessario essere in possesso dei relativi diritti di accesso.
Suggerimento: è più semplice effettuare la ricerca tramite Conto Carta.
Altri criteri di ricerca comprendono:
| Criteri di ricerca | Significato | | Il nome del Titolare è | Il nome in rilievo sulla Carta. | | Lo stato dei pagamenti è | Scegliere tra uno stato di insolvenza di 30, 60, 90 o superiore ai 120 giorni | | Lo stato del conto è | Scegliere tra Attivo o Annullato | | Il numero del Conto Carta è | Il numero di Carta. | | Il codice dipendente | I dati interni del dipendente (fino a 10 cifre/caratteri) | | Il Centro di costo è | I dati interni del Centro di costo (fino a 10 cifre/caratteri) | | Il numero di Riferimento Societario è | Numero usato per i report legati alle attività Titolare di Carta |
Informazioni sui Titolari di Carta
Consente di visualizzare e aggiornare i dati di contatto dei Titolari di Carta.
Le informazioni del Titolare di Carta visualizzate nella casella a comparsa rappresentano i dati in possesso di American Express per un Conto Carta. Comprendono il nome, l'indirizzo, la professione e il numero di telefono del Titolare.
In questa sezione è possibile aggiornare i dati relativi al conto.
Procedura
- Per aggiornare tutte le informazioni, selezionare il collegamento Modifica.
- Inserire il nuovo indirizzo e/o i numeri di telefono di casa o ufficio.
- Assicurare la correttezza di tutte le informazioni inserite.
- Se si sceglie di lasciare alcuni campi vuoti durante la procedura di modifica, si ricordi che i dati precedentemente contenuti in quei campi verranno eliminati al momento dell'invio delle modifiche.
- Per modificare altri dati del Titolare di Carta, come il nome, contattare American Express al numero +39 06 72280980.
- Fare clic su ‘Invio’ per inviare una richiesta al Servizio Clienti che elaborerà e invierà il numero di procedura.
- Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 06 72280980
Tempi di elaborazione
- Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Informazioni sul conto
Consente di visualizzare il Conto Carta e i dati del conto aggiornati: Annullamento Carta,Trasferimento Carta, Modifica Codice dipendente o Centro di costo.
In quest'area sono visualizzate le informazioni relative al Conto Carta (compreso tipo e numero di Carta), lo stato Attivo o Annullato, il numero di Riferimento Societario a cui si riferisce e il Centro di costo, dove applicabile.
Da quest'area è possibile annullare la carta, scegliendo una data nei 6 mesi successivi, oppure richiederne la sostituzione se difettosa.
Annullare una Carta
Richiesta annullamento Carta
IMPORTANTE: per effettuare l'annullamento della carta in caso di frode, rivolgersi immediatamente al servizio clienti dedicato attivo 24 ore su 24 al numero +39 02 6963 3753.
Suggerimento: per annullare conti multipli, utilizzare la Ricerca avanzata
Nota:
- Per annullare una Carta online, occorre essere autorizzati a gestire il numero di Riferimento Societario al quale appartiene la Carta. Per richiedere l'accesso a BCA aggiuntivi all'interno di un'azienda, contattare American Express al numero insert number.
- Quando si sceglie di annullare una carta usando @Work, prima di inviare la richiesta è possibile visualizzare il saldo attuale e lo stato di eventuali ritardi.
- L'annullamento online di alcune carte è particolarmente indicato per alcuni tipi di annullamento, come ad esempio quando un dipendente lascia l'azienda. Questa funzionalità consente di richiedere l'annullamento prima della data necessaria.
Procedura
- Consultare i dettagli del Conto Carta per verificare la presenza di eventuali importi dovuti.
- Selezionare la motivazione dal menu a tendina
- Quindi accedere allo stato Conto e fare clic su ‘Modifica’.
- Fornire un motivo per l'annullamento della Carta.
- Specificare la data in cui si desidera che la carta venga annullata. Tale data deve essere compresa nei 6 mesi successivi alla data della richiesta.
- Verificare la correttezza dei dati inseriti.
- Dopo aver fatto clic su Invio si riceverà il numero di procedura.
- Annotare tale numero per future consultazioni.
- Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 02 6963 3753.
Tempi di elaborazione
Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Annullamento di più Carte
Consente di annullare fino a 20 carte contemporaneamente utilizzando la ricerca avanzata.
IMPORTANTE: per effettuare l'annullamento della carta in caso di frode, rivolgersi immediatamente al servizio clienti dedicato attivo 24 ore su 24 al numero +39 06 72280980.
La ricerca può essere effettuata selezionando da uno a 3 criteri multipli o utilizzando numeri di conto multipli.
Ad esempio, è possibile inserire il numero di Centro di costo interessato per visualizzare tutti i conti presenti in quella pagina e selezionare i numeri di conto che si desidera cancellare.
In alternativa, è possibile inserire tutti i numeri di conto utilizzando la funzione ‘Cerca utilizzando numeri di conto multipli’ e seguendo le istruzioni sullo schermo per annullare le Carte selezionate.
Nota:
- Per annullare una Carta online, occorre essere autorizzati a gestire il numero di Riferimento Societario al quale appartiene la Carta. Per richiedere l'accesso a BCA aggiuntivi all'interno di un'azienda, contattare American Express al numero +39 02 6963 3753.
- Quando si sceglie di annullare una carta usando @Work, prima di inviare la richiesta è possibile visualizzare il saldo attuale e lo stato di eventuali ritardi.
- L'annullamento online di alcune carte è particolarmente indicato per alcuni tipi di annullamento, come ad esempio quando un dipendente lascia l'azienda. Questa funzionalità consente di richiedere l'annullamento prima della data necessaria.
Procedura
- Dalla home page di @Work, accedere a ‘Conti Carta‘ e fare clic su ‘Ricerca avanzata’ sotto ‘Trova Profili carta’.
- Utilizzare il criterio di ricerca per reperire l'elenco dei conti che si desidera annullare. La ricerca può essere effettuata selezionando da uno a 3 criteri, ad esempio ‘Centro di costo’ e ‘Lo stato dei pagamenti è’.
- Fare clic su ‘Ricerca’.
- Verranno visualizzati i risultati della ricerca.
- Selezionare la casella corrispondente alle Carte che si desidera annullare.
- Selezionare la data di annullamento.
- Verificare la correttezza dei dati inseriti.
- Dopo aver fatto clic su Invio si riceverà il numero di procedura.
- Annotare tale numero per future consultazioni.
- Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 02 6963 3753.
Tempi di elaborazione
Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Trasferimento di una Carta
Consente di trasferire una Carta a un altro numero di Riferimento Societario.
Nota:
- Se si gestiscono diversi riferimenti societari (BCA) simili, è possibile trasferire i numeri delle Carte da un conto all'altro.
- Per farlo, occorre essere autorizzati ad amministrare i riferimenti societari (BCA) sia di origine sia di destinazi one relativi alla carta. È possibile richiedere l'accesso a BCA aggiuntivi per la propria azienda, contattando American Express al numero +39 02 6963 3753.
- Le carte all'interno degli stessi BCA possiedono caratteristiche simili, quali il tipo di carta, l'assicurazione e il ciclo di fatturazione.
- Per trasferimenti tra riferimenti societari che hanno diverse tipologie di prodotto/assicurazione, contattare il servizio clienti al numero +39 02 6963 3753 se si desidera effettuare un trasferimento di questo tipo.
Procedura
- Fare clic sul collegamento ‘Trasferimento’ situato vicino a ‘Numero di Riferimento Societario’.
- I numeri di riferimento societario saranno visualizzati in una casella a comparsa.
- Digitare il codice a 11 cifre del BCA in cui si desidera trasferire il conto.
- Fare clic su ‘Invio’ per inviare la richiesta al Servizio Clienti, che la elaborerà.
- Verificare la correttezza dei dati inseriti.
- Dopo aver fatto clic su Invio si riceverà il numero di procedura.
- Annotare tale numero per future consultazioni.
- Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 02 6963 3753.
Nota: la Carta sarà soggetta alle clausole legate al nuovo numero di Riferimento Societario.
Tempi di elaborazione
Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Inviando una richiesta di annullamento, si riceverà un numero di procedura per ogni carta che si desidera annullare.
Modifica delle informazioni relative al conto: Codice dipendente o Centro di costo
Questi campi sono determinati dalla propria azienda.
Procedura
- Fare clic sul collegamento accanto al campo che si desidera modificare (Codice dipendente o Centro di costo).
- Eventuali informazioni relative a questi campi saranno mostrate in finestre a comparsa.
- Centro di costo.
- Fare clic su ‘Invio’ per inviare la richiesta al Servizio Clienti, che la elaborerà. Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 02 6963 3753.
- Annotare tale numero per future consultazioni.
- Per modificare o annullare una richiesta inviata, telefonare al numero +39 02 6963 3753.
Tempi di elaborazione
Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Stato della procedura
Consente di verificare online lo stato delle richieste.
Per ogni richiesta di servizi di manutenzione inviata tramite @Work, si riceverà un numero di procedura. Utilizzare il numero di procedura per controllare lo stato della propria richiesta con la funzione Stato della procedura, seguendone le fasi fino al completamento della procedura.
- Ad esempio, se di recente è stata inviata una richiesta per aggiornare i dati di contatto di un Titolare, tramite Stato della procedura è possibile confermare che l'elaborazione è avvenuta.
Tempi di elaborazione
Le richieste saranno elaborate entro 5 giorni, sebbene si cerchi di evaderle nell'arco di 48 ore.
Accedere alle richieste
Per monitorare le proprie richieste è possibile scegliere tra una serie di opzioni:
Fare clic sul collegamento per ulteriori informazioni.
- Stato della procedura - Notifiche
- Stato della procedura - Ricerca
- Stato della procedura - Situazione generale
- Stato della procedura - Prospetto riassuntivo
- Stato della procedura - Informazioni
Stato della procedura - Notifiche
- Consente di visualizzare e controllare lo stato delle ultime transazioni, facendo clic sui collegamenti evidenziati nella casella delle notifiche.
Stato della procedura - Ricerca
Consente di effettuare la ricerca delle richieste inviate precedentemente in una serie di modi.
- La funzione Stato della procedura - Ricerca è disponibile sulla parte destra della pagina in tutto il sito.
- Utilizzare il numero di procedura per controllare lo stato della propria richiesta con la funzione Stato della procedura, seguendone le fasi fino al completamento della procedura.
- Il modo più semplice per effettuare la ricerca è tramite il numero di procedura, il numero di 9 cifre generato ad ogni invio di richiesta.
- Altri criteri di ricerca:
| Criteri di ricerca | Significato | | Numero di procedura | Il numero di conferma fornito al momento dell'invio di una richiesta. | | Tipo di transazione | Selezionare dall'elenco a discesa il tipo di richiesta desiderato per la ricerca | | Periodo | Specificare il periodo in cui l'attività è stata svolta | | Stato della transazione | Selezionare dall'elenco a discesa lo stato della richiesta inoltrata | | Il numero del Conto Carta | Il numero a 15 cifre che compare sulla carta. | | Nome che appare sulla Carta | Nome riportato sulla Carta | | Tipo di Carta | Selezionare dall'elenco a discesa il tipo di Carta desiderato per la ricerca. | | Numero di Riferimento Societario | Il numero utilizzato nella propria gerarchia per contraddistinguere il Titolare di Carta e le informazioni sui report. |
Stato della procedura - Situazione generale
- Selezionare l'opzione ‘Stato della procedura - Situazione generale’ nella home page. Verrà visualizzata una pagina contenente le richieste inviate negli ultimi 7 giorni.
- Sarà possibile modificare l'intervallo di tempo selezionando dalla casella a discesa una data di inizio diversa.
- Per visualizzare i dettagli di una richiesta, fare clic sul relativo numero evidenziato. Si accederà alla videata Stato della procedura - Prospetto riassuntivo.
Stato della procedura - Prospetto riassuntivo
- Fare clic sul numero di procedura relativo, evidenziato in blu nella pagina Stato della procedura - Prospetto riassuntivo. Si accederà alla videata Stato della procedura - Informazioni.
- Un asterisco a destra della richiesta indica che il servizio clienti vi ha aggiunto delle note. Per visualizzare le note, fare clic sul numero di procedura per accedere alla videata Stato della procedura - Informazioni.
Stato della procedura - Informazioni
- Questa videata contiene tutti i dettagli della richiesta, ne indica lo stato e visualizza le note del servizio clienti relative alla sua elaborazione. In questa sezione è possibile fare clic su Vai al Profilo Carta per visualizzare i dettagli specifici del Profilo del conto.
Spese e pagamenti
Consente di visualizzare attività di addebito, stato pagamenti e addebiti inerenti al conto gestito.
Consente, inoltre, l'accesso ai dati dell'estratto conto, compresi:
- i pagamenti non fatturati a partire dall'ultimo estratto conto;
- l'ultimo estratto conto;
- gli estratti conto degli ultimi 3 mesi;
- la verifica di eventuali ritardi con i Pagamenti.
Visualizza attività
Procedura
- Fare clic sul collegamento Visualizza attività.
- Saranno visualizzate informazioni su conto, attività recenti, spese e pagamenti, come per il Profilo Carta.
| Dettagli di fatturazione | Significato | | Saldo | I pagamenti totali e i rimborsi presenti sul conto per il periodo dell'estratto conto | | Saldo totale | Il totale complessivo presente sul conto, incluse le transazioni fatturate e non fatturate. | | Attività recenti | L'insieme di addebiti e pagamenti avvenuti dopo la data limite dell'ultimo estratto conto di Settembre, anche addebiti non fatturati. Include tutti i crediti, ad esempio rimborsi e spese per i crediti. | | Pagamenti dovuti | La data in cui è richiesto il pagamento |
- È possibile accedere alle informazioni sull'estratto conto, fino a 3 mesi precedenti.
- Dal menu a discesa selezionare le informazioni sull'estratto conto che si desidera visualizzare.
- Se si desidera visualizzare informazioni per date antecedenti, contattare il Servizio clienti al numero +39 02 6963 3753.
- Fare clic su Vai al Profilo Carta per ritornare alla pagina Profilo Carta principale.
Cronologia dei movimenti nel conto
Visualizzare la cronologia dei servizi di manutenzione del conto online.
Questa sezione appare nella parte inferiore della pagina del Profilo Carta. Utilizzare questa funzione per controllare le ultime richieste inviate tramite @Work. È possibile effettuare verifiche utilizzando:
- Questa sezione appare nella parte inferiore della pagina del Profilo Carta. Utilizzare questa funzione per controllare le ultime richieste inviate tramite @Work. È possibile effettuare verifiche utilizzando:
- Data della richiesta.
- Modifica tipo, ad esempio Annullamento Carta o Richiesta di trasferimento.
- Stato, ad esempio in corso, completa, respinta.
- Richiedente ID, chi ha inviato la richiesta.
- È possibile visualizzare questo tipo di informazioni per le ultime 10 transazioni.
Fare clic su ‘numero di procedura’ per passare a Stato della procedura per ulteriori dettagli sulla transazione selezionata.
> REPORT
I report di American Express @Work consentono di visualizzare in qualsiasi momento i dati relativi a Carta Corporate, Corporate Purchasing Solutions e/o dati per viaggi d'affari, in un ambiente online sicuro e protetto da password.
La reportistica di @Work aiuta a gestire e analizzare efficacemente le informazioni necessarie alla gestione aziendale e al rispetto delle norme legate alle spese.
Nota: potrebbe non essere consentito l'accesso a tutte le opzioni relative ai report. L'accesso alle sezioni di quest'area è basato sui diritti d'accesso assegnati all'utente dal proprio responsabile.
È possibile scegliere tra report standard e report specifici.
I nomi dei tipi di report sono stati aggiornati di recente:
| Vecchio nome | Nuovo nome | | Core Reports | Standard Reports | | Enhanced Reports | Customised Reports |
I report di American Express @Work consentono di:
- Accedere a report online per semplificare l'analisi delle spese, assicurare la conformità e identificare le opportunità di risparmio.
- Visualizzare e monitorare le spese da parte di dipendenti, clienti e altre categorie.
- Sfruttare al meglio i dati necessari a tenere traccia delle spese, riconoscere abitudini di spesa e identificare le opportunità per consolidare e ottimizzare il valore del fornitore.
- Accedere ai dati che consentiranno una migliore negoziazione degli accordi con il fornitore preferito, oltre a tariffe migliori in diversi ambiti, da computer e forniture per ufficio ai viaggi e ai servizi professionali.
Report Carta standard e file dati
Precedentemente noti come report principali
Consentono di accedere alle cartelle dei report standard e scaricare i report mensili o i file dati per Carta Corporate e Corporate Purchasing Solutions.
Accesso a report standard (principali).
- Fare clic sui collegamenti come illustrato sotto
I nomi delle categorie dei report standard sono stati aggiornati:
I nomi della nuova categoria di report sono stati scelti in base ai feedback forniti da clienti di tutto il mondo e descrivono al meglio il tipo di report che i clienti in genere richiedono di visualizzare. Per consentire di reperire facilmente i report esistenti sotto la categoria dei nuovi nomi, abbiamo associato la maggior parte dei vecchi nomi dei report ai nomi delle nuove categorie, nel modo seguente.
Confirm Cardmember profiles are up to date
Identify the Cards that are up for renewal
Show why Cards were cancelled, what cards are inactive | Old Name | New Name | | Core Reports | Standard Reports | | Programme Management | Manage Cards | | Financial Management | Monitor Compliance
Determine how much employees are spending and where
Monitor if employees are following company spending policy | | Supplier Management | Analyse Spend Trends
Discover areas that can benefit from increased budget control
Pinpoint areas where the company can save |
Ad esempio, un report precedentemente rientrante nella categoria Gestione programma, sarà ora disponibile nella categoria Gestione delle carte.
Tuttavia, è stato necessario collocare alcuni report sotto categorie più intuitive di quelle elencate precedentemente. Nel caso in cui si incontrino difficoltà nel reperimento di un report esistente, controllare attentamente le cartelle dei report di tutte le categorie.
Report specifici
Precedentemente noti come report avanzati
| Enhanced Reports | Customised Reports |
Accesso a report specifici (avanzati)
- Scegliere ‘Crea report specifici’ e fare clic su ‘Vai’.
Usare il pulsante Vai sotto Report specifici per accedere a uno strumento flessibile e personalizzato di reportistica. Attraverso i report specifici è possibile accedere a:
- Report condivisi: per realizzare report basati su modelli condivisi
- Creazione di report: per creare una griglia o un report partendo da zero
- Elenco cronologico: per visualizzare report già eseguiti o fatti eseguire e presenti nelle pianificazioni
- My Reports: per recuperare facilmente i rapporti salvati
- My Subscriptions: per gestire i report configurati in modo da essere eseguiti su base regolare
Per ulteriori dettagli o per effettuare la registrazione ad American Express @Work, contattare il Rappresentante American Express.
Accesso a Rapporti Business Travel
- Fare clic su ‘Rapporti Business Travel’
> INFORMAZIONI E STRUMENTI DI PROGRAMMA
Quest'area fornisce collegamenti rapidi ad altre aree del sito Web di American Express, compreso l'accesso diretto a ulteriori informazioni relative alle Soluzioni per la Gestione delle Spese Aziendali.
RISORSE E GUIDA
Quest'area fornisce le informazioni aggiuntive che sono richieste più di frequente su American Express @Work dagli amministratori del programma e dai destinatari dei report. Include:
- Guide utenti
- Newsletter
- Informazioni sulla gestione dei programmi e Soluzioni per la Gestione delle Spese Aziendali
- e molto altro ancora.
> FAQs
American Express @ Work - Risposte alle vostre domande
Quali servizi offre American Express @Work?
American Express @Work è un portale online progettato per assistervi nella gestione dei programmi Carta Corporate American Express. @Work consente di:
- Gestire conti online, dall'aggiornamento dei dati di contatto all'annullamento di carte
- Accedere ai report per la gestione delle informazioni relative alla propria organizzazione.
- Report standard mensili per Corporate Card. Funzioni di visualizzazione e stampa.
- Report personalizzati per prodotti Corporate Card e Business Travel. Consente di inviare richieste in tempo reale, filtri per report e di scaricarli poi su un PC.
- Trovare informazioni e risorse per rimanere sempre aggiornati e gestire il proprio programma (newsletter, guide ai prodotti).
Registrazione e accesso
Come ci si iscrive ad @Work?
La procedura di registrazione a @Work consta di due fasi. Innanzitutto, la propria società deve essere abilitata ai servizi di @Work (le procedure relative possono essere svolte dal rappresentante dell'account American Express). in seguito, sarà necessario compilare un modulo di registrazione online, inserendo ID Utente e password.
Se l'azienda non ha ancora richiesto i servizi di @Work:
- Contattare il vostro rappresentante American Express prima di effettuare la registrazione online.
- Se l'azienda ha già richiesto i servizi di @Work:
- Accedere al sito Web www.americanexpress.co.uk/atwork
- Seguire le istruzioni sullo schermo per completare il modulo di registrazione online.
- È necessario fornire l'indirizzo e-mail del responsabile approvazioni della propria azienda.
- Scegliere quindi di accedere ai report, alla gestione programma per gestire i conti o entrambe le opzioni.
- Viene chiesto di scegliere un ID Utente e password.
S arà inviata un'e-mail di conferma.
Che ruolo svolge un responsabile per l'approvazione?
I responsabili per l'approvazione sono persone dell'organizzazione interessata che American Express può contattare per verificare l'identità di un nuovo utente. Occorre registrare con questo ruolo un minimo di due persone.
Dopo aver effettuato la registrazione ad @Work, sarà possibile accedere a tutti i servizi offerti?
L'accesso alla sezione Gestione conto e ai report è basato sui permessi forniti dalla propria organizzazione. È possibile visualizzare esclusivamente i servizi per cui si gode del diritto d'accesso. Se si desidera accedere a servizi aggiuntivi, contattare American Express al numero xxx o, in alternativa, contattare il rappresentante dell'account American Express.
Utilizzo già i report di @Work. Come posso richiedere l'accesso alla gestione dei conti online?
Se si desidera accedere a servizi aggiuntivi, contattare American Express al numero xxx o, in alternativa, contattare il rappresentante dell'account American Express.
Come faccio a reimpostare la mia password di @Work?
Visitando il sito www.americanexpress.co.it/atwork e facendo clic su ‘Hai dimenticato la tua Password?’. Quindi, inserire il proprio ID utente e rispondere alla domanda segreta. In caso si sia dimenticato il proprio ID utente o la password segreta, contattare American Express al numero xxxxx.
Gestione conto
Quali operazioni di gestione posso effettuare tramite @Work?
Nell'area gestione conto di @Work, è possibile effettuare operazioni diverse, tra cui annullare una carta, trasferire una carta a un nuovo riferimento societario, aggiornare i dati di contatto del titolare, modificare i codici dipendenti o il centro di costo, visualizzare le informazioni relative al conto di un Titolare Carta e accedere ai moduli di accesso.
Inoltre, è possibile visualizzare informazioni aggiuntive per i conti gestiti, visualizzare le carte attive o annullate in un centro di costo, i dettagli di contatto attuali e informazioni relative alle spese per un conto specifico.
Cosa devo fare se non riesco ad accedere a un Profilo Carta per un Titolare di Carta?
Se non si riesce ad accedere alle informazioni relative a un Titolare di Carta, contattare il proprio rappresentante American Express per controllare il livello di autorità e richiedere una modifica, se necessario.
Quanto tempo richiede l'elaborazione delle mie richieste amministrative attraverso @Work, come ad esempio, l'annullamento o il trasferimento di Carta?
Le richieste vengono elaborate entro 5 giorni lavorativi. Dopo l'elaborazione potrebbero passare due giorni prima che gli aggiornamenti appaiano in @Work. Utilizzate la funzione Stato della procedura per controllare i progressi della richiesta.
Come faccio a ripristinare una carta che per sbaglio ho annullato online?
Se si è annullata la carta sbagliata, per ripristinarla contattare American Express al numero xxx.
Come faccio ad annullare più carte online?
Con una singola richiesta è possibile annullare fino a 20 carte. Usare la funzione di ricerca per trovare i conti che si desiderano annullare.
- Ad esempio, è possibile effettuare una ricerca in base al numero di centro di costo relativo e, dall'elenco visualizzato, selezionare il numero di conto relativo che si desidera annullare.
- In alternativa, è possibile semplicemente immettere i numeri dei conti utilizzando la funzione ‘Cerca utilizzando numeri di conto multipli’ e seguire le istruzioni sullo schermo per annullare le carte selezionate.
Quali sono i nuovi nomi per i report principali e avanzati? Abbiamo modificato i nomi dei report di gestione principali e avanzati per semplificare la ricerca dei report. Inoltre, abbiamo aggiornato i nomi delle categorie per i report standard (ora detti principali):
| Enhanced Reports | Customised Reports | | Core Reports | Standard Reports | | Programme Management | Manage Cards
Confirm Cardmember profiles are up to date
Identify the Cards that are up for renewal
Show why Cards were cancelled and what cards are inactive | | Financial Management | Monitor Compliance
Determine how much employees are spending and where
Monitor if employees are following company spending policy | | Supplier Management | Analyse Spend Trends
Discover areas that can benefit from increased budget control
Pinpoint areas where the company can save |
Come posso trovare i report standard esistenti sotto i nuovi nomi delle categorie?
I nomi della nuova categoria di report sono stati scelti in base ai feedback forniti da clienti di tutto il mondo e descrivono al meglio il tipo di report che i clienti in genere richiedono di visualizzare. Per consentire di reperire facilmente i report esistenti sotto la categoria dei nuovi nomi, abbiamo associato la maggior parte dei vecchi nomi dei report ai nomi delle nuove categorie, nel modo seguente.
| Vecchio nome | Nuovo nome | | Gestione programma | Gestione delle carte | | Gestione finanziaria | Controllo conformità | | Gestione dei report con i fornitori | Analisi trend spese |
Ad esempio, un report precedentemente rientrante nella categoria Gestione programma, sarà ora disponibile nella categoria Gestione delle carte.
Tuttavia, è stato necessario collocare alcuni report sotto categorie più intuitive di quella elencate sopra. Nel caso in cui si incontrino difficoltà nel reperimento di un report esistente, controllare attentamente le cartelle dei report di tutte le categorie. Per ulteriore aiuto, contattate il Servizio clienti al
Come posso richiedere l'accesso a report standard aggiuntivi?
Per richiedere report aggiuntivi contattare il proprio rappresentante American Express.
Per quanto tempo i report rimangono archiviati in @Work?
I report standard sono disponibili per 4 mesi. Nel caso in cui sia richiesto un report cronologico, questo sostituirà il report più vecchio archiviato online.
Come posso richiedere l'accesso a report specifici?
Per richiedere l'accesso a report specifici, contattare il proprio rappresentante American Express.
Posso scaricare i report in formato Excel?
I report standard non possono essere scaricati, a differenza di quelli specifici.
> @Work Italia - Glossario dei termini
| Conto Carta | Il numero di Carta è il numero stampato sulla carta di credito e consta di 15 cifre, ad esempio 328104930112000. | | Stato del conto | Attivo o annullato | | Stato conti in sospeso | Questa funzione consente di visualizzare eventuali saldi scoperti. Lo stato del conto risulta Attuale o con saldi in ritardo di 30, 60 o 90 giorni. Nel caso in cui non siano presenti saldi scoperti, lo stato sarà ‘Attuale’. Se un conto presenta un ‘ritardo di 60 giorni’, significa che quella parte del saldo doveva essere onorata 60 giorni fa. | | BCA | Il numero di Riferimento Societario (BCA) consta di 11 cifre, le prime 6 delle quali sono relative all'MCA, che è unico per la propria azienda. Conti della Carta con lo stesso BCA possiedono caratteristiche simili, ad esempio tipo di carta, l'assicurazione e il ciclo di fatturazione. | | Numero di Carta | Il numero di Carta è il numero stampato sulla carta di credito e consta di 15 cifre, ad esempio 328104930112000. | | Profilo Carta | Panoramica delle informazioni attuali del conto Carta, inclusi dettagli di contatto, informazioni sulle spese e sui pagamenti e informazioni sul conto. Dalla pagina Profilo Carta, è possibile modificare e aggiornare le informazioni attuali, ad esempio modificare l'indirizzo del Titolare di Carta. | | Centro di Costo | Il codice di reparto interno. Non è un campo obbligatorio: se non utilizzato dalla propria organizzazione, lasciarlo in bianco. | | Report specifici | Nuovo nome per rapporti avanzati. | | Codice dipendente | Dati interni sul dipendente, fino a 10 cifre. Non è un campo obbligatorio: se non utilizzato dalla propria organizzazione, lasciarlo in bianco. | | Annullamento futuro | Questa funzionalità consente di richiedere l'annullamento con data di decorrenza di massimo 6 mesi dalla data odierna. | | Data ultimo estratto conto | La data in cui l'estratto conto più recente è stato prodotto. È riportata sull'estratto conto. | | MCA | Il Master Control Account (MCA) consta di 6 cifre ed è unico per la propria azienda. Sotto il livello MCA dell'azienda rientrano generalmente diversi riferimenti societari (BCA). | | Limite mensile | Il limite mensile è il limite consentito per le spese del mese. | | Annullamenti multipli di carte | Con una singola richiesta è possibile annullare fino a 20 carte. | | Pagamenti dovuti | La data in cui è richiesto il pagamento. | | Stato pagamenti | Questa funzionalità consente di scegliere uno stato di insolvenza di 30, 60, 90 o più di 120 giorni. | | Attività recenti | Gli addebiti e i pagamenti a partire dalla data dell'ultimo estratto conto, anche detti pagamenti non fatturati. Tutti gli accrediti, inclusi i rimborsi e le spese di operazione e pagamento. | | Rapporti standard | Nuovo nome per i rapporti principali. | | Stato della procedura | Consente di monitorare le transazioni amministrative fino al completamento. Tutte le richieste sono evase entro 5 giorni, sebbene per la maggior parte il tempo richiesto sia di 48 ore. | | Saldo totale | Mostra il totale dell'ammontare complessivo sul conto e include sia le transazioni in estratto conto sia quelle recenti. | | Totale accrediti | Indica i pagamenti e i rimborsi totali a cui si riferisce l'estratto conto. | | Numero di procedura | È un numero di procedura a 9 cifre assegnato per ogni richiesta inviata. Con questo numero è possibile controllare lo stato della propria richiesta in Stato della procedura e confermarne il completamento. Nel caso in cui si dimentichi il numero di procedura, è possibile effettuare una ricerca delle richieste, ad esempio, attraverso il nome del Titolare, il numero del conto, il tipo o la data dell'invio. | | Limite transazioni | È il limite di spesa per una singola transazione. |
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