Businessgepäck, Hotels & Co.: Dein Guide für entspannte Geschäftsreisen

1. Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz
2. Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?
3. Übernachtung: Hotel oder Miet-Appartement
4. Vorbereitung der Dienstreise: Gepäck, Businesslook & Co.
5. Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen
6. Gute Planung erleichtert jede Geschäftsreise
7. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz

Die einen sagen Geschäftsreise, die anderen Dienstreise oder Businesstrip – gemeint ist dasselbe: eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Und während manche sich freuen, die heimatlichen Gefilde einige Zeit zu verlassen, hoffen andere vor allem auf möglichst geringen Aufwand.

Die Zahl der Geschäftsreisen ist durch digitale Konferenztools deutlich zurückgegangen, dennoch gibt es Situationen, die einen persönlichen Austausch erfordern und einen solchen Trip erforderlich machen.

Präsenztermine sind nach wie vor wichtig

Denn wie die Forschung zeigt, empfinden die meisten Berufstätigen Präsenztermine als überdurchschnittlich wichtig für einen kreativen Austausch. Nur vor Ort lassen sich zudem zufällige Kontakte knüpfen, die das eigene Netzwerk erweitern, oder Bekanntschaften vertiefen.

Und ein abendlicher Small Talk an der Bar ist häufig entscheidend, um Vertrauen zu entwickeln, zu Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen, und so etwa Verträge anzubahnen.

Damit solche Reisen angenehm verlaufen und erfolgreich sind, sind im Vorwege einige Überlegungen erforderlich: Wenn An- und Abreise, Unterkunft und die nötige technische Ausstattung gut geplant sind und alles reibungslos verläuft, kannst du dich ganz aufs eigentliche Ziel der Reise konzentrieren – und gegebenenfalls die Annehmlichkeiten des Zielorts auskosten.

Good to know: Auch auf Geschäftsreisen gelten die gesetzlichen Arbeitszeitregeln. Abzüglich der Pausen ist die Tätigkeit auf zehn Stunden am Tag beschränkt. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Freizeit und muss nicht vergütet werden.

Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?

Vor deiner Geschäftsreise solltest du dich natürlich möglichst rechtzeitig darum kümmern, Transport, Unterkunft sowie gegebenenfalls Versicherungen und Einreisedokumente zu organisieren – oder dich mit der dafür zuständigen Abteilung im Unternehmen abzustimmen.

Mit welchem Verkehrsmittel soll die Dienstreise stattfinden? Je nach Zielort stehen Flugzeug, Bahn, Firmen- oder Mietwagen und Fernreisebus zur Wahl. Bei weiten Strecken ins Ausland von mehr als 1.000 Kilometern ist das Flugzeug fast alternativlos, da die Fahrtzeit sonst kaum im Verhältnis zu den meist kurzen Aufenthalten vor Ort steht.

Doch für die beliebten Strecken zwischen deutschen Großstädten, etwa zwischen Berlin und Köln oder Hamburg und Frankfurt, fahren immer mehr Geschäftsreisende mit der Bahn: Die Gesamtreisezeit liegt oft kaum über der von Flügen und das Reisen per Bahn ist nachhaltiger. Dieser Aspekt wird in immer mehr Unternehmenskulturen verankert und auch von Kunden erwartet.

Geschäftsreisen per Fernbus oder im Dienstwagen

Auch Reisen per Fernbus produzieren vergleichsweise wenig CO2 pro Personenkilometer – und werden trotz der längeren Fahrtzeit bei Businesstrips immer beliebter: Fanden 2019 noch drei Prozent aller Geschäftsreisen mit dem Bus statt, waren es 2020 schon neun Prozent. Die Fahrtkosten sind vergleichsweise sehr gering.

Firmen- oder Mietwagen bieten hingegen größtmögliche Flexibilität und viel Privatsphäre. Ihr Hauptnachteil ist, dass sich während des Trips nicht arbeiten lässt. Und lange Autofahrten können das Stresslevel vor Geschäftsterminen erhöhen. Allerdings gibt es bei Terminen auf dem Land oft keine sinnvolle Alternative.

Um dann zumindest auf die Umwelt zu achten, kannst du deine Geschäftsreise mit dem E-Auto antreten. Und oft gilt ein Auto-Abo als smarte Alternative zum Firmenwagen.

Tipp: Einige Verkehrsunternehmen gewähren Rabatte bei Gruppenbuchungen. Wenn mehrere Personen mitfahren, ist aber auch das Reisen per Auto oft die günstigste Option. Dafür lohnt es sich auch, Mitarbeitende anderer Unternehmen aus der gleichen Stadt zu kontaktieren, die vielleicht zu demselben Geschäftstermin müssen.

Übernachtung: Hotel oder Miet-Appartement

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist es natürlich wichtig, rechtzeitig ein Hotel oder eine andere Übernachtungsmöglichkeit zu buchen. Das mögliche Budget legen meist die Reiserichtlinien des Unternehmens fest.

Zahlreiche Businesshotels haben sich auf die Erfordernisse von Geschäftsreisenden eingestellt und bieten neben kostenlosem Internet auch einen Arbeitsbereich im Zimmer oder sogar ein eigenes Businesscenter. Manche befinden sich in der Nähe von beliebten Veranstaltungsorten wie Messezentren, andere bieten eine besonders gute Verkehrsanbindung.

Vor allem in den Metropolen Hamburg, Berlin und München ist die Auswahl in allen Kategorien sehr groß. Bei vielen Hotels lässt sich der Check-in-Prozess bereits komplett im Vorwege erledigen oder zumindest in Teilen – das spart oft wertvolle Zeit am Zielort.

Für längerfristige Aufenthalte sind Miet-Appartements in der Regel komfortabler und nicht unbedingt teurer als ein Hotelzimmer. Oft sind Unterkünfte auf Portalen wie Airbnb sogar günstiger. Die Mehrzahl dieser Zimmer und Wohnungen sind aber nicht speziell auf Geschäftsreisende ausgelegt: Musst du beispielsweise schnell etwas ausdrucken, kannst du das nicht einfach an der Rezeption machen.

Tipp: Falls du bis zu einem gewissen Budget freie Auswahl bei der Buchung hast, kannst du dich auf eine oder zwei Hotelketten festlegen und an den Prämien- oder Bonusprogrammen teilnehmen wie dem GHA DISCOVERY Gold Status. Wenn dein Arbeitgeber dies gestattet, kannst du dann den nächsten privaten Aufenthalt in einem der Partnerhotels mit den Rewards bezahlen.

Vorbereitung der Dienstreise: Gepäck, Businesslook & Co.

Wer am Gepäck spart, spart am falschen Ende. Ein individuell abgestimmter Businesstrolley erleichtert eine Dienstreise ungemein. Gut geeignet ist beispielsweise die Kombination eines Laptoptrolleys, der als mobiles Büro dient, mit einer Kleidertasche, die einen knitterfreien Transport von sensiblen Kleidungsstücken ermöglicht.

Auf einer Flugreise sollte sich der Businesskoffer als Handgepäck mitnehmen lassen, damit keine langen Wartezeiten am Gepäckband entstehen (Maße und Gewicht beachten!). Mittlerweile gibt es sogar smartes Gepäck, das dir eigenständig folgen kann oder sich als Aufladestation für das Smartphone eignet.

Gepäcklisten erstellen

Wichtig ist auch die Frage: Was muss alles in den Koffer? Die Kleidung sollte auf jeden Fall zum Anlass passen. Wird bei einer Konferenz beispielsweise der Dresscode Business Casual verlangt, können weiße Sneaker zum Anzug durchaus angemessen sein, während der Dresscode Day Informal ein klassischeres Auftreten erfordert.

Neben der Kleidung gehören zahlreiche andere Dinge auf die Packliste einer Geschäftsreise. Diese Checkliste solltest du abhaken:

• Laptop, Tablet, Smartphone
• Datenträger wie USB-Stick oder externe Festplatte
• Aufladekabel, Netzteil und Powerbank
• Noise-Cancelling-Kopfhörer
• Buchungsbestätigungen
• Digitales Back-up der wichtigsten Dokumente
• Medikamente
• Kulturbeutel
• Genug Wechselwäsche für unerwartete Zusatzübernachtungen
• Für die Geschäftsreise notwendige Dokumente und Unterlagen
• Fürs Ausland: Ausweise und Einreisepapiere
• Fürs Ausland: bei Bedarf Steckdosenadapter

Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen

Bei einer Geschäftsreise übernimmt das Unternehmen die Reise- und Fahrtkosten entweder direkt oder erstattet sie bei Vorlage der entsprechenden Reisekostenabrechnung. Daher ist es wichtig, schon während der Reise für alle Ausgaben Belege anzufordern und diese Dokumente sorgsam aufzubewahren. Dazu zählen beispielsweise auch Parktickets oder Gebühren aller Art.

Dienstreisenden steht zudem eine Verpflegungspauschale zu, auch Tagegeld genannt, sofern der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort nicht selbst stellt. Seit 2020 beträgt diese Pauschale für Inlandsreisen 28 Euro für jeden Tag, an dem die Arbeitnehmer:innen ganze vierundzwanzig Stunden von ihrer Wohnung abwesend sind.

Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit ohne Übernachtung können 14 Euro abgerechnet werden. Gleiches gilt für die Tage der An- und Abreise, die vor oder nach einer Übernachtung liegen. Hier ist keine Mindestabwesenheit notwendig. Bei Dienstreisen ins Ausland liegen die Pauschalen oft noch höher, die genauen Beträge sind abhängig vom Zielort.

Denke auch an die Steuer, denn Dienstreisen fallen für dich unter Werbungskosten in deiner Steuererklärung, sofern dein Arbeitgeber nicht alles übernimmt.  Wurde dir beispielsweise die Übernachtung erstattet, nicht aber die Verpflegung, kannst du die Verpflegungspauschale geltend machen.

Tipp: Ein Foto jeder Quittung vermeidet die Zettelwirtschaft, die Belege lassen sich dann auf einen Schlag digital einreichen.

Gute Reiseplanung erleichtert jede Geschäftsreise

Trotz aller Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, sind Dienstreisen für Arbeitnehmer:innen manchmal unerlässlich. Ihr großer Vorteil sind vor allem der persönliche Austausch und die Möglichkeit, sein Netzwerk vor Ort zu pflegen und zu erweitern.

Bei der Reiseplanung des geschäftlichen Trips gilt: je früher, desto besser. Ein Aufschub führt nicht selten zu deutlich höheren Preisen und weniger Komfort, der auf beruflichen Anlässen durchaus relevant ist – denn Stress vermindert die Leistungsfähigkeit. Halte dich an deine Checkliste für Dienstreisen, um nichts zu vergessen und achte auf die Dos & Don’ts auf deinem Businesstrip.

Und vergiss nicht: Reist du mit dem Flugzeug, kannst du die Wartezeit am Flughafen als Inhaber:in einer Platinum Card ganz entspannt in unseren Lounges überbrücken. Und deine Reisebegleitung? Kommt natürlich mit! Denn der Priority Pass™ gilt für dich und deine Begleitperson.* 

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FAQ: Häufige Fragen und Antworten