Deine Business-Trips: Der Guide für die entspannte Geschäftsreise

1. Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz
2. Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?
3. Übernachtung: Im Hotel oder einem Appartement
4. Vorbereitung der Dienstreise: Packliste und Gepäckstück
5. Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen
6. Mit guter Planung auf eine rundum erfolgreiche Geschäftsreise
7. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

Geschäftsreisen: Persönlicher Kontakt statt Digitalkonferenz

Auf eine Geschäftsreise, also eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, freuen sich einige, da sie die heimatlichen Gefilde einige Zeit verlassen, andere hoffen vor allem auf baldige Rückkehr nach Hause und möglichst geringen Aufwand.

Doch sicher ist: Auch wenn die Zahl der Dienstreisen dank digitaler Konferenztools deutlich zurückgegangen ist, gibt es Situationen, die einen persönlichen Austausch erfordern und einen solchen Trip erforderlich machen.

Denn wie die Forschung zeigt, empfinden die meisten Berufstätigen Präsenztermine als überdurchschnittlich wichtig für einen kreativen Austausch. Nur vor Ort lassen sich zudem zufällige Kontakte knüpfen, die das eigene Netzwerk erweitern, oder Bekanntschaften vertiefen.

Und ein abendlicher Small Talk an der Bar ist häufig entscheidend, um Vertrauen zu Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen zu entwickeln und so etwa Verträge anzubahnen.

Gut vorbereiten, um vor Ort entspannt zu sein

Damit solche Reisen angenehm verlaufen und erfolgreich sind, ist jedoch einige Überlegungen erforderlich. Wenn An- und Abreise, Unterkunft und die nötige technische Ausstattung gut geplant sind und alles reibungslos verläuft, kannst du dich ganz aufs eigentliche Ziel der Reise konzentrieren – und gegebenenfalls die Annehmlichkeiten des Zielorts auskosten.

Good to know: Auch auf Geschäftsreisen gelten die gesetzlichen Arbeitszeitregeln. Abzüglich der Pausen ist die Arbeitszeit auf maximal zehn Stunden am Tag beschränkt. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Freizeit und muss nicht vergütet werden.

Hin- und Rückfahrt: Flugzeug, Bahn, Bus oder Firmenwagen?

Du solltest natürlich möglichst rechtzeitig Transport, Unterkunft sowie gegebenenfalls Versicherungen und Einreisedokumente organisieren, oder dich mit der dafür zuständigen Abteilung im Unternehmen abstimmen.

Mit welchem Fortbewegungsmittel soll die Dienstreise stattfinden? Je nach Zielort stehen Flugzeug, Bahn, Firmenwagen und Fernreisebus zur Wahl. Bei weiten Strecken ins Ausland von mehr als 1.000 Kilometern ist das Flugzeug fast alternativlos, da die Fahrtzeit sonst kaum im Verhältnis zu den meist kurzen Aufenthalten vor Ort steht.

Doch für die beliebten Mittelstrecken zwischen deutschen Großstädten, etwa zwischen Berlin und Köln oder Hamburg und Frankfurt, fahren immer mehr Business-Leute mittlerweile mit der Bahn, im Sinne der nachhaltigen Geschäftsreise.

Geschäftsreisen per Fernbus oder im Dienstwagen

Auch Reisen per Fernbus produzieren vergleichsweise wenig Kohlendioxid pro Personenkilometer und werden trotz der längeren Fahrtzeit bei Business-Trips immer beliebter: Fanden 2019 noch drei Prozent aller Geschäftsreisen mit dem Bus statt, waren es 2020 schon neun Prozent.

Firmen- oder Mietwagen bieten hingegen größtmögliche Flexibilität und viel Privatsphäre. Neben der fehlenden Nachhaltigkeit, zumindest wenn es nicht E-Autos sind, ist ihr Hauptnachteil, dass sich während des Trips nicht arbeiten lässt. Und lange Autofahrten erhöhen das Stresslevel vor Geschäftsterminen.

Good to know: Einige Verkehrsunternehmen gewähren Preisnachlässe bei Gruppenbuchungen. Wenn mehrere Personen mitfahren, ist aber auch das Reisen per Auto oft die günstigste Option. Dafür lohnt es sich auch, Mitarbeitende anderer Unternehmen aus der gleichen Stadt zu kontaktieren, die vielleicht zu demselben Geschäftstermin müssen.

Übernachtung: Im Hotel oder einem Appartement

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist es natürlich wichtig, rechtzeitig ein Hotel oder eine andere Übernachtungsmöglichkeit zu buchen. Das mögliche Budget legen in der Regel die Reiserichtlinien des Unternehmens fest.

Zahlreiche Business-Hotels haben sich auf die Erfordernisse von Geschäftsreisenden eingestellt und bieten neben kostenlosem Internet auch einen Arbeitsbereich im Zimmer oder sogar ein eigenes Business-Center. Manche befinden sich in der Nähe von beliebten Veranstaltungsorten wie Messezentren, andere bieten eine besonders gute Verkehrsanbindung.

Vor allem in den Metropolen Hamburg, Berlin und München ist die Auswahl in allen Kategorien sehr groß. Bei vielen Hotels lässt sich der Check-in-Prozess bereits komplett im Vorwege erledigen oder zumindest in Teilen – das spart oft wertvolle Zeit am Zielort.

Für längerfristige Aufenthalte sind Appartements meist komfortabler, und sie kosten nicht unbedingt mehr als ein Hotelzimmer für die gleiche Zeit. Oft sind diese Zimmer und Wohnungen aber nicht speziell auf Geschäftsreisende ausgelegt. Wenn du etwa schnell etwas ausdrucken musst, kannst du das nicht einfach an der Rezeption machen.

Good to know: Falls du bis zu einem gewissen Budget freie Auswahl bei der Buchung hast, kannst du dich auf eine oder zwei Hotelketten festlegen und an den Prämien- oder Bonusprogrammen teilnehmen. Wenn dein Arbeitgeber dies gestattet, kannst du dann den nächsten privaten Aufenthalt in einem der Partner-Hotels mit den Rewards bezahlen.

Vorbereitung der Dienstreise: Packliste und Gepäckstück

Ein individuell abgestimmter Business-Trolley erleichtert eine Dienstreise ungemein. Gut geeignet ist beispielsweise die Kombination eines Laptop-Trolleys, der als mobiles Büro dient, mit einer Kleidertasche, die einen knitterfreien Transport von Hemden, Blusen und weiteren Kleidungsstücken ermöglicht.

Auf einer Flugreise sollte sich der Business-Koffer als Handgepäck mitnehmen lassen, damit keine langen Wartezeiten am Gepäckband entstehen (Maße und Gewicht beachten). Es gibt sogar smartes Gepäck, das seinen Besitzer:innen eigenständig folgen kann oder sich als Aufladestation für das Smartphone eignet.

Packliste erstellen

Was muss alles in den Koffer? Die Kleidung sollte zum Anlass passen. Wird bei einer Konferenz beispielsweise Business Casual verlangt, können weiße Sneaker zum Anzug durchaus angemessen sein, während der Dresscode Day Informal ein klassischeres Auftreten erfordert.

Neben der Kleidung gehören zahlreiche andere Dinge auf die Packliste einer Geschäftsreise. Zu den wichtigsten zählen:

• Laptop, Tablet, Smartphone
• Datenträger wie USB-Stick oder externe Festplatte
• Aufladekabel, Netzteil und Powerbank
• Noise-Cancelling-Kopfhörer
• Buchungsbestätigungen
• Digitales Back-up der wichtigsten Dokumente
• Medikamente
• Kulturbeutel
• Genug Wechselwäsche für unerwartete Zusatzübernachtungen
• Für die Geschäftsreise notwendige Dokumente und Unterlagen
• Fürs Ausland: Ausweise und Einreisepapiere
• Fürs Ausland: bei Bedarf Steckdosenadapter

Good to know: Laptoptaschen für Geschäftsreisen sollten immer einen Riemen auf der Rückseite haben, damit sie sich sicher auf dem Teleskopgriff des Trolleys platzieren lassen. So kannst du am Bahnhof oder Flughafen alles bequem mit einer Hand transportieren.

Nach der Rückkehr: Rechnungen und Belege einreichen

Bei einer Geschäftsreise übernimmt das Unternehmen die Reisekosten entweder direkt oder erstattet sie bei Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Quittungen. Daher ist es wichtig, schon während der Reise für alle Ausgaben Belege anzufordern und diese Dokumente sorgsam aufzubewahren. Dazu zählen beispielsweise auch Parktickets oder Gebühren aller Art.

Dienstreisenden steht zudem eine Verpflegungspauschale zu, auch Tagegeld genannt, sofern der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort nicht selbst stellt. Seit 2020 beträgt diese Pauschale für Inlandsreisen 28 Euro für jeden Tag, an dem Reisende 24 Stunden von ihrer Wohnung abwesend sind.

Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit ohne Übernachtung können 14 Euro abgerechnet werden. Gleiches gilt für die Tage der An- und Abreise, die vor oder nach einer Übernachtung liegen. Dabei ist keine Mindestabwesenheit notwendig. Bei Dienstreisen ins Ausland liegen die Pauschalen oft noch höher, die genauen Beträge sind abhängig vom Zielort.

Good to know: Ein Foto jeder Quittung vermeidet die Zettelwirtschaft, die Belege kannst du dann bequem und gesammelt digital einreichen.

Mit guter Planung auf eine rundum erfolgreiche Geschäftsreise

Trotz aller Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, sind Dienstreisen manchmal unerlässlich. Ihr großer Vorteil sind vor allem der persönliche Austausch und die Möglichkeit, das Netzwerk vor Ort zu pflegen und zu erweitern.

Bei der Planung der Geschäftsreise gilt: Je früher du das machst, desto besser ist das. Ein Aufschub führt nicht selten zu deutlich höheren Preisen und weniger Komfort, der auf beruflichen Anlässen durchaus relevant ist. Ohne Stress ist deine Leistungsfähigkeit höher.

Eins noch: American Express schenkt dir zu deiner Business Platinum Card 200 Euro Online-Reiseguthaben jährlich.*

Mehr erfahren

FAQ: Häufige Fragen und Antworten