Für die kommenden Monate sind Ihre Auftragsbücher prall gefüllt, Ihre Kapazitäten sind voll ausgelastet und dann gewinnen Sie einen neuen großen Kunden – herzlichen Glückwunsch, Ihr eigener Erfolg wird zur Herausforderung.
Ihr Team kurzfristig mit Freelancern und freien Mitarbeitern aufzustocken, ist in so einem Fall die schnellste Lösung.
Um die Zusammenarbeit zu einem Erfolg zu machen, sollten Sie jedoch schon im Vorhinein folgende Fragen beantworten können:
- Was genau können Ihnen freie Mitarbeiter bieten?
- Wie bewerten Sie die Fähigkeiten von Freelancern?
- Wie werden Sie Projekte mit Freelancern planen?
- Wie werden Sie Freelancer in Ihr Kernteam integrieren?
- Wo finden Sie die richtigen Freelancer?
Kapazität und Expertise – was freie Mitarbeiter Ihnen bieten können
Bevor Sie Freelancer suchen, sollten Sie genau wissen, wofür genau Sie mehr Manpower benötigen. Brauchen Sie freie Mitarbeiter, die bei Engpässen ähnliche Aufgaben wie Ihr Kernteam erledigen oder suchen Sie jemanden, der die Expertise Ihres Unternehmens erweitert?
Während Sie im ersten Fall sehr genau briefen und dem Freelancer alles an die Hand geben können, was er für die Erledigung seiner Aufgabe benötigt, müssen Sie im zweiten Fall erst einmal die eigenen Erwartungshaltungen definieren und mit potenziellen Kandidaten erörtern, was überhaupt möglich ist.
Dabei kann sich sehr schnell herausstellen, dass Ihr Projekt komplexer ist, als Sie dachten oder dass es schlichtweg länger dauern wird – deshalb sollten Sie bei der Suche hier definitiv mehr Zeit für Vorabgespräche einplanen.
Fundiertes Fachwissen – wie Sie die Fähigkeiten von Freelancern bewerten sollten
Das Hauptkriterium für die Auswahl eines Freelancers ist die fachliche Eignung. Diese zu bewerten, läuft ganz ähnlich ab wie in einem normalen Bewerbungsprozess – auschlaggebend sollte für Sie sein:
- Wie sich der Freelancer auf Ihre Anfrage oder Ihre Ausschreibung meldet.
- Welche Erfahrung er auf dem Gebiet mitbringt.
- Welche Referenzen er vorweisen kann.
Suchen Sie nach jemandem, der für einen gewissen Zeitraum eng mit Ihrem Kernteam zusammenarbeiten wird, spielt darüber hinaus ein anderer Faktor eine wichtige Rolle: soziale Kompetenz. Schließlich nützt auch der beste Experte zum günstigsten Preis relativ wenig, wenn er ungewollte Unruhe in ein ausgelastetes Team bring. Um etwaige Kandidaten hinsichtlich der zwischenmenschlichen Fähigkeiten bewerten zu können, ist ein persönliches Gespräch nach wie vor der beste Weg.
Workflow Setup – wie Sie Projekte mit Freelancern planen
Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, desto mehr gibt es zu managen – sind einige davon freie Mitarbeiter, kommen noch ein paar zusätzliche Herausforderungen im Projektmanagement dazu.
Zuerst muss sichergestellt werden, dass das Projekt innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz eines Freelancers aufgesetzt wird.
Wer beispielsweise Freelancer über einen längeren Zeitraum ähnlich wie interne Mitarbeiter behandelt, läuft Gefahr, unbewusst zu Scheinselbständigkeiten beizutragen. Und das kann zu rechtlichen Folgen für Auftraggeber und -nehmer führen.
Zu den Vorgaben des Gesetzgebers (hier spielt neben dem Arbeitsrecht natürlich auch die Datenschutz-Grundverordnung eine wichtige Rolle) kommen in vielen Fällen noch interne Compliance-Anforderungen, die beachtet werden müssen.
Darüber hinaus ist vorausschauendes Planen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern besonders wichtig. Ein einfaches Beispiel ist der Freelance-Fotograf, der Portraits all Ihrer Mitarbeiter anfertigen soll: Wird der für einen Tag mitten in den Sommerferien gebucht, wenn ein großer Teil Ihrer Belegschaft im Urlaub ist, kann er – obwohl er die schönsten Bilder macht – seinen Auftrag nicht erfüllen. Den vollen Tagessatz wird er aber dennoch berechnen – und das vollkommen zu Recht.
Für Projektmanager bedeutet das, abschätzen zu müssen, zu welchem Zeitpunkt des Projektverlaufs der Einsatz eines Freelancers unabdingbar und effizient ist und zu welchem nicht. Da das aber nicht nur Ihre interne Planung betrifft, sondern auch die des Freelancers, sollten Sie frühzeitig und offen über Verfügbarkeiten und Vorlaufzeiten sprechen.
Zwischen Auftraggeber und Freelancer entstehen oftmals langjährige Geschäftsbeziehungen: Der Blick von außen – den freie Mitarbeiter mitbringen – hat in vielen Fällen einen erheblichen Mehrwert.
Social Skills – wie Sie freie Mitarbeiter in Ihr Kernteam integrieren
In jedem Fall müssen Sie Ihre fest angestellten Mitarbeiter auf den Einsatz des Freelancers vorbereiten. Wie viel Arbeit das für Sie bedeutet, ist abhängig von Ihrem Unternehmen, Ihrem Team und Ihrer Arbeitskultur. Während sich manche Teams über jeden neuen Impuls von außen freuen, werden in anderen aus Furcht vor vermeintlicher Konkurrenz imaginäre Wände hochgezogen.
Oftmals hat das wenig mit Boshaftigkeit zu tun, sondern mit unzureichender Kommunikation: Zeigen Sie allen Projektbeteiligten die klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Freelancers auf, sollte sich auch niemand auf den Schlips getreten fühlen.
Perfect Match – wo Sie die passenden Freelancer finden
Das Angebot an Freelance-Dienstleistungen reicht von den oben genannten Mitarbeiterportraits für Ihre Website bis zum Rhetorik-Workshop für Ihre Geschäftsleitung – rein theoretisch können Sie bei jeder Aufgabe Experten von außen hinzuziehen. Wo finden Sie aber die passenden Freelancer für Ihre offenen Aufgaben?
Einerseits bietet das eigene berufliche Netzwerk in der Regel Möglichkeiten, vielversprechende Kandidaten zu finden: Fragen Sie beispielsweise Ihre Geschäftspartner nach Empfehlungen, können Sie davon ausgehen, dass die empfohlenen Freelancer bereits Branchenwissen und -erfahrungen mitbringen. Gleichzeitig erschöpft sich das Angebot im eigenen Umfeld normalerweise relativ schnell.
Falls Sie also nicht über Ihre persönlichen Kontakte fündig werden, lohnt sich der Blick auf die Vielzahl der Freelance-Plattformen, die Ihnen online zur Verfügung stehen. Hierbei wird Ihnen schnell auffallen, dass jede dieser Websites bestimmte Dienstleistungen im Fokus hat – welche davon sich am besten für Ihre Zwecke eignet, lesen Sie jetzt im Freelance-Plattform-Überblick von Business Trends & Insights.
