Kennen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten? Unternehmer, die Personalkosten mit dem Bruttogehalt ihrer Mitarbeiter gleichsetzen, tun sich damit keinen Gefallen – denn Aufwände für die Aus- und Weiterbildung, vermögenswirksame Leistungen und Investitionen in das Arbeitsklima sollten ebenso als tatsächliche Personalkosten erfasst werden wie das Arbeitsentgelt. Die tatsächlichen Personalkosten zu kennen, erleichtert aber nicht nur die Personalplanung, sondern hilft Ihnen auf 3 wesentliche Arten, Ihr Unternehmen besser zu führen:
- Sie kalkulieren die Preise Ihrer Dienstleistungen und Produkte profitabler.
- Sie vereinfachen die Erstellung Ihres Forecasts und die Personalplanung.
- Sie können den Wert aller Vergütungsleistungen transparent kommunizieren und Ihr Arbeitsklima langfristig verbessern.
In diesem Artikel erfahren, wie Sie mit der Berechnung der tatsächlichen Personalkosten die Grundlage für bessere Geschäfte und ein positives Arbeitsklima legen. Zuerst zeigen wir aber auf, wie sich die tatsächlichen Personalkosten überhaupt zusammensetzen.
Tatsächliche Personalkosten – was fällt alles darunter?
Unter den tatsächlichen Personalkosten versteht man die Summe aus Bruttoentgelt, vertraglich vereinbarten Zuschlägen und den Lohnnebenkosten. Abhängig von den Leistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet, gelten unterschiedlichste Ausgaben als Lohnnebenkosten: Neben gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben sind das vor allem freiwillige Vergütungsleistungen, die auf ein positives Arbeitsklima einzahlen. In der Finanzbuchhaltung sollten auf jeden Fall als Lohnnebenkosten erfasst werden:
- Kosten für die Stellenbesetzung
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Urlaubsentgelt
- Urlaubsgeld
- Feiertagsvergütung
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Mutterschaftsgeld
- Schwerbehindertenabgabe
- Vermögenswirksame Leistungen
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Abfindungen
- Prämien
Nutzen Sie die tatsächlichen Personalkosten und Betriebskosten als Kalkulationsgrundlage für Ihre Angebote
Um Ihre Angebote profitabel zu gestalten, müssen Sie die richtige Kalkulationsgrundlage verwenden – und diese setzt sich nicht nur aus den tatsächlichen Personalkosten, sondern auch aus allen Betriebskosten zusammen, die durch Ihre Mitarbeiter entstehen. Hierzu ein einfaches Rechenbeispiel:
Zahlen Sie einem Mitarbeiter 5.000 Euro monatliches Bruttogehalt, übertreffen die tatsächlichen Personalkosten hinter der Leistungen Ihres Mitarbeiters diesen Betrag: Angenommen Sie wenden 250 Euro monatlich für Weiterbildungsmaßnahmen und 150 Euro für vermögenswirksame Leistungen auf, betragen die tatsächlichen Personalkosten bereits 5.400 Euro monatlich.
Dazu kommen die laufenden Betriebskosten, die Sie tätigen müssen, damit Ihr Mitarbeiter seine Leistung erbringen kann – beispielsweise die Büromiete und IT-Kosten. Rechnen wir hier mit einem Wert von 350 Euro, kommen wir mit den tatsächlichen Personalkosten auf Gesamtkosten von 5.750 Euro – also 115 % des Bruttogehalts Ihres Mitarbeiters.
Diese zusätzlichen 15 % sollten Sie bei einer profitablen Kalkulation Ihrer Angebote beachten – denn Ihr Mitarbeiter braucht selbstverständlich Zeit, um neben seinem Bruttogehalt auch die tatsächlichen Personalkosten und die Betriebskosten zu erwirtschaften. Fehlt genau diese Zeit, wirkt sich das nicht nur negativ auf Ihr Arbeitsklima, sondern vor allem auf Ihre Marge aus.
Erfassen Sie Personalkosten aufgeschlüsselt und vereinfachen Sie damit Forecast und Personalplanung
In den meisten Gewerben machen die tatsächlichen Personalkosten 30 bis 40 % der Gesamtkosten aus – im Dienstleistungsbereich können es sogar bis zu 80 % sein. Einen so großen Teil der Unternehmensausgaben blind zu prognostizieren, ist nicht nur bei der Angebotserstellung ein fragliches Vorgehen: Wer die tatsächlichen Personalkosten nicht im Blick hat, legt sich bei der Kostenplanung Steine in den Weg.
Mit einer einfachen Tabelle zur Personalkostenerfassung schafft man hier Abhilfe: Stellen Sie für jeden Mitarbeiter die tatsächlichen Personalkosten aufgeschlüsselt zusammen, vereinfacht Ihnen das nicht nur die Erstellung Ihres Forecasts. Sie erfahren zudem schnell, welche Kostenpunkte besonders ins Gewicht fallen und ob Sie mit Veränderungen Ihres Vergütungsangebotes positiv auf Ihr Arbeitsklima einzahlen können.
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auf, wie sich die tatsächlichen Personalkosten zusammensetzen – so wird der volle Wert Ihrer Vergütungsleistungen transparent.
Verstehen Sie Personalkosten als Investition in ein positives Arbeitsklima
Auch wenn man in Deutschland nicht gerne über Geld spricht: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auf, wie sich die tatsächlichen Personalkosten zusammensetzen und was Ihre Mitarbeiter dafür von Ihnen erwarten dürfen – nur so wird der volle Wert Ihrer Vergütungsleistung transparent.
Oft wissen Mitarbeiter nämlich nicht, was ihnen über ihr monatliches Gehalt hinaus zusteht. Das hat zur Folge, dass Unternehmer in Leistungen investieren, die von ihren Mitarbeitern nicht genutzt werden.
Schaffen Sie hier eine transparente Kommunikation, entstehen aus den tatsächlichen Personalkosten echte Win-Win-Situationen: Denn Mitarbeiter, die sich umsorgt fühlen, sind zufriedener – und ein positives Arbeitsklima wirkt sich positiv auf Ihre Geschäfte aus.
Sprechen Sie über die tatsächlichen Personalkosten – aber richtig
Bei der Kommunikation rund um Personalkosten, Vergütungsleistungen und Betriebskosten ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen: Werden Betriebs- und Personalkosten als Druckmittel verwendet, ist das Gift für das Arbeitsklima – stellen sich Unternehmer als selbstlose Wohltäter dar, riskieren sie ihre Glaubwürdigkeit.
Machen Sie also einfach klar, dass Ihnen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit hilft, Ihre Geschäftsziele zu erreichen und sie deshalb in das Arbeitsklima investieren. Um das zu tun, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu kennen und das bedeutet vor allem zweierlei: Genau zuzuhören und genau hinzuschauen.
Erfahren Sie in Umfragen, was Ihre Mitarbeiter über Vergütungsleistungen denken
Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern über Kosten, helfen gute Softskills – beim Small-Talk an der Kaffeemaschine ist „Zwischen-den-Zeilen-Lesen“ angesagt: Denn nicht jeder wird bei diesem Thema Klartext mit Ihnen reden. Deshalb bieten sich kostenfreie Umfrage-Tools an, um mehr über Ihre Mitarbeiter und das Arbeitsklima zu erfahren.
Erstellen Sie eine anonyme Umfrage, die konkrete Fragen zu Ihren Vergütungsleistungen stellt, erlangen Sie schnell ein unverfälschtes Meinungsbild – und vielleicht entdecken Sie dabei neue Optimierungspotenziale für das Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen. Ist das gut, fällt es Ihnen leichter, Mitarbeiter langfristig zu binden.
