Tatsächliche Personalkosten – was fällt alles darunter?
Unter Personalkosten versteht man die Summe aus Bruttoentgelt, vertraglich vereinbarten Zuschlägen und den Lohnnebenkosten. Abhängig von den Leistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden bietet, gelten unterschiedlichste Ausgaben als Lohnnebenkosten: Neben gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben sind das vor allem freiwillige Vergütungsleistungen, die auf ein positives Arbeitsklima einzahlen. In der Finanzbuchhaltung sollten auf jeden Fall als Lohnnebenkosten erfasst werden:
- Kosten für die Stellenbesetzung
- Essens- und Fahrtkostenzuschüsse
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Urlaubsentgelt
- Urlaubsgeld
- Feiertagsvergütung
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Mutterschaftsgeld
- Schwerbehindertenabgabe
- Vermögenswirksame Leistungen
- Reisekosten für Mitarbeitende
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Bereitstellung von Arbeitskleidung
- Betriebssicherheitsmaßnahmen
- Umzugskosten
- Abfindungen
- Prämien
Personalkosten und Betriebskosten als Kalkulationsgrundlage: ein Beispiel
Um Ihre Angebote profitabel zu gestalten, müssen Sie die richtige Kalkulationsgrundlage verwenden – und diese setzt sich nicht nur aus den tatsächlichen Personalkosten, sondern auch aus allen Betriebskosten zusammen, die durch Ihre Mitarbeitenden entstehen.
Hierzu eine Beispielrechnung:
Zahlen Sie einem Mitarbeitenden 5.000 Euro monatliches Bruttogehalt, übertreffen die tatsächlichen Personalkosten hinter der Leistungen Ihres Mitarbeitenden diesen Betrag: Angenommen Sie wenden 250 Euro monatlich für Weiterbildungsmaßnahmen und 150 Euro für vermögenswirksame Leistungen auf, betragen die tatsächlichen Personalkosten bereits 5.400 Euro monatlich.
Dazu kommen die laufenden Betriebskosten, die Sie tätigen müssen, damit der:die Mitarbeitende Leistung erbringen kann – beispielsweise die Büromiete und IT-Kosten. Rechnen wir hier mit einem Wert von 350 Euro, kommen wir mit den tatsächlichen Personalkosten auf Gesamtkosten von 5.750 Euro – also 115 % des Bruttogehalts Ihres:Ihrer Mitarbeitenden.
Diese zusätzlichen 15 % sollten Sie bei einer profitablen Kalkulation Ihrer Angebote beachten – denn Ihr:Ihre Mitarbeitende braucht selbstverständlich Zeit, um neben dem Bruttogehalt auch die tatsächlichen Personalkosten und die Betriebskosten zu erwirtschaften. Fehlt genau diese Zeit, wirkt sich das nicht nur negativ auf Ihr Arbeitsklima, sondern vor allem auf Ihre Marge aus.
Personalkostenplanung: Behalten Sie den Personalaufwand im Blick
In den meisten Gewerben machen die tatsächlichen Personalkosten 30 bis 40 % der Gesamtkosten aus – im Dienstleistungsbereich können es sogar bis zu 80 % sein. Einen so großen Teil der Unternehmensausgaben blind zu prognostizieren, ist nicht nur bei der Angebotserstellung ein fragliches Vorgehen: Wer die tatsächlichen Personalkosten nicht im Blick hat, legt sich bei der Kostenplanung Steine in den Weg.
Mit einer Excel-Tabelle zur Personalkostenerfassung schafft man hier Abhilfe: Stellen Sie für Mitarbeitende die tatsächlichen Personalkosten aufgeschlüsselt zusammen, vereinfacht Ihnen das nicht nur die Erstellung Ihres Forecasts. Sie erfahren zudem schnell, welche Kostenpunkte besonders ins Gewicht fallen und ob Sie mit Veränderungen Ihres Vergütungsangebotes positiv auf Ihr Arbeitsklima einzahlen können.
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden auf, wie sich die tatsächlichen Personalkosten zusammensetzen – so wird der volle Wert Ihrer Vergütungsleistungen transparent.
Verstehen Sie Personalkosten als Investition in ein positives Arbeitsklima
Auch wenn man in Deutschland nicht gerne über Geld spricht: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden auf, wie sich die tatsächlichen Personalkosten zusammensetzen und was Ihre Mitarbeitenden dafür von Ihnen erwarten dürfen – nur so wird der volle Wert Ihrer Vergütungsleistung transparent.
Oft wissen Mitarbeitende nämlich nicht, was ihnen über ihr monatliches Gehalt hinaus zusteht. Das hat zur Folge, dass Unternehmer in Leistungen investieren, die von ihren Mitarbeitenden nicht genutzt werden.
Schaffen Sie hier eine transparente Kommunikation, entstehen aus den tatsächlichen Personalkosten echte Win-Win-Situationen: Denn Mitarbeitende, die sich umsorgt fühlen, sind zufriedener – und ein positives Arbeitsklima wirkt sich positiv auf Ihre Geschäfte aus.
Sprechen Sie über die tatsächlichen Personalkosten – aber richtig
Bei der Kommunikation rund um Personalkosten, Vergütungsleistungen und Betriebskosten ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen – schließlich gehört Kommunikationsfähigkeit zu den Softskills von Führungskräften: Werden Betriebs- und Personalkosten als Druckmittel verwendet, ist das Gift für das Arbeitsklima – stellen sich Unternehmer:innen als selbstlose Wohltäter:innen dar, riskieren sie ihre Glaubwürdigkeit.
Machen Sie also einfach klar, dass Ihnen eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeitenden hilft, Ihre Geschäftsziele zu erreichen und sie deshalb in das Arbeitsklima investieren. Um das zu tun, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zu kennen und das bedeutet vor allem zweierlei: Genau zuzuhören und genau hinzuschauen.
Erfahren Sie in Umfragen, was Ihre Mitarbeitenden über Vergütungsleistungen denken
Reden Sie mit Ihren Mitarbeitenden über Kosten, helfen gute Softskills – beim Small-Talk an der Kaffeemaschine ist „Zwischen-den-Zeilen-Lesen“ angesagt: Denn nicht jeder wird bei diesem Thema Klartext mit Ihnen sprechen. Deshalb bieten sich kostenfreie Umfrage-Tools an, um mehr über Ihre Mitarbeitenden und das Arbeitsklima zu erfahren.
Erstellen Sie eine anonyme Umfrage, die konkrete Fragen zu Ihren Vergütungsleistungen stellt, erlangen Sie schnell ein unverfälschtes Meinungsbild – und vielleicht entdecken Sie dabei neue Optimierungspotenziale für das Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen. Ist das gut, fällt es Ihnen leichter, Mitarbeitende langfristig zu binden.
Behalten Sie die Personalkosten immer im Blick und bringen Sie Ihr Geschäft nach vorne
Wenn Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten im Blick behalten, profitieren Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft. So können Sie mit der Berechnung der tatsächlichen Personalkosten Ihre Angebotskalkulation und Forecast-Erstellung vereinfachen und ein positives Arbeitsklima schaffen. Das Wichtigste hier nochmal für Sie zusammengefasst:
- Kennen Sie Ihre Personalkosten: Sie helfen Ihnen dabei, die Preise Ihrer Dienstleistungen und Produkte profitabler zu kalkulieren.
- Vereinfachen Sie die Erstellung Ihres Forecasts: Erstellen Sie dazu eine detaillierte Personalkostenerfassung.
- Die Grundlage für Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ein positives Arbeitsklima wird mit Transparenz gelegt: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden offen über Personalkosten.
