Estudio de caso: una firma de consultoría agiliza su proceso y reduce costos
El reto: Una firma de consultoría de primer nivel estaba luchando con procesos de conciliación de viajes obsoletos y engorrosos. Para cada viaje realizado por un representante de campo, los Asistentes Ejecutivos Comerciales tenían que pasar horas ingresando datos como los nombres de los viajeros, los centros de costos y los detalles del viaje en una hoja de cálculo de Excel, y luego los relacionaban con transacciones específicas. Luego, el equipo de Finanzas tenía que verificar todos estos datos antes de conciliar. El proceso tomaba hasta tres semanas y, a menudo, se cerraba justo cuando llegaba el siguiente estado de cuenta mensual.
La solución: La Cuenta Centralizada para Boletos de Avión de American Express permitió a la firma capturar fácilmente los nombres de los viajeros, las identificaciones de los empleados y los centros de costos para cada transacción, lo que redujo drásticamente el tiempo de administración tanto para el equipo de Finanzas como para los Asistentes Ejecutivos. Como beneficio adicional, el equipo de Finanzas pudo contener los costos y protegerse contra transacciones fraudulentas estableciendo controles sobre cuándo y cuánto podían gastar los empleados en viajes, devolviendo tiempo y dinero a su compañía.
