Estudio de caso: una Empresa de servicios profesionales coteja transacciones con facturas
El reto: Cuando las transacciones no coincidían con las facturas, el equipo de cuentas por pagar de una Empresa de servicios profesionales se encontraba con dificultades para conciliar los pagos e informar con precisión su presupuesto.
La solución: La implementación de American Express vPayment les permitió generar Números de Cuenta Virtuales para cada monto facturado y agregar campos como el centro de costos y el rango de fechas para ayudar a cotejar las transacciones con las facturas. Luego, envían los Números de Cuenta Virtuales a los proveedores como pago para las facturas aprobadas, con cada pago vinculado a un conjunto específico de datos personalizados, límite y periodo de validez. Cada transacción debe coincidir en todos los campos aprobados, incluyendo los montos y los rangos de fechas, para ser procesada. El Número de Cuenta Virtual se vuelve inactivo una vez que se toma el saldo de pago o ha transcurrido el rango de fechas válido.
Los beneficios: Con cada artículo de cada factura vinculado a criterios específicos previamente aprobados, el equipo de cuentas ya no tuvo que luchar cada mes para conciliar los pagos. Pudieron obtener una perspectiva más amplia de su presupuesto de un vistazo y tener más datos disponibles para optimizar sus compras comerciales.
