È possibile accedere alla Richiesta Carta in due modi:

1. Tramite Codice di Accesso e il link alla Richiesta Carta condiviso direttamente dalla SociL’Amministratore del Programma può fornire ai Richiedenti Carta il link alla pagina della Richiesta Carta e il Codice di Accesso.

• L’Amministratore del Programma può fornire ai Richiedenti Carta il link alla pagina della Richiesta Carta e il Codice di Accesso.
• I Codici di Accesso e il link alla Richiesta Carta possono anche essere pubblicati sul sito intranet interno della tua Società o su documenti interni.

2. Invito tramite e-mail

• Tramite GAFC l'Amministratore del programma può avviare il processo di Richiesta Carta Online attraverso l'invio da sistema di due e-mail, contenenti le istruzioni su come procedere per finalizzare la Richiesta Carta Online.
• Un’e-mail conterrà un link alla pagina della Richiesta Carta, l’altra conterrà il Codice identificativo della Richiesta Carta necessario per accedere e completare la richiesta.

Per accedere alla Richiesta Carta Corporate i Richiedenti dovranno inserire l’indirizzo e-mail aziendale e il Codice identificativo della Richiesta Carta o il Codice di Accesso.

Il Richiedente Carta ha 7 giorni per completare la Richiesta Carta. Se la Richiesta Carta non viene completata entro tale periodo di tempo essa sarà annullata e l’Amministratore del Programma dovrà avviare una nuova Richiesta Carta.

Se l’Amministratore del Programma crea un Codice di Accesso ed un Link di Richiesta Carta aggiungendo queste informazioni sulla propria Intranet Societaria il Richiedente Carta potrà utilizzare queste informazioni per procedere autonomamente alla Richiesta Carta, altrimenti no, solo un Amministratore del Programma potrà avviare il processo di Richiesta Carta per l’Italia.

Il Richiedente Carta deve controllare le cartelle "Posta indesiderata" o "Spam". Gli Amministratori del Programma possono inviare nuovamente le e-mail perRichiesta Carta dalla sezione Stato richieste".

I Richiedenti Carta devono fornire il proprio Codice Fiscale e una copia valida fronte e retro di un documento d’identità rilasciato dalle Autorità Competenti , come la Carta di identità, il Passaporto o la patente di guida emessa in italia, o altro documento accettato, comprovante l’indirizzo di residenza. Ulteriori informazioni sui documenti d’identità accettati sono disponibili durante la compilazione della Richiesta Carta. Sul lato destro dello schermo, alla voce “Informazioni importanti”, è disponibile il collegamento ipertestuale “Per saperne di più”.

I Richiedenti Carta possono caricare documenti aggiuntivi nella sezione “Documenti di supporto” presente all’interno del modulo di Richiesta Carta online.

No, il processo di approvazione, incluse le firme, è automatizzato e completamente online. Questo processo non richiede copie cartacee o firme manoscritte.

Sì, i Richiedenti Carta saranno informati dei campi obbligatori durante la compilazione della Richiesta Carta online. In caso di errori, i Richiedenti Carta vedranno un messaggio di errore con le istruzioni da seguire.

Se il processo prevede l’approvazione da parte dell’Amministratore del Programma, dopo aver compilato tutti i campi obbligatori nella Richiesta Carta, i Richiedenti visualizzeranno la schermata “Verifica e invia”. Qui possono rivedere e modificare i campi, se necessario, e successivamente inviarla. La Richiesta Carta risulterà in GAFC con lo stato “In sospeso” fino all’approvazione e alla firma da parte dell’Amministratore del Programma, e fino a quando il richiedente non l’avrà firmata.

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori nella Richiesta Carta, i Richiedenti visualizzeranno la schermata “Verifica e invia”. Qui possono rivedere e modificare i campi, se necessario, e successivamente inviarla. La Richiesta Carta risulterà in GAFC con lo stato “In sospeso” fino a quando il richiedente non l’avrà firmata.

I Richiedenti Carta riceveranno un’e-mail con le istruzioni su come apporre la firma digitale sulla loro Richiesta Carta, dopo che l’avranno inviata e, se necessario, dopo che l’Amministratore del Programma l'avrà approvata.

Al momento di approvazione di una Richiesta di Carta a pagamento centralizzato, l’Amministratore del Programma autorizzato dovrà indicare il proprio indirizzo e-mail al quale riceverà il link per la firma digitale. Per le Richieste di Carte a pagamento individuale non è necessaria la firma dell’Amministratore del Programma.

A meno che la Società non abbia concordato di distribuire Carte a livello centrale, il Richiedente Carta potrà scegliere di ricevere la propria Carta a ad un indirizzo alternativo in Italia.

Sì.

No, non è possibile.

Un Codice di Accesso è un codice univoco creato in GAFC. Ciascun Codice è associato a un Riferimento Societario (BCA) legato alla Società. Il Codice di Accesso riporta le informazioni relative al Riferimento Societario (BCA) configurato per la Società, ad esempio tipo di Carte Corporate ad esso associate, tipo di fatturazione e tipo di responsabilità per il pagamento degli addebiti. Gli Amministratori del Programma possono decidere se rendere i campi Centro di costo o Codice Dipendente come campi obbligatori e persino stabilire una lunghezza per i campi richiesti.

È possibile creare il Codice di Accesso nella sezione dedicata presente in GAFC tramite pochi semplici passaggi:

1. Nella sezione Codice di Accesso in fondo alla pagina a destra, fai clic su “Crea”
2. Scegli il Riferimento Societario (BCA) per il Codice di Accesso
3. Imposta le opzioni che desideri associare al Codice di Accesso (ulteriori informazioni sulle opzioni sono riportate di seguito)
4. Conferma e crea

Sì, se si desidera chiedere ai Richiedenti di inserire il proprio Centro di costo o Codice Dipendente nelle Richieste Carta, inclusa la lunghezza dei campi richiesti, è necessario selezionare le caselle relative a questi elementi durante il processo di impostazione dei Codici di Accesso.

No, tutti gli Amministratori del Programma con autorizzazioni per un Riferimento Societario (BCA) avranno la possibilità di gestire e utilizzare i Codici di Accesso creati per tali Riferimenti Societari. Se a un Riferimento Societario (BCA) sono associate Carte Corporate Oro e Corporate Platino, dovrà essere creato un Codice di Accesso per Carte Oro e uno per Carte Platino. Qualora sia necessario fare la distinzione tra diversi reparti e/o combinazioni di Approvatori Autorizzati, possono essere creati più Codici di Accesso per un Riferimento Societario (BCA). Questi Codici di Accesso possono essere utilizzati da tutti gli Amministratori del Programma responsabili di tali reparti e dagli Approvatori Autorizzati

I Richiedenti Carta devono fornire il proprio Codice Fiscale e una copia valida fronte e retro di un documento d’identità rilasciato dalle Autorità Competenti , come la Carta di identità, il Passaporto o la patente di guida emessa in italia, o altro documento accettato, comprovante l’indirizzo di residenza. Ulteriori informazioni sui documenti d’identità accettati sono disponibili durante la compilazione della Richiesta Carta. Sul lato destro dello schermo, alla voce “Informazioni importanti”, è disponibile il collegamento ipertestuale “Per saperne di più”.

No, non sempre. Per avviare una Richiesta Carta senza Codice di Accesso, si può selezionare l’opzione "Invio rapido" per avviare una o più Richieste Carta. La Richiesta Carta dovrà essere sottoposta all’approvazione dell’Amministratore del Programma e al processo di firma digitale prima di essere inviata ad American Express. L’opzione "Invio rapido" va utilizzata quando non è necessario un Codice di Accesso.

I Codici di Accesso non scadono. Tuttavia, se l’Amministratore del Programma che ha impostato i Codici di Accesso passa a un nuovo ruolo o lascia la Società, si consiglia a un Amministratore del Programma attivo di modificare il Codice di Accesso per garantire che tutte le notifiche rimangano all’interno del gruppo. Consigliamo sempre che almeno 2 Amministratori del Programma che sono firmatari autorizzati si iscrivano a Global Apply For Card (GAFC) per garantire che tutte le azioni del processo di Richiesta Carta possano essere completate

Non è previsto alcun limite al numero di richieste emesse per qualsiasi Codice di Accesso.

Sì, a condizione che i nuovi Amministratori del Programma dispongano delle autorizzazioni a livello del Riferimento Societario (BCA), i nuovi Amministratori del Programma possono accedere, utilizzare e gestire i Codici di Accesso.

La funzione "Personalizza le approvazioni" offre agli Amministratori del Programma la flessibilità necessaria per personalizzare il processo di approvazione di Richiesta Carta. Esso viene definito in fase di creazione del Codice di Accesso e può essere modificato in qualsiasi momento

Sono disponibili le seguenti opzioni di personalizzazione delle pre-approvazioni:

• L’Amministratore del Programma assegna gli Approvatori, in questo caso l’Amministratore del Programma deciderà ed assegnerà gli Approvatori per la Richiesta Carta. È possibile assegnare fino a tre Approvatori.
• Il Richiedente Carta seleziona l’Approvatore, in questo caso il Richiedente Carta inserirà gli Approvatori per la propria Richiesta Carta.
• Nessun Approvatore assegnato, in questo caso non è necessario alcun Approvatore assegnato prima che il Richiedente Carta possa accedere alla Richiesta Carta.

In Italia è richiesta la verifica per l’Approvazione finale, in cui l’Amministratore del Programma esamina ed approva, se necessario, la richiesta completata, in aggiunta alle opzioni di pre-approvazione, prima dell’approvazione e dell’invio ad American Express.

L’Approvatore assegnato può essere un manager o un leader che deve autorizzare il dipendente a richiedere la Carta. Gli Approvatori assegnati sono diversi dagli Amministratori del Programma che sono gli Approvatori finali delle richieste se necessari.

Sì, gli Approvatori riceveranno una e-mail poco dopo l’avvio del processo di Richiesta Carta da parte di un Richiedente. Possono autorizzare il Richiedente Carta a procedere con la Richiesta Carta direttamente dalla e-mail, senza la necessità di accedere ad @ Work.

Un Approvatore assegnato deve essere un dipendente della Società e quindi avere un indirizzo e-mail aziendale.

Sì, gli Amministratori del Programma possono visualizzare gli indirizzi e-mail degli Approvatori assegnati nella scheda "Stato richieste" e modificare le informazioni selezionando la richiesta e facendo clic sul pulsante “Invia di nuovo”.

Sì, gli Amministratori del Programma hanno la possibilità di modificare l’indirizzo e-mail dell’Approvatore assegnato nella scheda "Stato Richieste" facendo clic sulla richiesta e selezionando il pulsante “Invia di nuovo”.

L’Approvatore assegnato ha 45 giorni di calendario per approvare la Richiesta Carta. Se l’Approvatore assegnato non approva la Richiesta Carta entro tale periodo di tempo, la Richiesta verrà annullata.

No, la Richiesta Carta non può essere ripristinata. L’Amministratore del Programma dovrà avviare una nuova Richiesta per il Richiedente Carta.

Il Richiedente Carta potrà accedere immediatamente alla Richiesta Carta tramite il link e un Codice di Accesso o un Codice identificativo della Richiesta Carta.

Una volta completate, le Richieste Carta vengono visualizzate nella scheda “Elenco attività” visibile a tutti gli Amministratori del Programma autorizzati a gestire lo stesso Riferimento Societario (BCA). L’Amministratore del Programma che ha modificato per ultimo il Codice di Accesso riceverà una notifica via e-mail relativa alla presenza di una Richiesta da approvare. Quando si utilizza la funzione "Invio rapido", l’Amministratore del Programma che ha avviato la Richiesta riceverà l’e-mail di notifica.

Se una Richiesta Carta viene avviata utilizzando un Codice di Accesso, i destinatari dell'e-mail di notifica possono essere due:

1. L'e-mail di notifica verrà inviata all'Amministratore del Programma che ha modificato per ultimo il Codice di Accesso.
2. Se l'Amministratore del Programma che ha modificato per ultimo il Codice di Accesso non è reperibile, l'e-mail sarà ricevuta dall'Amministratore del Programma che ha creato il Codice di Accesso, se ancora abilitato ad accedere a Global Apply for Card (GAFC).

Gli Amministratori del Programma che cambiano ruolo continueranno a ricevere le e-mail di notifica se hanno ancora accesso a Global Apply for Card (GAFC).

Se l'accesso a Global Apply For Card (GAFC) viene rimosso quando l'Amministratore del Programma cambia ruolo, le e-mail di notifica non verranno inviate a nessun Amministratore del Programma, con un'eccezione: se l’Amministratore del Programma che ha cambiato ruolo è l’ultimo ad aver modificato il Codice di Accesso, ma la creazione del Codice di Accesso è stata eseguita da un altro Amministratore del Programma che ha ancora l’accesso a GAFC, l' e-mail di notifica sarà inviata a quest'ultimo.

La Richiesta Carta rimarrà nello stato “In attesa di Approvazione” fino a ulteriori interventi. Qualsiasi altro Amministratore del Programma che abbia accesso al Riferimento Societario (BCA) associato al Codice di Accesso con il quale è stata avviata la Richiesta Carta può visualizzare lo stato della stessa e approvare la Richiesta Carta senza ricevere un'e-mail di notifica.

Se un Amministratore del Programma lascia l'azienda ma non gli viene revocato l’accesso a Global Apply for Card (GAFC), le e-mail di notifica continueranno ad essere inviate al suo indirizzo di posta elettronica registrato in GAFC. Si consiglia quindi di rimuovere l'accesso a Global Apply for Card (GAFC) all’Amministratore del Programma che cambia il ruolo o lascia l'azienda.

Le Richieste Carta da lui avviate rimarranno nello stato “In attesa di Approvazione” fino a ulteriori interventi. Qualsiasi altro Amministratore del Programma che abbia accesso al Riferimento Societario (BCA) associato al Codice di Accesso con il quale è stata inizializzata la Richiesta Carta può visualizzare lo stato e approvare la Richiesta Carta senza ricevere un’e-mail di notifica.

Invio rapido" consente di inviare in automatico direttamente da @Work le istruzioni al Richiedente Carta per accedere alla Richiesta Carta online:

1. Basta selezionare un Riferimento Societario (BCA) e inserire il nome, il cognome e l’indirizzo e-mail del Richiedente Carta, quindi procedere con la verifica e l’invio.
2. Il Richiedente Carta riceverà due e-mail: uno con il link alla Richiesta Carta e uno con il Codice identificativo della richiesta Carta.

Dopo che il Richiedente ha completato la Richiesta Carta, quest’ultima verrà inoltrata all’Amministratore del Programma per l’Approvazione finale. Utilizza "Invio rapido" quando desideri fornire velocemente una Carta a un Richiedente Carta senza che sia necessario un Codice di Accesso.

Gli Amministratori del Programma possono avviare fino a 10 Richieste Carta alla volta attraverso l’invio rapido.

No, gli Amministratori del Programma non possono approvare le proprie Richieste Carta. Le loro Richieste Carta devono essere inizializzate approvate da un altro Firmatario autorizzato

L’Amministratore del Programma che ha impostato o modificato per ultimo il Codice di Accesso riceverà una e-mail di notifica che lo informa della presenza di una Richiesta Carta completata da verificare. Quando si utilizza la funzione "Invio rapido", l’Amministratore del Programma che ha avviato la Richiesta Carta riceverà l’e-mail di notifica. Quando un Amministratore del Programma accede a GAFC, vedrà le Richieste Carta da verificare e approvare nella scheda “Elenco attività”.

Sulle Richieste Carta in attesa di approvazione possono essere intraprese le seguenti azioni:

1. Modificare l’indirizzo di consegna da quello di residenza a quello aziendale (a meno che la Società non sia configurata per la consegna centralizzata delle Carte ).
2. Modificare il Codice Dipendente o il Centro di costo.
3. Rinviare la Richiesta Carta al Richiedente per correggere i campi con errori e includere una nota recante le informazioni che il Richiedente deve correggere.
4. Approvare una Richiesta Carta alla volta o tutte le Richieste Carta contemporaneamente.
5. Annullare una Richiesta Carta alla volta o tutte le Richieste Carta contemporaneamente.

Al momento di approvazione di una Richiesta di Carta a pagamento centralizzato, l’Amministratore del Programma autorizzato dovrà indicare il proprio indirizzo e-mail al quale riceverà il link per la firma digitale. Per le Richieste di Carte a pagamento individuale non è necessaria la firma dell’Amministratore del Programma.

Quando un Amministratore del Programma rinvia la Richiesta Carta tramite il link “Rinvia al Richiedente”, può inserire commenti sul motivo del rinvio e il Richiedente li riceverà via e-mail.

Il Richiedente quindi effettua nuovamente l’accesso utilizzando i dettagli presenti nell’e-mail ricevuta, corregge gli errori e invia nuovamente la Richiesta Carta all’Amministratore del Programma per la verifica. Quando la Richiesta Carta viene rinviata al Richiedente, lo stato della Richiesta nella sezione "Stato richieste" all’interno di GAFC viene visualizzato come “Inviata al Richiedente Carta”

La sezione "Stato richieste" consente di visualizzare ogni singola Richiesta Carta e il relativo stato nel sistema.

Tra gli stati di GAFC figurano:

• Richiesta scaduta
• Declinata dall’Amministratore del Programma
• Inviata ad American Express
• Inviata all’Amministratore del Programma per revisione
• In attesa di autorizzazione del pre-approvatore
• In attesa di firma da parte dei Firmatari autorizzati
• Cancellata dal pre-approvatore
• Inviata al dipendente
• Approvata da American Express^*
• cellata da American Express^*
• Declinata da American Express^*
• In Attesa di approvazione da parte di American Express^*

^*Attualmente non disponibili per l’Italia

La sezione "Stato richieste" può essere utilizzata per controllare lo stato della Richiesta Carta in ogni sua fase (invio, approvazione etc).

Sì, il Richiedente riceverà un’e-mail di notifica che lo informerà che la Società ha rifiutato/annullato la Richiesta Carta nell’arco di 15 minuti.

Attualmente l’Amministratore del Programma non riceverà alcuna notifica via e-mail in merito all’approvazione da parte di American Express di Richieste Carta. American Express informerà direttamente i Richiedenti se la loro Richiesta è stata approvata o meno.