Hot Desking: Im Büro den Schreibtisch teilen

Beim Hot Desking, auch Desksharing genannt, teilen sich mehrere Mitarbeitende einer Firma denselben Schreibtisch und gegebenenfalls auch die Hardware – allerdings zu unterschiedlichen Zeiten. Dieses Modell funktioniert vor allem dann gut, wenn viele Kolleg:innen regelmäßig im Homeoffice arbeiten oder häufig auf Dienstreise sind.

Damit verabschiedet sich das Unternehmen von der klassischen Bürowelt, in der jede Person ihren festen Arbeitsplatz oder sogar ihr eigenes Büro hatte. Das spart nicht nur Raumkosten, sondern fördert auch eine effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen – besonders bei flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Vorreiter für das Hot Desking waren große Techunternehmen aus dem Silicon Valley wie Google und Facebook, die die Vorteile der Digitalisierung und Vertrauensarbeitszeit schon früh erkannten. Als immer mehr Teams in anderen Ländern anfingen, mobil zu arbeiten, und sich hybride Arbeitsformen etablierten, gewann Hot Desking weltweit an Bedeutung.

Das Hot Desking eignet sich allerdings nicht pauschal für jede Firma und Unternehmenskultur, individuelle Anforderungen müssen darauf ausgelegt sein. Zudem kann das Modell Nachteile mit sich bringen. In jedem Fall müssen bei der Umsetzung einige Dinge beachtet werden.

Wie Hot Desking in Unternehmen idealerweise konkret umgesetzt wird, hängt von den jeweiligen Bedürfnissen und Faktoren wie Unternehmensgröße, Büroausstattung und den Zielen ab, die durch diese Maßnahme erreicht werden sollen.

Stehen stets ausreichend Plätze zur Verfügung, können die Tische beispielsweise nach der Regel „first come, first served“ unkompliziert besetzt werden. Alle Bürogänger:innen suchen sich einfach einen freien Platz, nutzen dort ihren Laptop oder die zur Verfügung stehende Hardware.

Etablierter sind jedoch Regelungen, nach denen ein Platz vor Arbeitsbeginn über ein Tool gebucht wird, so wie es auch bei der Buchung von Konferenzräumen oft gelebte Praxis ist. Bei sogenannten Team-Neighborhoods sind den einzelnen Teams feste Bereiche zugeordnet, die Plätze innerhalb dieser Bereiche flexibel besetzbar.

Nice to know: Es gibt bereits intelligente Bürogebäude, in denen eine hauseigene App selbstständig einen Schreibtisch sucht und bucht, wenn die Mitarbeitenden das Gebäude betreten. Tische und Stühle passen sich nach dem Log-in automatisch an die persönlichen Bedürfnisse der Nutzer:innen an – von der Sitzhöhe bis zur bevorzugten Tischposition.

Der große Vorteil des Hot Desking: Die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze in Büros sinkt, das Office ist besser ausgelastet. Das ist ökonomisch sinnvoller. Verschiedene Studien zeigen, dass Hot-Desk-Lösungen durchschnittlich 25 bis 30 Prozent Bürofläche einsparen, ohne dass die Produktivität darunter leidet.

Das ist vor allem in Metropolen wie München oder Hamburg mit hohen Gewerbemieten und Betriebskosten ein entscheidendes Argument. Zudem besteht bei Schreibtischen, Hardware und anderer Büroausstattung Einsparpotenzial.

Ein anderer Punkt: Desksharing kann auch zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen. Niemand fühlt sich benachteiligt, weil die beliebten Plätze am Fenster oder mit Sicht auf den gesamten Raum dauerhaft durch Kolleg:innen besetzt sind.

Wechseln stets die Sitznachbar:innen, kann das darüber hinaus für einen stärkeren Austausch innerhalb des Teams oder abteilungsübergreifend sorgen. Freelancer:innen oder neue Angestellte können auf diese Weise ebenfalls schneller integriert werden.

Was für die einen praktisch und effizient klingt, empfinden andere als Nachteil. Besonders langjährige Mitarbeiter:innen, die über Jahre denselben Platz genutzt haben, befürchten den Verlust ihres persönlichen Reviers.

Viele haben ihren Arbeitsplatz individuell gestaltet – und fühlen sich durch den ständigen Wechsel getrieben oder in ihrer Privatsphäre eingeschränkt. Das kann sich negativ auf die Motivation auswirken.

Neben diesen eher subjektiven Nachteilen bringt Hot Desking auch organisatorische Herausforderungen mit sich: Die Verwaltung und Buchung der Arbeitsplätze kostet Zeit und erfordert passende digitale Tools. Auch das tägliche Einrichten von Schreibtisch und Hardware ist mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

In diversen Branchen sind Büros an vielen Tagen nicht annähernd ausgelastet. Durch Hot Desking können Unternehmen bis zu 30 Prozent an Bürofläche einsparen – das senkt nicht nur die Kosten, sondern auch Energieverbrauch und CO₂-Fußabdruck.

Mit einer flexiblen, hybriden Arbeitsplatzstrategie und der Möglichkeit, sich Arbeitsplätze über ein Desksharing-Tool zu buchen, lässt sich Hot Desking in vielen Firmen erfolgreich umsetzen. Das Modell funktioniert, wenn Angestellte im Homeoffice arbeiten können oder häufiger auf Dienstreisen sind.

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