Design Thinking im Alltag: Kreative Problemlösung für Teams

Design Thinking ist ein menschenzentrierter Ansatz zur Entwicklung von Lösungen. Im Mittelpunkt steht zunächst nicht die Frage, welche Idee umgesetzt werden soll, sondern welches Problem tatsächlich besteht und welche Bedürfnisse die betroffenen Menschen haben.

Dafür betrachtet das Team eine Fragestellung aus unterschiedlichen Perspektiven. Beobachtungen, Gespräche und andere Formen der Nutzerforschung helfen dabei, Annahmen zu überprüfen und ein Problem genauer zu verstehen, bevor mögliche Lösungen entwickelt werden.

Design Thinking eignet sich besonders für komplexe Herausforderungen, bei denen die passende Lösung noch nicht feststeht. Das kann beispielsweise die Entwicklung eines Produkts, eines digitalen Services oder eines internen Prozesses betreffen.

Dabei handelt es sich nicht um eine klassische Projektmanagement-Methode. Design Thinking bietet vielmehr einen strukturierten Rahmen, um Probleme zu verstehen, verschiedene Ideen zu entwickeln und mögliche Lösungen früh mit den Betroffenen zu überprüfen.

Ein wichtiger Grundgedanke ist das frühe Testen. Statt viel Zeit in eine vermeintlich fertige Lösung zu investieren, entwickelt das Team zunächst einen einfachen Prototyp und nutzt das Feedback, um die Idee weiterzuentwickeln.

Der klassische Design-Thinking-Prozess besteht aus fünf Phasen: 

• Empathize
• Define
• Ideate
• Prototype
• Test 

Sie werden häufig als Abfolge dargestellt, müssen aber nicht strikt linear durchlaufen werden. Neue Erkenntnisse aus einem Test können beispielsweise dazu führen, dass ein Team seine Problemdefinition überarbeitet.

Design Thinking ist deshalb eher ein iterativer Prozess, bei dem einzelne Schritte wiederholt oder miteinander verbunden werden können.

In der ersten Phase geht es darum, die Perspektive der betroffenen Menschen kennenzulernen. Das Team untersucht, welche Erfahrungen, Bedürfnisse, Probleme und Erwartungen beispielsweise Kund:innen oder Mitarbeitende haben.

Leitfrage: „Was brauchen die Menschen, für die wir eine Lösung entwickeln?“

Dafür eignen sich unter anderem Interviews, Beobachtungen oder die Analyse vorhandener Nutzungsdaten. Wichtig ist, möglichst offen in die Recherche zu gehen und nicht nur nach Belegen für bereits bestehende Annahmen zu suchen.

Auch Personas können dabei helfen, Erkenntnisse zu strukturieren. Sie beschreiben typische Vertreter:innen einer Zielgruppe und machen sichtbar, welche Bedürfnisse oder Schwierigkeiten bei der späteren Entwicklung berücksichtigt werden sollten.

Anschließend werden die Erkenntnisse aus der Recherche gebündelt. Das Team versucht, das eigentliche Problem möglichst konkret zu formulieren und sich dabei nicht schon auf eine bestimmte Lösung festzulegen.

Leitfrage: „Welches Problem wollen wir für wen lösen?“

Eine Customer-Journey kann dabei hilfreich sein. Sie bildet beispielsweise die einzelnen Schritte ab, die Kund:innen bei der Nutzung eines Services durchlaufen. So lassen sich Stellen erkennen, an denen besonders häufig Schwierigkeiten entstehen.

Auch die 5-Why-Methode kann eingesetzt werden. Dabei wird mehrfach nach dem Warum gefragt, um nicht bei einem offensichtlichen Problem stehenzubleiben, sondern mögliche Ursachen dahinter zu erkennen.

Erst wenn das Problem ausreichend klar ist, beginnt die eigentliche Ideenentwicklung. Ziel ist zunächst eine möglichst große Bandbreite an Lösungsansätzen, nicht die sofortige Auswahl der vermeintlich besten Idee.

Leitfrage: „Welche unterschiedlichen Lösungen könnten dieses Problem lösen?“

Neben Brainstorming eignen sich Methoden wie Brainwriting oder Crazy 8s. Beim Brainwriting entwickeln die Beteiligten zunächst unabhängig voneinander Ideen. Bei Crazy 8s werden in kurzer Zeit mehrere Varianten einer Lösung skizziert.

In dieser Phase sollten Ideen zunächst nicht vorschnell anhand von Kosten, technischer Machbarkeit oder anderen Einschränkungen aussortiert werden. Eine spätere Bewertung ist sinnvoller, wenn verschiedene Ansätze auf dem Tisch liegen.

Nun wird mindestens eine Idee in eine einfache, greifbare Form gebracht. Ein Prototyp muss dabei keineswegs technisch funktionieren. Eine Skizze, ein Papiermodell, ein Klickdummy oder ein nachgestellter Prozess kann bereits ausreichen.

Leitfrage: „Wie können wir unsere Idee so darstellen, dass andere darauf reagieren können?“

Der Prototyp soll vor allem eine Annahme überprüfbar machen. Dadurch kann das Team früh erkennen, welche Teile einer Idee funktionieren und wo noch Verständnisprobleme oder andere Schwachstellen bestehen.

Gerade bei digitalen Produkten lohnt es sich, zunächst mit einfachen Klickmodellen zu arbeiten. So lassen sich Aufbau und Bedienung testen, ohne dass bereits die vollständige technische Entwicklung abgeschlossen sein muss.

In der letzten Phase wird der Prototyp mit den Menschen getestet, für die die Lösung gedacht ist. Dabei geht es nicht darum, möglichst schnell die Bestätigung für die eigene Idee zu erhalten.

Leitfrage: „Was funktioniert bereits und was müssen wir noch verändern?“

Das Team sollte deshalb gezielt nach Problemen, Missverständnissen und Verbesserungsvorschlägen fragen. Auch negatives Feedback ist wertvoll, wenn es zeigt, dass eine Annahme nicht mit den tatsächlichen Bedürfnissen übereinstimmt.

Die Erkenntnisse aus dem Test können anschließend in eine neue Version des Prototyps einfließen. Falls sich die zugrunde liegende Problemdefinition als falsch erweist, kann das Team sogar zu einer früheren Phase zurückkehren.

Design Thinking ist keineswegs nur etwas für Designteams oder Produktentwickler:innen – es bietet zahlreiche Vorteile für Teams aller Branchen und Kontexte:

1. Universelle Anwendbarkeit: Die Methodik lässt sich auf nahezu jede Herausforderung anwenden – von der Produktentwicklung über interne Prozesse bis zur Kundenservice-Optimierung.
2. Innovation fördern: Durch kreative Prozesse und die Überwindung von Denkmustern entstehen wirklich innovative Lösungen.
3. Menschenzentrierter Ansatz: Die konsequente Orientierung an echten Nutzerbedürfnissen führt zu passenderen und nachhaltigeren Lösungen.
4. Fehlerfreundliche Kultur: Design Thinking betrachtet Fehler als wichtigen Teil des Lernprozesses und fördert eine Kultur des Experimentierens.
5. Schnelle Ergebnisse: Durch frühe Prototypen und Feedback-Schleifen werden Probleme frühzeitig erkannt und behoben, was Zeit und Ressourcen spart.

Besonders in komplexen, sich schnell verändernden Umgebungen zeigt Design Thinking seine Stärken, da es Teams dabei unterstützt, flexibel zu bleiben und Probleme aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

Design Thinking muss nicht mit einem mehrtägigen Workshop beginnen. Einzelne Elemente lassen sich auch in die tägliche Teamarbeit integrieren und können dabei helfen, Entscheidungen stärker an tatsächlichen Bedürfnissen auszurichten.

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Beachte folgende Aspekte:

1. Klare Zielsetzung definieren: Was soll am Ende des Workshops erreicht sein?
2. Detaillierte Agenda erstellen: Plane jede Aktivität mit konkreten Zeitvorgaben.
3. Teilnehmende sorgfältig auswählen: Achte auf Diversität und relevante Perspektiven.
4. Materialien vorbereiten: Post-its, Marker, Flipcharts, Vorlagen, digitale Tools können helfen.
5. Raumgestaltung planen: Es braucht ein flexibles Set-up mit ausreichend Platz für Gruppenarbeit.
6. Pre-Work für Teilnehmende: Sinnvoll ist, vorab Informationen und erste Aufgaben zu verteilen.

Ein gut durchdachter Workshop-Plan enthält nicht nur die Aktivitäten selbst, sondern auch klare Zeitvorgaben und Übergänge zwischen den einzelnen Phasen.

Eine Moderation kann helfen, die einzelnen Phasen voneinander zu trennen. Als Moderator:in ist es deine Aufgabe, einen sicheren Raum für Kreativität zu schaffen und den Prozess zu steuern, ohne Inhalte vorzugeben.

Besonders wichtig ist, dass während der Ideensammlung nicht jede Idee sofort auf Machbarkeit oder Kosten geprüft wird. Die Bewertung kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Das sind bewährte Moderationstechniken für Design-Thinking-Workshops:

1. Timeboxing: klare Zeitgrenzen für jede Aktivität setzen
2. Energizer: kurze, aktivierende Übungen einbauen, um die Energie im Raum zu halten
3. Stille Zeiten einbauen: Momente der individuellen Reflexion ermöglichen
4. Visuelle Dokumentation: Gedanken sichtbar machen durch Skizzen und Diagramme
5. Inklusive Moderation: alle Stimmen hören, auch stillere Teilnehmende einbeziehen
6. Parking Lot: Themen, die nicht direkt bearbeitet werden können, für später festhalten

Bei schwierigen Situationen hilft es, Konflikte zu versachlichen, bei Stockungen neue Impulse zu geben und bei Abschweifungen sanft zum Thema zurückzuführen.

Ein Workshop ist nur so gut wie die Umsetzung seiner Ergebnisse. Plane daher von Anfang an, wie du die Erkenntnisse und Ideen in konkrete Maßnahmen überführst:

1. Ergebnisse strukturiert dokumentieren: Fotos, Notizen, Skizzen, digitale Aufzeichnungen
2. Key Insights zusammenfassen: die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick
3. Konkreten Aktionsplan erstellen: was die nächsten Schritte sind, wer verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein soll
4. Follow-up-Termine vereinbaren: regelmäßige Check-ins für Fortschrittsberichte
5. Erkenntnisse teilen: Ergebnisse auch mit nicht beteiligten Stakeholdern teilen
6. Erfolge feiern und würdigen: Fortschritte anerkennen und sichtbar machen

Die Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie auch für Personen, die nicht am Workshop teilgenommen haben, verständlich und nachvollziehbar ist.

Vor einer wichtigen Entscheidung kann es sinnvoll sein, zunächst mit den betroffenen Personen zu sprechen. Ein kurzes Gespräch mit Kund:innen oder Mitarbeitenden kann bereits zeigen, ob das Team von der richtigen Problemstellung ausgeht.

Auch vorhandene Daten können Hinweise liefern. Supportanfragen, Nutzungsdaten oder Rückmeldungen aus Kundengesprächen können beispielsweise sichtbar machen, an welchen Stellen eines Prozesses besonders häufig Probleme auftreten.

Teams springen häufig direkt zu einer Lösung. Eine einfache Gegenfrage kann helfen, diesen Reflex zu unterbrechen: Welches Problem soll mit dieser Lösung eigentlich gelöst werden?

Statt „Wir brauchen eine neue App-Funktion“ könnte die Fragestellung beispielsweise lauten: „Wie können Nutzer:innen ihre wichtigsten Aufgaben schneller erledigen?“ Die offenere Formulierung lässt mehr unterschiedliche Lösungsansätze zu.

Für kurze Teammeetings eignen sich kompakte Methoden zur Ideenentwicklung. Beim Brainwriting notiert jedes Teammitglied zunächst eigene Vorschläge, bevor diese gemeinsam diskutiert werden.

Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn einzelne Personen Gespräche stark dominieren. Durch die zunächst individuelle Ideenphase erhalten auch zurückhaltendere Teammitglieder Raum, eigene Ansätze einzubringen.

Ein Prototyp muss nicht aufwendig sein. Ein Ablauf auf einem Blatt Papier, eine Präsentationsfolie oder ein einfaches Klickmodell kann genügen, um eine Idee verständlich zu machen.

Entscheidend ist, dass der Prototyp eine konkrete Frage beantwortet. So kann ein Team beispielsweise testen, ob Nutzer:innen einen neuen Ablauf verstehen, bevor die technische Umsetzung beginnt.

Nicht jede Methode zur Entscheidungsfindung ist ein Bestandteil des eigentlichen Design-Thinking-Prozesses. Eine Entscheidungsmatrix kann jedoch anschließend dabei helfen, verschiedene Ideen anhand zuvor festgelegter Kriterien zu vergleichen.

Dazu können beispielsweise Nutzerwert, Aufwand, Kosten oder technische Machbarkeit betrachtet werden. Die Kriterien sollten möglichst vor der Bewertung feststehen, damit nicht nachträglich diejenigen Maßstäbe gewählt werden, die eine bevorzugte Idee bestätigen.

Die Einführung von Design Thinking ist oft mit Herausforderungen verbunden. Hier erfährst du, wie du typische Hürden überwindest und eine nachhaltige Innovationskultur aufbaust.

• Meinen, die Kund:innen schon zu kennen: Erfahrung mit einer Zielgruppe ist wertvoll, ersetzt aber nicht automatisch aktuelle Nutzerforschung. Bedürfnisse können sich verändern oder intern anders wahrgenommen werden, als sie tatsächlich erlebt werden.
• Dafür keine Zeit zu haben: Design Thinking benötigt Zeit für Recherche, Ideenentwicklung und Tests. Dem steht jedoch der mögliche Aufwand einer falschen Lösung gegenüber. Ein einfacher Prototyp kann früh zeigen, dass eine Idee nicht wie erwartet funktioniert.
• Sofort die perfekte Lösung haben zu wollen: Ein Test ist wenig hilfreich, wenn das Team lediglich nach Bestätigung für die eigene Idee sucht. Besser ist es, gezielt nach Verständnisproblemen, Schwachstellen und unerwarteten Reaktionen zu fragen.
• Zu früh auf eine Idee festlegen: Wenn eine einzelne Idee bereits zu Beginn bevorzugt wird, kann das die weitere Entwicklung einschränken. Gerade in der Ideate-Phase sollte das Team deshalb zunächst mehrere Lösungsansätze entwickeln und erst anschließend bewerten.
• Ergebnisse nicht weiterverfolgen: Ein Workshop allein verändert noch keinen Prozess. Nach dem Termin braucht es klare Verantwortlichkeiten und nächste Schritte. Sonst bleiben gute Ideen auf Notizzetteln oder Präsentationsfolien stehen.

Design Thinking bietet Teams einen strukturierten Rahmen, um komplexe Probleme aus Sicht der betroffenen Menschen zu untersuchen. Statt früh eine Lösung festzulegen, werden zunächst Bedürfnisse und Ursachen betrachtet, verschiedene Ideen entwickelt und mögliche Lösungen getestet.

Eine weitere Möglichkeit, die Zusammenarbeit im Team effizienter zu gestalten, liegt in klaren Prozessen und einer guten Organisation. Die Business Platinum Card unterstützt dich dabei, Ausgaben zentral zu bündeln und flexibel zu steuern. Mit bis zu 99 kostenlosen Zusatzkarten kannst du Teamausgaben einfach organisieren und behältst die Kosten im Blick.*