Nebenkostenabrechnung kurz erklärt: Alles, was du wissen musst

1. Was sind Nebenkosten?
2. Nebenkostenabrechnung: Was muss rein?
3. Alle Posten der Nebenkostenabrechnung kurz erklärt
4. Nebenkostenabrechnung widersprechen: Darauf ist zu achten
5. Nebenkostenabrechnungen prüfen lohnt sich
6. FAQ: Häufige Fragen und Antworten

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Was sind Nebenkosten?

Laut deutschem Mietrecht sind Nebenkosten alle Ausgaben, die für Vermietende regelmäßig durch die Bewirtschaftung eines Gebäudes oder einer Wohnung anfallen. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) wird nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterschieden. Nicht umlagefähig sind zum Beispiel Kosten für Verwaltung und Instandhaltung.

Einen Teil dieser Ausgaben dürfen Vermietende also auf Mieter:innen umlegen. Wichtig: Laut § 556, Abs. 1 Satz 1 BGB müssen die umgelegten Betriebskosten vertraglich festgehalten werden. Die Bezahlung der Nebenkosten kann als Pauschale oder Vorauszahlung in angemessener Höhe vereinbart werden.

Einmal jährlich müssen Vermietende die monatlichen Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten gegenrechnen. Diese Kostenaufstellung erhalten Mieter:innen innerhalb einer gesetzlich festgelegten Frist als sogenannte Nebenkostenabrechnung. Weichen die Vorauszahlungen von den tatsächlichen Kosten ab, werden sie in Form von Nachzahlungen oder Rückzahlungen ausgeglichen.

Nebenkostenabrechnung: Was muss rein?

Wie bereits erwähnt, muss im Mietvertrag festgehalten werden, welche Kosten als Nebenkosten auf Mietende umgelegt werden. In der Nebenkostenabrechnung müssen diese ebenfalls ausgewiesen sein. Zudem ist ein klar definierter Abrechnungszeitraum anzugeben, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unterjährig einzieht, zahlt im ersten Jahr anteilig bis zum 31. Dezember.

In Mehrfamilienhäusern werden die Nebenkosten auf sämtliche Mietparteien verteilt. Wie das geschieht, regelt ein im Mietvertrag definierter Umlageschlüssel, der in der Nebenkostenabrechnung erwähnt werden muss. Gültige Optionen sind die Verteilung nach Wohnfläche oder Anzahl der Bewohner:innen.

Damit die Abrechnung für jede einzelne Mietpartei schlüssig ist, müssen auch die Gesamtkosten, also sämtliche Kosten, welche die Mietanlage verursacht, mit in die Nebenkostenabrechnung. Nur so wird der entsprechende Mieteranteil ersichtlich.

Alle Posten der Nebenkostenabrechnung kurz erklärt

In der Nebenkostenabrechnung gibt es viele verschiedene Posten, die für Mieter:innen verwirrend sein können. Hier ein Überblick der verschiedenen Bereiche:

Heiz- und Wasserkosten

Der meist größte Posten einer Nebenkostenabrechnung fällt für das Heizen an. Die Heizkosten müssen je nach Verbrauch genau abgerechnet werden. Schätzungen oder andere ungenaue Abrechnungsmethoden sind nicht erlaubt. Werden fossile Brennstoffe wie Gas oder Öl zum Heizen benutzt, fällt eine zusätzliche CO2-Abgabe an, die nach derzeitiger Rechtslage auf Mietende umgelegt werden kann.

Kosten für Kalt- und Abwasser werden ebenfalls umgelegt und können um Kosten für die Wasseruhr oder Betriebskosten für eine Wasseraufbereitungsanlage erweitert werden.

Versicherungen und Grundsteuer

Dazu kommen folgende umlagefähige Versicherungen für das Mietobjekt:

• Gebäudeversicherungen gegen Sturm-, Feuer-, Wasser- und Glasschäden
• Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Aufzug oder Öl- und Gastank

Die Grundsteuer darf vollumfänglich auf Mietende umgelegt werden. Einzige Ausnahme: Leben Vermieter:innen im selben Haus, werden die Kosten geteilt.

Reinigungs- und Wartungskosten für Gemeinschaftsbereiche

Müllabfuhr, Straßenreinigungen sowie Streuen und Schneeräumen im Winter gehen zulasten der Mietenden. Genauso wie Kosten für Reinigungspersonal und Putzmittel für Gemeinschaftsbereiche (Hausflur, Treppenhaus, Kellerabteile, Waschküchen etc.). Die für diese Bereiche anfallenden Stromkosten tragen ebenfalls die Mieter:innen. Nur die Leuchtmittel müssen Vermietende selbst bezahlen.

Bei vorhandenen Gärten kommen ebenfalls die Mietenden für sämtliche Pflegekosten inklusive Baumzuschnitte auf. Wird eine neue Grünanlage angelegt, müssen Vermietende allerdings an das eigene Portemonnaie. Zu den umlagefähigen Wartungskosten zählen Kosten für die Wartung von Aufzügen (gilt ebenso für Wohnungen im Erdgeschoss) und Heizungen sowie die Schornsteinreinigung.

Dachrinnenreinigungen dürfen umgelegt werden, wenn sie regelmäßig stattfinden. Eine Umlage von Rauchmelderwartungskosten ist nur gültig, wenn sie vorher vertraglich festgelegt wird. Kümmert sich ein:e Hausmeister:in um das Mietobjekt, dürfen Gehalt und Sozialversicherungskosten teilweise auf Mietende umgelegt werden. Übernimmt diese Person auch Reparaturen oder Wartungstätigkeiten, müssen diese genau aufgeschlüsselt sein.

Weitere umlagefähige Betriebskosten sind:

• Betriebskosten für gemeinschaftlich genutzte Antennen oder Breitbandkabel
• Betriebs- und Wartungskosten für gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen und Trockner
• Kosten für vorhandene Schwimmbäder oder Saunen
• Laufende Kosten für Ungezieferbekämpfung (zum Beispiel Insektenspray)

Nebenkostenabrechnung widersprechen: Darauf ist zu achten

Gründe für einen erfolgreichen Widerspruch können formelle und inhaltliche Fehler sein. Letztere dürfen Mietende zwar beanstanden, bezahlen müssen sie aber trotzdem. Ist die Beanstandung rechtsgültig, müssen Vermieter:innen den Fehlbetrag ausgleichen.

Handelt es sich um formelle Fehler, können Mietende einen Nachzahlungsbetrag verweigern, da sie laut Mietrecht Anspruch auf eine fehlerfreie Nebenkostenabrechnung haben.

Finden Mietende Fehler in der Nebenkostenabrechnung, haben sie ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen. Die Widerspruchsfrist beginnt mit dem Datum des Erhalts der Abrechnung. Verstreicht diese Zeitspanne, erlischt das Recht auf eine Erstattung von möglicherweise zu viel bezahlten Kosten.

Nur wenn Mietende den verspäteten Widerruf nicht selbst zu vertreten haben, verlängert sich die Frist entsprechend. Das kann etwa durch schwere Krankheit oder eine durch den:die Vermieter:in absichtlich verweigerte Einsicht in die Nebenkostenabrechnung während der Widerrufsfrist passieren.

Nebenkostenabrechnungen prüfen lohnt sich

Nebenkosten für Mietanlagen werden in umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten aufgeteilt. Für umlagefähige Kosten müssen Mieter:innen aufkommen – allerdings nur, wenn die einzelnen Posten konkret im Mietvertrag benannt sind. Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit sie gültig ist. Gründe für einen möglichen Widerruf sind formelle und inhaltliche Fehler. Vermietende und Mietende sollten die Nebenkostenabrechnung deshalb bei der Erstellung beziehungsweise beim Erhalt genau prüfen.

FAQ: Häufige Fragen und Antworten